w przypadku firmy ocena propozycji w procesie wyboru dostawcy mniejszych projektów i towarów może być stosunkowo prosta. W przypadku większych projektów, złożonych części lub wieloaspektowych usług ocena propozycji i osiągnięcie konsensusu będzie bardziej zaangażowane. Głównym celem tej fazy jest zminimalizowanie ludzkich emocji i stanowiska politycznego, aby podjąć decyzję leżącą w najlepszym interesie firmy. Bądź dokładny w swoim dochodzeniu, zwróć się o uwagi do wszystkich interesariuszy i zastosuj poniższą metodologię, aby poprowadzić zespół do jednolitej decyzji dotyczącej wyboru dostawcy.
Wstępny przegląd wszystkich propozycji dostawców
Zanim zespół wybierający dostawców rozpocznie proces oceny i wyboru, wszystkie propozycje muszą zostać sprawdzone pod kątem kompletności i przejrzystości. Wszelkie oczywiste pominięcia i niejasności powinny zostać wyjaśnione przez zgłaszającego dostawcę. Zapewni to, że po rozpoczęciu proces oceny i selekcji będzie dokładny i skuteczny.
Rejestruj wymagania biznesowe i wymagania dostawcy
W arkuszu kalkulacyjnym wypisz wymagania biznesowe, a następnie wymagania dostawcy, które zostały zebrane w pierwszym kroku, Analiza wymagań biznesowych. Aby podjąć uczciwą i słuszną decyzję, niezbędna jest dokładna i szczegółowa lista wszystkich wymagań.
Przypisz wartość ważności dla każdego wymagania
Każdemu z wymagań przypisz „Wartość ważności” w skali od jednego do dziesięciu; gdzie 1 jest wyjątkowo nieważne, a 10 jest niezwykle ważne. Jeśli zespół ds. wyboru dostawcy nie może uzgodnić wartości ważności, zsumuj indywidualną wartość każdej osoby i oblicz „średnią” dla wszystkich członków. Jeżeli członek zespołu uważa, że nie jest uprawniony do wydania opinii na temat określonego wymagania, może wstrzymać się z przedstawieniem wartości. Użyj średniego wyniku wszystkich przesłanych wartości od zespołu jako wartości ważności dla tego wymagania.
Jeśli wymaganie jest dychotomiczne do tego stopnia, że chciałbyś natychmiast wyeliminować dostawcę, który nie jest w stanie spełnić wymagania, następnie oznacz to wymaganie jako „Zaliczony/Niezaliczony”. Na przykład, jeśli Twój ubezpieczyciel wymaga, aby wszyscy zewnętrzni wykonawcy wykonywali pracę w zabezpieczone obszary, które mają zostać „zabezpieczone i ubezpieczone”, wówczas każdy sprzedawca, który nie spełni tego wymogu, zostanie natychmiast wyeliminowany z dalszej oferty namysł.
Przypisz wartość wydajności dla każdego wymagania
Ten krok może być najdłuższym i najbardziej czasochłonnym procesem w całym procesie wyboru dostawcy. Zespół będzie musiał przypisać „wartość wydajności”, którą według niego każdy dostawca spełnia w przypadku każdego z wymagań. W przypadku większych projektów konieczne może być zapewnienie każdemu członkowi zespołu czasu na ocenę każdej propozycji, aby uzyskać ocenę wydajności dla każdego celu.
Po raz kolejny, jeśli zespół nie może uzgodnić wartości wydajności, zsumuj indywidualną wartość wszystkich członków i oblicz „średnią” dla wszystkich członków. Jeżeli członek zespołu uważa, że nie jest uprawniony do wydania opinii na temat określonego wymagania, może wstrzymać się z przedstawieniem wartości. Użyj średniego wyniku wszystkich przesłanych wartości od zespołu jako wartości wydajności dla tego wymagania dla tego indywidualnego dostawcy.
Jeśli wymaganie zostanie określone jako „Zaliczony/Niezaliczony”, a zespół zgodzi się, że indywidualny dostawca nie spełnił wymagania, można go natychmiast wykluczyć z dalszego rozpatrywania.
Oblicz całkowity wynik wydajności
Teraz, gdy masz już „wartość ważności” dla każdego wymagania i „wynik wydajności” dla każdego dostawcy w odniesieniu do każdego wymagania, możesz obliczyć łączny wynik wydajności dla każdego dostawcy. Oblicz całkowity wynik wydajności, mnożąc indywidualną wartość ważności przez wartość wydajności dostawcy. Zsumuj sumę wszystkich Wyników Wydajności poszczególnych dostawców, aby uzyskać Całkowity Wynik Wyników dla dostawcy.
Wybierz zwycięskiego dostawcę
Całkowity wynik wydajności nie ma być bezwzględną wartością oceny propozycji dostawcy. Należy go używać jako przewodnika podkreślającego różnice między dostawcami i wywołującego konstruktywną dyskusję między członkami zespołu. Propozycje, które spadły o rzędy wielkości poniżej czołowych kandydatów, można wyeliminować, jeśli zespół się zgodzi.
