Nadgodziny są nie tylko jednym z największych bieżących wydatków większości firm, ale także prawidłowe lub nieprawidłowe zarządzanie nadgodzin może oznaczać różnicę między kosztownymi procesami sądowymi, niskim morale i podatnością na zmiany przepisów dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych.
W ostatnich latach niepewnej sytuacji ekonomicznej wielu pracowników chciało wykazać się pracowitością którzy nie narzekają na to, że pracują trochę dłużej – niekoniecznie uwzględniając część lub całość swojego czasu karty czasu pracy.
Wielu pracodawców milcząco lub nawet wyraźnie poparło tę postawę. Ashley Dinsdale, kupiec Macy’s, który pracuje ponad 50 godzin tygodniowo, mówi: „W biurze mojego poprzedniego pracodawcy zdarzały się zwolnienia. Teraz przychodzę wcześniej i wysyłam e-maile, żeby wiedzieli, że tam jestem.
Myśl proaktywnie
Chociaż nadgodziny często wiążą się z wydatkami i pułapkami, nie musi tak być. Aktywne zarządzanie nadgodzinami pracowników, unikanie niespodzianek i przygotowanie się na przyszłość może zmniejszyć wydatki, chronić firmę przed działaniami prawnymi i poprawić morale w całej firmie.
Poniższe cztery porady ekspertów mogą rzucić światło na niektóre problemy związane z nadgodzinami i pomóc uniknąć poważnych pułapek i niespodzianek, jeśli chodzi o radzenie sobie z potencjalnymi problemami.
1. Śledź czas pracownika. Według Bureau of Labor Statistics przeciętny amerykański pracownik pracuje nieco ponad cztery godziny nadliczbowe tygodniowo. To 208 godzin rocznie. Szacowanie średnia płaca 21 dolarów na godzinę za półtora etatu, całkowita suma wynosi 6552 dolarów na pracownika rocznie. Przy załodze liczącej 20 pracowników oznacza to 131 040 dolarów kosztów samych nadgodzin.
Co możesz zrobić, aby uniknąć niespodzianek w przypadku nadgodzin? Jednym z największych dostępnych zasobów jest mobilne śledzenie czasu który obejmuje alerty informujące pracowników i menedżerów o przekroczeniu progów dotyczących nadgodzin. Śledzenie czasu pracy pracowników pozwala także menedżerom i właścicielom firm dostrzec wzorce pracy w całej firmie i na poziomie poszczególnych pracowników, jeśli chodzi o nadgodziny. Czy jeden pracownik konsekwentnie gromadzi nadgodziny co tydzień?
Czy nadgodziny wynikają z niedoborów kadrowych, dużego obciążenia projektami lub pracownika, który ma dodatkowy czas i chce dodatkowego wynagrodzenia? Dzięki szerszemu obrazowi czasu spędzonego i jego alokacji na różne projekty menedżerowie mogą podejmować świadome decyzje dotyczące zasobów i nadgodzin.
Nie wahaj się śledzić godzin pracy tylko w przypadku pracowników zatrudnionych na godziny. Dokładna wiedza o tym, ile godzin każdy przepracowuje, ma kluczowe znaczenie dla podejmowania mądrych wyborów i radzenia sobie z potencjalnymi nadchodzącymi federalnymi zmianami w przepisach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych.
Śledzenie czasu pracy pozwala również uniknąć zaokrąglania grafiku, co zwykle zdarza się dość niewinnie, ale zwykle kończy się na korzyść pracownika. American Payroll Association szacuje, że na pracownika przypada 10 minut zaokrągleń na zmianę. Upewnij się, że wybrany system Ci w tym pomoże Zgodność z DCAA i DOL, aby zabezpieczyć się za pomocą łatwych do znalezienia rejestrów na wypadek audytów rządowych lub sporów pracowniczych.
2. Przyjrzyj się dokładnie klasyfikacji pracowników. Powinieneś mieć świadomość, że jeśli Twój pracownik otrzymuje wynagrodzenie, ale zarabia mniej niż 23 660 dolarów rocznie, nadal masz obowiązek płacić za nadgodziny, a próg ten wkrótce gwałtownie wzrośnie. Nie wspominając już o zaklasyfikowaniu pracownika jako zwolnionego z pensją poniżej 23 660 dolarów rocznie lub w: stanowisko, które nie kwalifikuje się do statusu zwolnienia po prostu w celu uniknięcia konieczności płacenia za nadgodziny, nie jest rozsądne strategia. Przyczyną znacznej części procesów pracowniczych, które nasiliły się od 2004 r błąd klasyfikacji oraz zadośćuczynienie za zaległości w należnych godzinach nadliczbowych za godziny przepracowane bez wynagrodzenia.
Dla celów skazania dla sądów nie ma znaczenia, czy celowo błędnie klasyfikujesz pracowników, czy też niewinnie; Twoim zadaniem jako pracodawcy jest zapewnienie, że klasyfikacja jest właściwa dla Twoich pracowników i nie podlega manipulacji w celu obniżenia kosztów. Kary za błędną klasyfikację obejmują do dwóch lat zaległych płatności za nadgodziny oraz ewentualne zaległości zostanie uznane, że celowo błędnie sklasyfikowałeś pracownika, będziesz winien trzyletnie odszkodowanie płacić.
Aby mieć pewność, że Twoje klasyfikacje są prawidłowe, regularnie oceniaj obowiązki swoich pracowników i ich relacje z firmą, a w przypadku szarych obszarów skonsultuj się z prawnikiem. Zapłata opłaty prawnej może trochę szczypać, ale to niewielka rzecz w porównaniu z potencjalnymi konsekwencjami.
3. Komunikuj oczekiwania. Jednym z najlepszych sposobów radzenia sobie z nadgodzinami jest poprawa komunikacji na ten temat. Wyjaśnij pracownikom oczekiwania, wyraźnie szkol menedżerów i pracowników w zakresie oczekiwań i tłumij w zarodku wszelkie nawyki pracowników polegające na nierejestrowaniu nadgodzin „z dobroci serca”.
Może istnieć wiele niewypowiedzianych zasad dotyczących tego, kiedy rejestrować pracę pracowników godzinowych, a nie menedżerów Właściciele firm zdają sobie sprawę, ale praca bez wynagrodzenia nadal stanowi podstawę do podjęcia kroków prawnych, nawet jeśli uzyskana zostanie zgoda milczący. I bez względu na to, jak dobre są serca Twoich pracowników, praca bez wynagrodzenia ostatecznie pogarsza morale i przejrzystość firmy.
Szczególnie ważne jest określenie swoich oczekiwań w stosunku do technologii. Sprawdzanie poczty e-mail i oczekiwanie, że pracownicy odpowiedzą poza godzinami pracy, może wydawać się nieszkodliwe, ale minuty się sumują. Wiele firm oczekuje, że pracownicy będą dostępni poza godzinami pracy w celu komunikacji e-mailowej, ale sąd potwierdził to jako pracę. Możesz być zszokowany, gdy dowiesz się, ile „godzin” faktycznie rejestrują Twoi pracownicy poza godzinami pracy wyłącznie na tym jednym zadaniu.
Katarzyna C. Giovanniego, prezes Triangle Concierge, mówi: „Każdy próbuje wcisnąć 36 godzin w 24-godzinny dzień. Podsumowując, technologia nie pomaga, ponieważ możesz zabrać swoje biuro ze sobą. Dlatego cały czas pracujemy.” Wyjaśnij swoje oczekiwania dotyczące poczty elektronicznej, a następnie upewnij się, że wszyscy, zarówno menedżerowie, jak i pracownicy, przestrzegają określonych standardów.
4. Połóż nacisk na trening przekrojowy. W niektórych firmach wydatki na nadgodziny szybko się sumują w przypadku niektórych osób po prostu dlatego, że nikt inny nie może wykonywać ich pracy. Nie tylko nadgodziny się sumują, ale także tworzą się wąskie gardła, a przepustowość niektórych pracowników zostaje maksymalnie wykorzystana, podczas gdy innych nie są w pełni wykorzystywane.
Połóż nacisk na trening przekrojowy w miarę możliwości rozłożyć obciążenia i umożliwić różnym pracownikom włączenie się w projekty w miarę wzrostu obciążenia pracą lub pojawienia się sytuacji awaryjnych. Skuteczne szkolenia przekrojowe mogą również poprawić morale, umożliwiając większej liczbie pracowników wniesienie wkładu w kluczowe projekty i odciążając część obciążeń nałożonych na innych pracowników.
Szkolenia przekrojowe mogą również pozwolić na większą elastyczność w planowaniu. Zbyt często firmy zmuszone są zatrudniać osoby posiadające specjalistyczną wiedzę kosztem znacznych nadgodzin. Chociaż nie jest możliwe ani idealne przeszkolenie w zakresie wszystkich obowiązków lub zestawów umiejętności, należy określić obowiązki, które to umożliwiają łatwy do nauczenia się przez kilku pracowników, może drastycznie zmniejszyć liczbę nadgodzin, jednocześnie zwiększając produktywność i efektywność.
Działanie prawne
Pracownicy martwiący się o swoją pracę lub wyniki mogą chcieć rejestrować godziny pracy bez pobierania opłat za czas. Firmy nie powinny jednak postrzegać tego typu zachowań jako czegoś dobrego. Przymykanie oczu lub zachęcanie do tego typu zachowań na froncie może mieć katastrofalne skutki finansowe konsekwencje później, jeśli ci sami pracownicy zdecydują się na podjęcie kroków prawnych w związku z błędną klasyfikacją lub przepracowanym czasem bez płacenia.
Według Krajowego Stowarzyszenia Prawników ds. Zatrudnienia liczba sporów pracowniczych i płacowych wzrosła o 77% od 2004 r. i nieprzypadkowo w 2004 r. DOL po raz ostatni zrewidował ustawę o uczciwych standardach pracy. W związku z trwającą dyskusją na temat zmian w przepisach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych właściciele firm mogą spodziewać się większej liczby fal sporów pracowniczych i płacowych.
Tylko w 2014 roku Departament Pracy nakazał przedsiębiorstwom w całym kraju zapłatę prawie 241 milionów dolarów zaległych wynagrodzeń z powodu błędnej klasyfikacji pracowników, w ramach próby uniknięcia wynagrodzenie za nadgodziny, proszenie lub zachęcanie pracowników do pracy ponad 40 godzin tygodniowo bez wynagrodzenia lub zachęcanie pracowników do odpowiadania na e-maile, SMS-y i rozmowy telefoniczne poza godzinami pracy bez płacenia. Z Pracownicy EMS w Charleston Do pracownicy służby zdrowia w Santa Barbara I menadżerowie w sklepach ze sprzętem sportowym, codziennie pojawiają się nowe pozwy.
O Amy Bailey
Amy nadzoruje wszystkie operacje finansowe, kadrowe i budowlane w firmie Arkusze. Jest dumną wandalką z Idaho, która spędziła osiem lat w księgowości publicznej w Coopers & Lybrand i ponad 20 lat z publicznymi i prywatnymi szybko rozwijającymi się firmami technologicznymi, takimi jak Extended Systems, ProClarity, Microsoft i Srebrny Grzbiet. Ma dwójkę dzieci i mieszka z mężem i mastifem angielskim o imieniu Scout.
