Specjaliści podatkowi nazywają je tzw „Ludzie biznesu z pudełka po butach”. Są to właściciele firm, którzy w pudełkach po butach pojawiają się w czasie rozliczeń podatkowych ze wszystkimi informacjami potrzebnymi do zeznań podatkowych. Osoby sporządzające podatki muszą uporządkować rachunki i wyciągi bankowe z pudełek po butach i spróbować obliczyć podatki dla firmy, aby móc przygotować zeznanie podatkowe.
Czasami ci biznesmeni z Shoebox otrzymują wydruk dochodów, ale przeważnie mają tylko wyciągi bankowe (oczywiście nieuzgodnione). Ponieważ są niezorganizowani, ci biznesmeni muszą płacić więcej za swoje zeznanie podatkowe firmy niż ktoś, kto na koniec roku wszedł do biura z wydrukiem bilansu i rachunku zysków i strat.
Dlaczego nie chcesz być biznesmenem w pudełku po butach
Jeśli zachowasz swoje zapisy biznesowe w pudełku po butach lub jakimkolwiek niezorganizowanym stanie możesz stracić pieniądze:
1. Przygotowanie zeznania podatkowego zajmuje znacznie więcej czasu, co oznacza wzrost kosztu zeznania podatkowego.
2. Możesz pominąć wiele wydatków podlegających odliczeniu, ponieważ zgubiłeś — lub nigdy nie otrzymałeś — rachunki potrzebne do potwierdzenia odliczenia wydatków.
3. Inne odliczenia z wydatków służbowych mogą zostać utracone, ponieważ ich nie zapisałeś. Na przykład wydatki na dojazd muszą zostać ujęte w momencie podróży. Nie da się tak po prostu odrobić wyjazdów służbowych na koniec roku.
4. Oprócz kwestii podatkowych brak zorganizowania może spowodować codzienną stratę pieniędzy. Na przykład prowadzenie firmy bez znajomości stanu przepływów pieniężnych oznacza, że możesz zostać obciążony opłatami za przekroczenie stanu konta i innymi opłatami bankowymi.
5. Brak wiedzy o Twojej ogólnej sytuacji finansowej może spowodować, że stracisz możliwości kupowania w dobrych czasach i inwestowania, aby skorzystać z dobrych zysków.
Specjaliści podatkowi powiedzą Ci, że istnieje wyraźna korelacja między kondycją finansową firmy a stanem jej dokumentacji biznesowej.
Czy chcesz uniknąć bycia biznesmenem w pudełku po butach?
1. Uzyskaj system księgowy online i aktualizuj go. Umieść wszystkie konta z powyższej notatki w tym systemie. Użyj ich linków do swoich kont i otrzymuj automatyczne aktualizacje, dzięki czemu nie musisz wprowadzać danych ręcznie.
2. Skonfiguruj sposób rejestrowania każdej pojedynczej transakcji (zdarzenia finansowego), kiedy ma ona miejsce. Każdy paragon online wysyłam do mojego księgowego e-mailem, informując go, w której kategorii go umieścić. Wtedy mogę o tym zapomnieć. Innym łatwym sposobem jest przechowywanie wszystkich tych zapisów online za pomocą Evernote. Możesz wysłać wiadomość e-mail na swoje konto Evernote. Nie zapomnij o małych transakcjach; rejestrować je w systemie drobnej gotówki.
3. Umieść dziennik w swoim samochodzie i śledź przebiegi służbowe. Za każdym razem, gdy wybierasz się w podróż służbową, zanotuj datę, przejechane kilometry i cele służbowe.
4. Co miesiąc przeglądaj swoje wydatki i uzgadniaj swoje firmowe konto bankowe. To nie jest takie trudne. Dzięki systemowi online jest to prawie gotowe. Upewnij się, że wszystkie wydatki zostały poprawnie sklasyfikowane. Jeśli wydatek dotyczył spotkania biznesowego w restauracji lub innym miejscu, za które zapłaciłeś poleceniem zapłaty lub kartę kredytową, zanotuj na paragonie cel biznesowy i to, z kim byłeś (zwykle jest tam miejsce na notatki). Jeśli zauważysz coś dziwnego, podejdź do tego. Tylko Ty możesz to zrobić i zajmie to tylko kilka minut.
5. Przed końcem roku zrób szybki przegląd roku, odnotowując coś dziwnego, wszelkie wydatki odbiegające od oczekiwanych. Dodaj wszystkie wydatki związane z przebiegiem służbowym ze swojego dziennika pokładowego. Przygotuj listę wydatków związanych z domowym biurem. I jesteś skończony!
Po pierwszym dniu roku, kiedy już zakończysz całą księgowość na koniec roku, możesz udać się do biura doradcy podatkowego z pendrive'em. Możesz też wysłać pliki e-mailem bezpośrednio do swojego podatnika.
