Komercyjna faktura eksportowa zawiera wiele informacji i pełni funkcję rachunku sprzedaży pomiędzy kupującym a sprzedającym. Opisuje, co eksportujesz, odwołuje się do ważnych numerów transakcji, a także służy jako narzędzie zarabiania. Zostaniesz nagrodzony za zwracanie uwagi na szczegóły podczas pracy z komercyjnymi fakturami eksportowymi.
Przygotowanie formularza
Twoja faktura musi być sporządzona dokładnie tak, jak ustaliłeś z klientem w umowie faktura pro forma, w tym czy powinieneś przygotować fakturę handlową na swoim papier firmowy albo nie. Musisz być konsekwentny.
Jeśli w późniejszym czasie oboje zgodzicie się na zmianę warunków sprzedaży, odnotujcie tę zmianę na fakturze. Nierzadko zdarza się, że firma przygotowuje handlową fakturę eksportową zarówno w języku angielskim, jak i w języku kraju docelowego. Skontaktuj się z importerem i firmą transportową, aby ocenić, czy musisz to zrobić, czy nie.
Ponadto dla przejrzystości i ochrony własnych interesów zawsze umieszczaj na fakturze każdą z następujących pozycji informacyjnych, nawet jeśli nikt nie prosi o podanie tych danych:
Kluczowe informacje dotyczące komercyjnej faktury eksportowej
- Numer referencyjny faktury proforma
- Numer zamówienia zakupu klienta.
- Data wystawienia faktury.
- Adres nadawcy i/lub sprzedawcy, a także adres kupującego.
- Metoda płatności: zidentyfikuj i podaj wszystkie numery referencyjne z nią związane.
- Warunki wysyłki określone w Twojej ofercie cenowej (na przykład CNF Tokyo, FAS Seattle, KIESZONKA NA ZEGAREK Nowy Jork).
- Waluta, w której zostanie dokonana transakcja (dolar amerykański, jen japoński, frank francuski itp.).
- Numer konosamentu.
- Cennik i ilość przesyłki.
- Liczba opakowań, oznaczenia, waga i miara.
- Numer kontenera, jeśli jest wysyłany kontenerem.
- Porty wyjścia i wejścia.
- Oznaczenie kraju pochodzenia i zharmonizowany kod taryfowy (w celu zagwarantowania dokładnych obliczeń cła).
- Instrukcje dotyczące tranzytu morskiego lub powietrznego: nazwa statku lub samolotu, numer listu przewozowego lub lotniczego, data wypłynięcia i data przybycia do miejsca przeznaczenia.
Jeśli wykonasz wszystkie powyższe I skonsultuj się dokładnie ze swoją firmą transportową, ułatwi to swobodny przepływ towarów i odprawę celną. Niektóre kraje wymagają podpisu na komercyjnej fakturze eksportowej. Dla pewności dodaj go wraz ze swoim imieniem i nazwiskiem oraz tytułem wydrukowanym w sposób czytelny pod spodem.
Dlaczego warto korzystać z tych faktur?
Poniżej omówiono różne sposoby wykorzystania faktury handlowej eksportowej, należy jednak pamiętać, że: faktura handlowa eksportowa jest jedynie dokumentem początkowym lub inicjującym, na którym opiera się pozostała część eksportu transakcja:
- Eksporterzy mogą go wykorzystać do obsługi pożyczek, roszczeń ubezpieczeniowych i programów dotacji.
- Kupujący i sprzedający używają go jako podstawowego stwierdzenia do opisu kupowanych i sprzedawanych przedmiotów.
- Kupujący (importer) wykorzystuje go do przekazania środków sprzedającemu za pośrednictwem swojego banku.
- Jeżeli przesyłka jest objęta roszczeniem ubezpieczeniowym, jeżeli była ubezpieczona, faktura służy jako ważny dokument potwierdzający.
- Importer lub pośrednik celny w kraju docelowym wymaga tego przed odprawą celną towarów.
- Bank kupującego sprawdza eksportową fakturę handlową przed zwolnieniem środków w ramach akredytywy lub inkasa dokumentowego.
- Można go używać razem z Świadectwo kontroli przedstawienie dowodu, że to, co wysyłasz, jest faktycznie tym, co zamówił klient i jest również dobrej jakości.
- Rząd może wykorzystać fakturę handlową w celu ustalenia prawdziwej wartości towarów przy ustalaniu ceł.
- Organy celne mogą go wykorzystywać do ustalania wysokości należności celnych, wykorzystywać go do celów kontroli oraz do prowadzenia statystyk.
- Bank może zażądać, na potrzeby negocjacji akredytywy, legalizacji faktury handlowej przez konsulat kraju kupującego. W takim przypadku wymagany zalegalizowany dokument przedstawiony przez dostawcę musi zostać przesłany kupującemu po zaakceptowaniu dokumentów.
Faktura handlowa jest wykorzystywana przez organy celne na całym świecie do celów kontroli, szacowania ceł oraz prowadzenia statystyk handlu międzynarodowego. Jeżeli organy celne wymagają umieszczenia na fakturze handlowej określonych informacji w kraju importującego, importer powinien Cię o tym poinformować, najlepiej z dużym wyprzedzeniem przed eksportem sprzedaż.
Co najważniejsze, informacje na fakturze handlowej muszą dokładnie odpowiadać wszystkim informacjom występującym w jakiejkolwiek formie dokument inkasa, taki jak akredytywa lub projekt awizowy, w przeciwnym razie możesz napotkać problemy podczas próby otrzymania zapłaty dobra.
