Co to jest zapytanie ofertowe?
Zapytania ofertowe (RFP) są najprawdopodobniej wykorzystywane przez agencje rządowe, chociaż czasami wystawiają je również fundacje.
Fundamenty wg GrantSpace, wolę otrzymywać propozycje inicjowane przez organizacje non-profit lub agencje a nie poprzez zapytania ofertowe. Jednak niektóre fundacje lubią ogłaszać nowe programy dotacji w określonych obszarach, wysyłając zapytanie ofertowe.
Zapytania ofertowe są publikowane, aby organizacje, które mogą kwalifikować się do udziału, mogły składać wnioski. Są zaproszeniami. To sprawia, że są one szczególnie cenne dla organizacji non-profit. Oznacza to, że fundacja lub agencja rządowa jest gotowa kontynuować finansowanie konkretnego problemu. Jeśli masz program w przygotowaniu lub nawet już ugruntowany, który nadal wymaga pełnego sfinansowania, zapytanie ofertowe może być darem niebios.
Termin składania zapytań ofertowych może upłynąć kilka miesięcy, ale nie zdziw się, jeśli upłynie tylko 30 dni, szczególnie w przypadku zapytań ofertowych wystawianych przez rząd.
W pewnym sensie krótki termin na złożenie zapytania ofertowego jest sposobem na ograniczenie liczby wnioskodawców i ograniczenie ich wyłącznie do organizacji, które są najlepiej przygotowane do szybkiego udzielania odpowiedzi.
Aby szybko reagować na zapytania ofertowe, Twoja organizacja musi cały czas ich szukać i być gotowa do szybkiego działania.
Jak konkurować o zapytanie ofertowe
Odpowiadaj tylko na te zapytania ofertowe, dla których masz już opracowany program lub który jest prawie gotowy.
Rozwijać kalendarz dzięki temu przejdziesz przez wszystkie etapy przygotowania zapytania ofertowego i dostarczenia go w terminie. Przeczytaj uważnie instrukcje i wykonaj je co do joty.
Opracuj kalendarz, który zapewni Ci przejście przez wszystkie etapy przygotowania zapytania ofertowego i dostarczenia go na czas. Przeczytaj uważnie instrukcje i wykonaj je co do joty.
Jedna z organizacji non-profit z siedzibą w Waszyngtonie, działająca w międzynarodowym sektorze opieki zdrowotnej dla kobiet, zleciła wszystkim kierownikom działów śledzenie zapytań ofertowych w ramach swoich specjalizacji. Ta staranność pomaga agencji wykorzystywać wiele możliwości, jakie pojawiają się w jej branży.
Znajdowanie rządowych zapytań ofertowych
Wszystkie agencje rządu federalnego publikują zapytania ofertowe na swoich stronach internetowych lub pod adresem www.grants.gov. Zapytania ofertowe można wyszukiwać według tytułów programów, działów, słów kluczowych lub numerów Katalogu Federalnej Pomocy Krajowej (CFDA) przypisanych do każdego zapytania ofertowego. Sprawdź to przewodnik po nawigacji na stronie Grants.gov.
Możesz zarejestrować się na stronie Grants.gov, aby regularnie otrzymywać powiadomienia o nowo opublikowanych zapytaniach ofertowych. Ogłoszenia takie zawierają krótki opis programu dotacyjnego oraz link do zapytania ofertowego.
Możesz także zapoznać się z Rejestr Federalny, który zawiera ogłoszenia o dotacjach i zapytaniach ofertowych.
Twoja organizacja powinna również znajdować się na odpowiednich listach mailingowych dla zapytań ofertowych. Sprawdź strony internetowe agencji rządowych najbardziej powiązanych z witryną Twojej organizacji misja i sprawdź, czy możesz dostać się na ich listy mailingowe.
Znajdowanie zapytań ofertowych Fundacji
Być może najlepszym źródłem zapytań ofertowych fundacji jest Nowy przegląd filantropii (PND) w Centrum Fundacji. Najnowsze zapytania ofertowe są tam wymienione według daty wysłania i terminu składania ofert. Możesz także wyszukiwać według słów kluczowych, aby znaleźć odpowiednie zapytania ofertowe. Kliknięcie wpisu prowadzi do pełnego zapytania ofertowego, zwykle znajdującego się na stronie internetowej fundatora. Pamiętaj, aby zapisać się również na powiadomienia o zapytaniach ofertowych wysyłane e-mailem.
Jeśli jesteś w pobliżu Lokalizacja Centrum Fundacji (zwykle w bibliotekach lub fundacjach lokalnych), znajdziesz opublikowane zapytania ofertowe.
Oczywiście fundacje publikują swoje zapytania ofertowe na swoich stronach internetowych, więc jeśli monitorujesz fundacje na terenie swojej organizacji, dobrze jest często tam zaglądać.
Nie zapomnij o dotacjach od lokalnych władz fundamenty rodzinne I fundacje społeczne. Fundacje lokalne przekazują dotacje organizacjom w swoim stanie lub regionie, które służą tej populacji, a fundacje rodzinne często skupiają się na swoich najbliższych społecznościach.
Możesz zlokalizować najbliższą fundację społecznościową za pomocą lokalizator fundamentów w Radzie Fundacji. Fundacje rodzinne i korporacyjne dla Twojego stanu można znaleźć w Centrum Grantsmanship. Tylko kliknij swój stan na mapie.
Co zrobić, jeśli chcesz utworzyć zapytanie ofertowe dla swojej organizacji
Oczywiście czasami Twoja organizacja może potrzebować przygotować zapytanie ofertowe, aby przyciągnąć dostawcę lub konsultanta. Nie bój się wypróbować zapytania ofertowego, nawet jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś.
Oto prosty przepis na opracowanie zapytania ofertowego:
- Zdecyduj, czy potrzebujesz zapytania ofertowego. Być może wystarczy RFI (Wniosek o udzielenie informacji) lub RFQ (zapytanie ofertowe).
- Najpierw zapytaj siebie. Na przykład, jaką wiedzę już posiadasz? Czy potrzebujemy pełnoprawnego konsultanta, czy tylko trenera dla naszej kadry? Jakie są nasze cele i jakich wyników potrzebujemy?
- Zbadaj dostawców/konsultantów, którzy odpowiadają na Twoje zapytanie ofertowe. Sprawdzaj referencje i klientów oraz odkrywaj wszelkie skargi. Ustal przedział cenowy potrzebnych usług.
- Dołącz dokładny list motywacyjny, który pozwoli dostawcom dowiedzieć się, jaka jest kultura Twojej organizacji. Oceniając propozycje, upewnij się, że dostawca próbował dopasować się do Twojej kultury. Nie akceptuj rozwiązania, z którego korzystali już wcześniej u innych klientów.
- Zarzuć szeroką sieć. Zapoznaj się z internetowymi źródłami publikacji, takimi jak Baza danych zapytań ofertowych Philanthropy News Digest.
- Utwórz system scoringowy do oceny odpowiedzi na zapytanie ofertowe zanim wyślesz zapytanie ofertowe. Nie zapominaj o prostych rzeczach, takich jak bliskość fizyczna lub bardziej istotne kryteria, takie jak doświadczenie w pracy z organizacjami non-profit.
- Odpowiedz na pytanie: czy jesteśmy gotowi zrobić coś inaczej, stosując nową technologię lub metody, które dostawca może zasugerować lub zaproponować?
Więcej informacji na temat przygotowywania zapytania ofertowego znajdziesz w przewodniku TechSoup.
