Planiści wydarzeń spędzać dużo czasu przygotowując się do swoich wydarzeń ale czasami mogą przeoczyć małe rzeczy, które oni – lub ich klienci – mogą potrzebować w dniu faktycznego wydarzenia. Świetny organizator wydarzeń nigdy nie pojawia się na wydarzeniu z pustymi rękami. Jednym ze sposobów uniknięcia awaryjnych wypraw do sklepu w ostatniej chwili w związku z podstawową imprezą firmową jest zbudowanie zestawu zaopatrzeniowego, który będzie Ci towarzyszyć gdziekolwiek się udasz. Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do seminarium, konferencja lub inny rodzaj wydarzenia, zestaw materiałów do planowania wydarzeń powinien Ci pomóc w tarapatach. Oto kilka elementów, które warto mieć w swoim zestawie.
Zaczniemy od samego pudełka do przechowywania. Ważne jest, aby kupić pudełko do przechowywania, które nie jest zbyt duże, ale ma wystarczającą głębokość, aby pomieścić szereg materiałów eksploatacyjnych. W tym celu niezwykle pomocne jest przezroczyste plastikowe pudełko do przechowywania, które może pomieścić wiele różnych przedmiotów.
Wyzwaniem jest znalezienie dostawcy, który ma coś o rozmiarze odpowiednim do przechowywania większych przedmiotów, np jako dozowniki taśmy, bez poczucia, że dźwigasz ogromny pudło na każde wydarzenie, w którym uczestniczysz. Możesz odnieść sukces w przypadku pudełek lub wanien o następujących wymiarach: 5,87 cala wysokości x 10,62 cala szerokości x 16,12 cala głębokości.
Planiści wydarzeń i spotkań wysyłaj niesamowitą ilość materiałów w pudełkach na każde wydarzenie. Nawet małe seminarium dla 35 osób często będzie wymagało otwarcia kilkunastu kartonowych pudeł z materiałami eksploatacyjnymi. W zależności od tego, co jest wysyłane, czasami artykuły promocyjne i inne są wysyłane w mniejszych pudełkach znajdujących się w tych pudełkach. Tutaj przyda się nóż do pudełek.
Niektórzy ludzie lubią większe, nieporęczne noże do pudełek, które zapewniają mocny chwyt. Ogólnie rzecz biorąc, zwykle po prostu przecinasz taśmę na zewnątrz pudeł. W przypadku zestawu zaopatrzenia na wydarzenie lekki jest prawie zawsze najlepszym wyborem.
Równie ważny jak obcinak do pudełek jest taśma wysyłkowa i dozownik do przechowywania. Po zakończeniu wydarzenia wszystko należy ponownie zapakować i odesłać z powrotem do biura lub miejsca następnego wydarzenia.
Pistolet do taśmy jest na ogół za duży dla większości potrzeb, ale ręczny dozownik jest niezwykle łatwy w użyciu i spełnia swoje zadanie. Zapakuj do swojego zestawu jedną rolę wraz z dozownikiem, dzięki czemu przygotowanie do wysyłki będzie proste.
Wydaje się, że jest to przedmiot, który może nie będzie zbyt przydatny, ale nożyczki są niezwykle ważne przy cięciu wszystkiego od słabo zszytych obrusów z odsłoniętymi nitkami po zakupy dokonane w ostatniej chwili, z których należy usunąć metki.
Para klasycznych 5-calowych nożyczek zmieści się wygodnie w pudełku (a dodatkowo będzie lżejsze). Większość nożyczek dostępnych w sklepach z artykułami biurowymi jest nieco większa i ma około 8 cali. Znajdź parę wykonaną z dobrej jakości stali nierdzewnej, ponieważ wytrzyma podstawowe zużycie.
Jednym z ostatnich przedmiotów, które należy wyprodukować przed jakąkolwiek imprezą firmową, jest plakietki z nazwiskami gości. Dzieje się tak dlatego, że wiele osób potwierdza i/lub odrzuca zaproszenia w ostatniej chwili, a to tego wymaga planiści spotkań czekają do ostatniej możliwej godziny, aby przygotować plakietki, aby nie przekroczyć ani nie przekroczyć zamówienie.
Nieuchronnie będą zdarzać się błędy w pisowni nazwisk, a niektórzy ludzie przybędą bez zapowiedzi. W takich sytuacjach najłatwiej jest zaopatrzyć się w puste plakietki, aby ludzie mogli po prostu wpisać swoje imiona i nazwiska. Jeśli jesteś trochę ponadprzeciętny, możesz także zabrać ze sobą puste plakietki z nazwą firmy lub logo stowarzyszenia wydrukowane laserowo, aby nadać nazwie „awaryjnej” bardziej dopracowany i profesjonalny wygląd etykietka. Lubimy mieć zawsze pod ręką 3 x 4 cale (najpopularniejszy rozmiar).
Posiadanie zapasu markerów i zakreślaczy jest pomocne w wielu sytuacjach dla planistów wydarzeń. Większość z Was nie musi wskazywać oczywistych zastosowań wyróżniania elementów w notatnikach wydarzeń itp. Warto jednak wziąć pod uwagę zewnętrzne prośby, które możesz otrzymać, gdy przydatny będzie zakreślacz.
Na przykład kadra kierownicza korporacji i inne osoby zazwyczaj przychodzą przygotowane do własnych prezentacji i zwykle mają wydrukowane strony z notatkami.Prezenterzy często będzie polegać na organizatorze spotkania, który zapewni porządek i przekaże inne wiadomości, które którykolwiek z prezenterów będzie musiał przekazać. W niektórych przypadkach zapisałem te elementy bezpośrednio na stronach notatek i wyróżniłem je nietradycyjnymi kolorami, takimi jak pomarańczowy, aby wyróżnić te sytuacje.
W tym samym duchu zabranie na wydarzenie kilku dodatkowych pudełek długopisów i ołówków nigdy nie jest złym pomysłem. Zwykle oczekuje się, że planista spotkania lub wydarzenia będzie miał te materiały pod ręką nie tylko dla siebie, ale także dla prezenterów, uczestnicy, i nawet Personel imprezy.
