Menedżerowie muszą monitorować pracę działalności swojego zespołu a siły zewnętrzne wpływają na sposób, w jaki ich zespół wykonuje. Bez tego monitorowania nie będziesz wiedzieć, czy Twój plan zarządzania działa, czy też wymaga dostosowania. Jako menedżer musisz kontrolować te elementy, które możesz kontrolować, aby wszyscy zmierzali do celu. Przykładowe elementy pod Twoją kontrolą obejmują stanowiska pracy pracowników i temperaturę w miejscu pracy.
Monitoruj postęp w kierunku celu
W zadaniu kontrolnym monitorujesz wykonywaną pracę, porównujesz rzeczywisty postęp planu zarządzania i sprawdzasz, czy organizacja działa tak, jak ją zaprojektowałeś. Jeśli wszystko idzie dobrze, nie będziesz musiał robić nic innego, jak tylko monitorować.
Jednak rzadko się to zdarza. Ktoś może zachorować, sortowanie bazy danych może zająć więcej czasu, niż przewidywano, kluczowy konkurent może obniżyć ceny i lista jest długa. Wszystkie te zdarzenia mogą mieć wpływ na Twój plan zarządzania.
Kontroluj sytuację
Etap kontrolny nakazuje teraz podjęcie działań w celu zminimalizowania wpływu i możliwie najszybszego przywrócenia pożądanego celu. Może to oznaczać powrót do etapu planowania zarządzania i dostosowywanie planów.
Ta zmiana planowania może wymagać zmiany w organizacji i przekierowania członkowie drużyny ku nowym celom. Następnie będziesz monitorować i kontrolować nowy plan i dostosowywać go w razie potrzeby. Cykl ten trwa do momentu ukończenia zadania.
Monitoruj i mierz właściwe elementy
Monitorowanie nie ma sensu, jeśli na podstawie informacji nie podejmie się działań. Nie tylko monitoruj. Upewnij się, że mierzysz właściwe rzeczy, a następnie podejmij odpowiednie działania, aby rozwiązać wszelkie problemy wskazane przez pomiary.
Chyba, że coś mierzysznie wiesz, czy jest lepiej, czy gorzej. Nie da się osiągnąć poprawy, jeśli nie dokona się pomiarów, aby zobaczyć, co się poprawia, a co pogarsza. W tym artykule dowiesz się, jak i co mierzyć.
Chociaż artykuł ten szczegółowo omawia kwestię nadmiernego planowania, ma on również zastosowanie do zadania monitorowania. Nie skupiaj się tak bardzo na zadaniu monitorowania, aby nie przejąć kontroli i nie wprowadzić niezbędnych zmian.
Zapewnij coaching i informację zwrotną
A dobry menadżer będzie zawsze monitorować, co robią ich pracownicy, ale nie będzie interweniować w celu mikrozarządzania ani coachingu swoich pracowników, z wyjątkiem określonych okoliczności. Wiedza, kiedy pozwolić pracownikowi popełnić błąd, z którego może się czegoś nauczyć i kiedy jest to konieczne wejdź i trenuj jest dla nich działaniem równoważącym. Musisz zrównoważyć ich możliwości uczenia się i rozwoju ze szkodą, jaką mogą wyrządzić sobie, swojemu zespołowi i firmie.
Kiedy menedżer musi wkroczyć i kontrolować działalność zespołu lub pojedynczej osoby, często konieczne jest udzielenie negatywnej informacji zwrotnej. Pamiętaj, aby zrobić to poprawnie, zgodnie z opisem tutaj.
Dla wielu zarządzanie projektami to ich pasja pierwszą rolę kierowniczą. W krokach do skutecznego zarządzania projektami widzimy także zadanie monitorowania zespołu.
Menedżerowie mają obowiązek wobec swojej firmy monitorować działania swoich pracowników w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami i politykami. Monitorujesz ich zachowanie, przestrzeganie dress code’u, sposób, w jaki witają klientów. Konieczność monitorowania ich aktywności elektronicznej jest równie duża i powody są te same. Pamiętaj, aby poinformować pracowników, że są monitorowani. Poinformuj ich, co jest monitorowane i dlaczego. Niech wiedzą, co jest dopuszczalne, a co nie.
