Każda firma zatrudniająca pracowników (nawet jednego pracownika) powinna mieć podręcznik pracownika. Co jest podręcznik pracownika? Jest to dokument składający się z trzech części (lub trzech różnych dokumentów), który pomoże właścicielowi firmy na kilka sposobów:
- Udzielanie pracownikom informacji pomagających im w wykonywaniu pracy oraz poznania przysługujących im świadczeń i praw
- Aby pomóc Ci jako właścicielowi firmy w zarządzaniu Twoją firmą i
- Aby chronić zarówno Ciebie, jak i Twoich pracowników.
Trzy części podręcznika to:
- Podręcznik polityki, który mówi pracownikom, czego się od nich wymaga i jak przestrzegać zasad obowiązujących w firmie,
- Podręcznik procedur, który pomaga szkolić pracowników i pomaga obecnym pracownikom wiedzieć, jak wykonywać swoją pracę, oraz
- Opis świadczeń, w tym czas wolny, wynagrodzenie i inne świadczenia wynikające z pracy.
W tym artykule omówiono sekcje, które należy uwzględnić w podręczniku, oraz niektóre kwestie prawne, które powinny znaleźć się w podręczniku.
Świadczenia pracownicze
Opisz świadczenia przysługujące pracownikom. Wyjaśnij, w jaki sposób pracownicy mogą kwalifikować się do świadczeń i czy wszyscy pracownicy się kwalifikują. Niektórzy pracodawcy ograniczają niektóre świadczenia tylko do pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, dlatego wyjaśnij, co oznacza „pełny etat”.
Możesz ograniczyć świadczenia do pracowników, którzy ukończyli okres próbny; wyjaśnij jak to działa. Wyjaśnij, które świadczenia podlegają opodatkowaniu dla pracowników. Uwzględnij świadczenia wymagane przez prawo, takie jak odszkodowanie pracownicze i ubezpieczenie na wypadek bezrobocia. Musisz za nie zapłacić, więc równie dobrze możesz otrzymać za nie kredyt.
Na koniec umieść dyskusję na temat podwyżek i awansów w tym miejscu, a nie w poniższej sekcji oceny. Ocen nie należy wiązać bezpośrednio z podwyżkami, chociaż często trudno je rozdzielić.
Zasady i świadczenia dotyczące czasu wolnego
Nie jesteś prawnie zobowiązany do zapewnienia pracownikom czasu wolnego, urlopu, urlopu chorobowego lub czasu osobistego. Jeśli więc dasz sobie wolne, zdobądź za to trochę uznania. Wyjaśnij, jakie dni przysługują święta i w jaki sposób ustala się prawo do urlopu.
Dołącz opis sposobu ustalania wynagrodzenia za czas wolny, na przykład dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Wyjaśnij okoliczności, które mogą spowodować, że pracownik straci urlop; na przykład, jeśli pracownik nie pracuje w dzień przed i po święcie, wynagrodzenie za urlop nie jest wypłacane.
Regulamin biura
Wyjaśnij wszystkie zasady, w tym ograniczenia dotyczące palenia i zażywania narkotyków („Jesteśmy biurem, w którym obowiązuje zakaz palenia i zażywania narkotyków”). Jeśli chcesz, wyjaśnij powody tych zasad. Należy uwzględnić politykę niedyskryminacji. Co najważniejsze, wyjaśnij zasady dotyczące obecności i konsekwencje nadmiernej nieobecności i spóźnień. Zobacz pełną listę polityki biura.
Oceny pracowników, dyscyplina, zwolnienia
W tej sekcji wyjaśnij, w jaki sposób i kiedy pracownicy są oceniani. Omów proces dyscyplinowania w przypadku naruszeń zasad.
Na przykład, ile ostrzeżeń otrzymuje pracownik za spóźnienie? Dołącz informację, które przestępstwa są na tyle poważne, że powodują natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę (narkotyki używanie, kradzież, molestowanie itp.) i wyjaśnić, co dzieje się z wynagrodzeniem pracownika w przypadku: zakończenie.
Powinieneś także zawrzeć jedno lub dwa zdania w zawiadomieniu (oczywiście chcesz mieć dwutygodniowe wypowiedzenie). Nie musisz jednak powiadamiać pracowników, którzy mają zostać zwolnieni, chyba że chcesz.
Procedury biurowe
Dobrym miejscem do przejrzenia jest podręcznik pracownika procedury biurowe. Co dzieje się z samego rana? Co robimy w przypadku pożaru? W jaki sposób obsługiwani są dostawcy zewnętrzni/zamówienia? Omówienie najważniejszych zagadnień w podręczniku ułatwia szkolenie nowych pracowników i zapewnia pracownikom miejsce, do którego mogą zwrócić uwagę, gdy coś się pojawi.
Warunki prawne w podręcznikach pracowniczych
Dwa elementy prawne, które również muszą zostać uwzględnione w podręczniku pracownika:
- Oświadczenie „Brak umowy”: Nie chcesz, aby jakikolwiek pracownik myślał, że ma umowę, na mocy której musisz go zatrzymać przez określony czas. Upewnij się, że pracownicy wiedzą, że nie dajesz im dorozumianej umowy o pracę. Musisz mieć możliwość zwolnienia pracownika w dowolnym momencie. Uważaj, aby nie powiedzieć czegoś w rodzaju „Po 90-dniowym okresie próbnym…”. To stwierdzenie sugeruje, że dana osoba jest zatrudniona na 90 dni i po jednym dniu możesz zdecydować, że nie pracuje! Zamiast tego powiedz coś w tym stylu: „Jeśli pomyślnie ukończysz okres próbny…” Skorzystaj z pomocy prawnika, aby opracować sformułowanie „bez umowy”.
- Podpis pracownika: Daj każdemu nowemu pracownikowi egzemplarz podręcznika, poproś go o przeczytanie, a następnie podpisz, że rozumie treść podręcznika. Chociaż nie zapobiegnie to problemom pracowników, pomocne może być, jeśli pracownik wniesie przeciwko Tobie pozew, twierdząc, że „nie wiedział”, że jego zachowanie może skutkować zwolnieniem.
Najważniejsze: Uzyskaj pomoc od prawnika
Pracując nad podręcznikiem dla pracownika, napisz go własnymi słowami, ale posiadanie prawnika jest niezwykle ważne przejrzyj go, aby upewnić się, że jest (a) kompletny, (b) zgodny z obowiązującymi przepisami w Twoim stanie i (c) uczciwy dla wszystkich pracownicy.
