Przygotowanie jest kluczem do udanej inwentaryzacji z natury.
Jeśli Twój zakład produkcyjny, centrum realizacji zamówień lub zewnętrzny obiekt logistyczny (3PL) nie prowadzi corocznych zakupów fizyczny spis wszystkich jednostek SKU – zarówno wyrobów gotowych, jak i produktów w toku (PWT) – tak powinien być.
3 rzeczy, o które należy zadbać w pierwszej kolejności
Zanim jednak zaczniesz liczyć wszystko w swoim zakładzie produkcyjnym i magazynie, musisz najpierw zadbać o trzy rzeczy:
- Program liczenia cykli
- Weryfikacja przed zliczeniem/kwarantanna
- Planowanie zlecenia pracy (WO) lub zlecenia pracy (JO).
Aby przygotować się do regularnej (najlepiej corocznej) inwentaryzacji z natury, należy uwzględnić wiele elementów. Prawidłowe, dokładne i odpowiedzialne przeprowadzenie inwentaryzacji z natury to nie tylko czynność, którą Twoja placówka wykonuje raz w roku, to zmiana stylu życia.
Przygotowanie
Przygotowanie jest kluczem do udanej inwentaryzacji z natury. Trzy rzeczy – wymienione powyżej – które są niezbędne przed przeprowadzeniem spisu z natury Twojego obiektu, pozwolą Twojej firmie:
- Dokładność w dniu spisu z natury
- Zoptymalizowana wydajność podczas inwentaryzacji fizycznej
- Mniej jednostek SKU do zliczenia podczas fizycznej inwentaryzacji
Przygotowania niezbędne do pomyślnej inwentaryzacji z natury należy planować i planować przez cały rok.
Program liczenia cykli
Niezależnie od tego, czy w Twoim obiekcie produkcyjnym lub magazynowym jest 10 jednostek SKU do przeliczenia, czy 10 000 jednostek SKU, program liczenia cykli jest niezbędną częścią każdego programu kontroli zapasów.
Zanim przeprowadzisz inwentaryzację z natury, upewnij się, że Twoja firma skutecznie cyklicznie liczy części. Solidny program liczenia cykli zmniejszy liczbę niespodzianek, które pojawiają się, gdy zaczniesz uzgadniać liczenie cykli.
Mechanikę liczenia cykli znajdziesz tutaj, ale wystarczy powiedzieć, że jeśli masz 10 000 SKU do policzyć, że około 2000 z nich (około 20 procent) reprezentuje 80 procent wartości całkowitej spis.
Podczas inwentaryzacji fizycznej należy policzyć wszystkie jednostki SKU. Zanim jednak przeprowadzisz inwentaryzację z natury, możesz upewnić się, że masz kontrolę nad tymi 80 procentami wartości zapasów poprzez inwentaryzację ciągłą.
Na pierwszy rzut oka może się to wydawać zbyt wiele do ugryzienia. Jak można oczekiwać, że Twoja firma policzy w ciągu roku 80 procent wartości swoich zapasów? Czy nie zdajemy sobie sprawy, że masz inne zajęcia?
Oznacza to jednak, że jeśli naprawdę masz do zliczenia 10 000 jednostek SKU, to w cyklu liczysz 2000 jednostek SKU. Możesz to zrobić, licząc osiem jednostek SKU dziennie, pięć dni w tygodniu przez 52 tygodnie.
Wierz lub nie, ale poprzez liczenie cykli (tj. dokonanie spisu z natury wybranego podzbioru cennych części) osiem części na dziennie, możesz mieć pewność, że 80 procent wartości Twoich zapasów będzie dokładne, gdy wykonasz pełną analizę spis.
Trochę wysiłku i wstępnego planowania może znacznie pomóc w sukcesie kontroli zapasów. A skoro mowa o działaniach poprzedzających...
Weryfikacja przed zliczeniem/kwarantanna
Kiedy wykonujesz liczenie cykli, części, które zliczasz cyklicznie, wracają do użytku. Jednak w ramach przygotowań do spisu z natury Twój zakład produkcyjny lub magazynowy również będzie chciał wdrożyć wstępne inwentaryzacje.
Inwentaryzacja wstępna różni się od inwentaryzacji ciągłej tym, że inwentaryzacja wstępna uniemożliwia użycie, wydanie lub dokonanie w inny sposób transakcji dotyczących jednostki SKU do czasu zakończenia spisu z natury.
Wstępne obliczenia wymagają starannego planowania. Załóżmy, że przeprowadzasz inwentaryzację z natury co roku, a data inwentaryzacji z natury przypada za miesiąc. Osoba w Twoim zakładzie, która zarządza planowaniem (na przykład planowaniem produkcji lub planowaniem popytu), może przyjrzeć się zaplanowanym działaniom na następny miesiąc i odpowiedzieć na następujące pytania:
- Jakich przedmiotów na pewno nie użyjesz w ciągu najbliższych 30 dni?
- Który z tych przedmiotów masz pod ręką?
- Czy masz jakąś taśmę „Kwarantanna – nie otwierać”?
Identyfikując przedmioty, które masz pod ręką i których nie będziesz musiał przeprowadzać przed transakcją swojej firmy inwentarz z natury, możesz podjąć kluczowy krok w celu zapewnienia, że twój inwentarz z natury będzie sprawny udany.
Przedmioty, które wstępnie przeliczyłeś, można policzyć, oznaczyć ich ilością, a następnie przeliczyć poddane kwarantannie — w lokalizacji fizycznej lub zaklejając pudełko taśmą przy użyciu opcji „Kwarantanna — nie otwierać” taśma.
Wstępne inwentaryzacje to jeden z kluczowych czynników odróżniających fizyczne zapasy zakładów produkcyjnych i magazynów od fizycznych zapasów lokalizacji sprzedaży detalicznej. Punkt sprzedaży detalicznej nie może tak naprawdę wstępnie policzyć artykułów, a następnie powiedzieć klientom, że nie mogą ich kupić, dopóki nie uzupełnią zapasów. Ale zakład produkcyjny – przy odpowiednim planowaniu – jest w stanie tego dokonać.
Planowanie zlecenia pracy (WO) lub zlecenia pracy (JO).
Zarządzanie PWT obiektu może być jedną z najtrudniejszych części przeprowadzania spisu z natury.
Możesz mieć Przedmiot A i będzie on wart 10 dolarów, możesz mieć Przedmiot B i będzie wart 20 dolarów, ale kiedy zbudujesz Przedmiot C, jego wartość może wynosić 50 USD (ponieważ dodałeś pracę i inną wartość, umieszczając przedmiot A i przedmiot B razem). Jasne, ma to sens w każdej innej porze roku, ale niekoniecznie ma to sens podczas fizycznej inwentaryzacji firmy.
Załóżmy, że następuje inwentaryzacja fizyczna i masz trzy zlecenia produkcyjne (na potrzeby tego argumentu każde zlecenie produkcyjne nazywamy zleceniem pracy lub JO) w hali produkcyjnej.
Właśnie ukazał się JO nr 1. Masz 10 sztuk Artykułu A i 10 sztuk Artykułu B na linii produkcyjnej, ale żadna praca się nie rozpoczęła.
JO nr 2 jest prawie ukończone. Te 10 elementów Przedmiotu A i 10 elementów Przedmiotu B zostało połączonych w 10 elementów Przedmiotu C. JO nr 2 wymaga jedynie końcowej inspekcji, aby zamknąć JO.
JO nr 3 jest w trakcie produkcji. 10 elementów Przedmiotu A i 10 elementów Przedmiotu B nie zdążyło jeszcze stać się Przedmiotem C. Ale nie przypominają już przedmiotu A ani przedmiotu B.
Planując z wyprzedzeniem, możesz uniknąć rozpoczynania zadania nr 1 przed wykonaniem fizycznych zapasów. Możesz także ukończyć JO nr 2 i zamknąć je, aby te pozycje C trafiły do magazynu w celu przeliczenia.
Chcesz uniknąć zbyt wielu JO nr 3 na podłodze. Trudno jest ocenić wartość zadania nr 3 i prawdopodobnie będziesz musiał współpracować ze swoimi specjalistami ds. finansów, aby dowiedzieć się, w jaki sposób chcą je rozliczyć.
Planując z wyprzedzeniem i konfigurując programy liczenia cykli, zarządzając zliczaniem wstępnym i planując PWT, możesz mieć pewność, że Twój zakład produkcyjny lub lokalizacja magazynu ma pomyślną lokalizację fizyczną spis.
