Zanim zatrudnisz pierwszego pracownika, musisz podjąć pewne kroki oraz poznać i zrozumieć pewne przepisy, regulacje i podatki. Zacznij od pierwszego elementu i przejdź do listy, aby mieć pewność, że nie przegapisz niczego ważnego.
Zdobądź numer identyfikacyjny pracodawcy
Jeśli zatrudniasz pracowników, musisz posiadać numer identyfikacyjny pracodawcy. Numer EIN to unikalny federalny identyfikator firmy, taki jak numer ubezpieczenia społecznego, wydawany przez IRS. Uzyskanie tego numeru jest łatwe; można go uzyskać online, telefonicznie lub faksem.
Zawsze sugeruję wydrukowanie formularza wniosku (SS-4), wypełnienie go całkowicie, a następnie przejście do trybu online i złożenie wniosku. Dzięki temu nie będziesz musiał zaczynać i nie zauważysz, że jesteś zakłopotany. Nie potrzebujesz prawnika, który pomoże Ci wypełnić formularz, ale skontaktuj się ze swoim prawnikiem, w sprawie niektórych pytań. Szczegółowe instrukcje znajdują się w artykule powyżej.
Będziesz musiał udać się do urzędu skarbowego swojego stanu i zarejestrować się jako pracodawca. Jeśli w Twoim stanie obowiązuje podatek dochodowy, musisz dowiedzieć się, w jaki sposób pracownicy zgłaszają się do potrącania podatku u źródła (odpowiednik stanowego formularza W-4). Następnie dowiedz się, jak i kiedy Twój stan chce, abyś płacił, i zgłoś stanowy podatek dochodowy potrącany z wynagrodzenia pracownika. Sprawdź także stan bezrobocia i odszkodowania dla pracowników (oraz ubezpieczenie na wypadek niezdolności do pracy, jeśli wymaga tego twój stan).
Oto lista stanowych urzędów pracy we wszystkich stanach USA.
Zarejestruj się w IRS w celu uzyskania podatku od wynagrodzeń
Od 1 stycznia 2011 r. pracodawcy muszą korzystać z elektronicznego systemu płatności podatków federalnych (EFTPS) w celu dokonywania wpłat na podatek od wynagrodzeń i składania raportów podatkowych. Rejestracja online jest łatwa; wystarczy, że podasz kilka informacji o swojej firmie i rachunku bankowym, z którego będziesz dokonywać płatności.
Zarejestruj się w stanowym systemie rejestracji nowych pracowników
Pracodawcy muszą rejestrować nowych pracowników w swoim stanie, a stany mają wspólny system tej rejestracji. Celem jest śledzenie osób, które są winne pieniądze z tytułu alimentów i innych długów ściągalnych, aby można było zająć ich wynagrodzenie. Możesz zarejestrować się już teraz, a później skorzystać z systemu w przypadku nowych pracowników.
Przygotuj się do sprawdzenia, czy kwalifikujesz się do zatrudnienia
Przy zatrudnieniu wszyscy nowi pracownicy muszą przedstawić weryfikację swoich uprawnień do pracy w USA. Jako pracodawca możesz skorzystać z jednej z dwóch metod sprawdzenia tego uprawnienia. Standardowym formularzem weryfikacji uprawnień pracownika jest Formularz I-9. Jeśli planujesz zatrudniać wielu pracowników lub jeśli wymaga tego Twój stan, będziesz musiał zarejestrować się w systemie E-verify. W każdym przypadku będziesz potrzebować kopii formularza I-9, aby dołączyć go do dokumentów nowo zatrudnionego pracownika.
Zarejestruj się w programie Worker’s Compensation Insurance
Worker's Compensation to ubezpieczenie opłacane przez firmy w celu zapewnienia świadczeń pracownikom, którzy zachorują lub odnieśli obrażenia w pracy. Ubezpieczenie jest dostępne u przewoźników komercyjnych, na zasadzie samodzielnego ubezpieczenia lub w ramach programu ubezpieczenia odszkodowań pracowniczych obowiązującego w Twoim stanie.
Zarejestruj się w ramach Zasiłku dla Bezrobotnych
Ubezpieczenie na wypadek bezrobocia opłacane jest przez pracodawcę w celu zapewnienia ubezpieczenia na wypadek bezrobocia pracownikom, którzy rozwiązali umowę o pracę mimowolnie. Pracodawcy muszą płacić federalne podatki na ubezpieczenie od bezrobocia, a niektóre stany wymagają również płacenia podatków na ubezpieczenie od bezrobocia. Więcej informacji na temat ubezpieczenia na wypadek bezrobocia znajdziesz w tym artykule.
Zdobądź wymagane plakaty w miejscu pracy
Wszystkie firmy zatrudniające pracowników są zobowiązane do posiadania w pomieszczeniach specjalnych plakatów informacyjnych, aby pracownicy mogli zapoznać się ze swoimi prawami i zrozumieć je. Więcej informacji na temat plakatów w miejscach pracy można znaleźć na stronie informacyjnej Departamentu Pracy.
Zbierz dokumenty i formularze dotyczące nowego zatrudnienia
Zanim pierwszy pracownik rozpocznie pracę i otrzyma pierwszą wypłatę, nowy pracownik musi wypełnić pewne formularze.
Skonfiguruj swój system płac
Jako pracodawca masz obowiązek prowadzenia doskonałej dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń i podatków od wynagrodzeń, potrącania podatków z wynagrodzeń pracowników oraz sporządzania okresowych raportów i płatności. W tym artykule opisano kroki niezbędne do skonfigurowania systemu płac dla Twojej firmy.
Utwórz i korzystaj z podręcznika pracownika
Chociaż nie ma prawa wymagającego opracowania i korzystania z podręcznika dla pracownika/podręcznika zasad i procedur, jest to rozsądne posunięcie. Zatrudniając nowego pracownika, przekaż mu kopię podręcznika (podpisując, że podręcznik otrzymał). O wiele łatwiej jest teraz przygotować podręcznik, niż zadawać sobie pytanie: „Jak sobie z tym poradzić?” problemów, nieporozumień i ewentualnych procesów sądowych później.
Więcej na temat zatrudnienia i prawa pracy
Susan Heathfield z działu kadr przygotowała tę obszerną listę przepisów i regulacji dotyczących płac i zatrudnienia.
