Nawet w przypadku współczesnych nowoczesnych systemów punktów sprzedaży (POS) nadal potrzebna jest procedura uwzględniająca gotówka wpływy kasowe. Te wewnętrzne kontrole są niezbędne, aby zapobiec niewłaściwemu obchodzeniu się z pieniędzmi i zabezpieczyć aktywa przed utratą lub kradzieżą.
Silne kontrole wewnętrzne nie tylko sprzyjają efektywności operacyjnej, ale także zapewniają wiarygodną dokumentację księgową, która będzie potrzebna w okresie podatkowym. Jedna z najczęstszych przyczyn kurczenie się lub utrata w Twoim sklepie wynika z niewłaściwego obchodzenia się z gotówką. Po zbadaniu najczęstszą przyczyną jest brak odpowiednich procedur lub kontroli.
Ten system zarządzania gotówką można stworzyć w tym samym czasie regulamin sklepu są ustalone. Wiele z dzisiejszych punkt sprzedaży systemy zawierają instrukcje krok po kroku dotyczące zamykania (tzw. równoważenia) szuflady kasowej, które prowadzą pracownika.
Inteligencja biznesowa
Kierownictwo sklepu lub kasjerzy mogą sporządzić raport sprzedaży w dowolnym momencie podczas zmiany. Dodając
Jest kilka powodów, dla których jest to przydatne:
- Pozwala to uniknąć trzymania zbyt dużej ilości gotówki na sali sprzedaży.
- Chroni przed utratą w przypadku kradzieży sklepu.
- Zapobiega sytuacjom, w których klient narzeka na zbyt małą zmianę.
- Ujawnia częste nadwyżki lub niedobory dla poszczególnych kasjerów.
- Eliminuje pokusę wyjmowania gotówki bez dokumentów z szuflady kasowej.
Jak i kiedy wdrożyć
Bilansowanie kasy zwykle odbywa się na koniec dnia lub na koniec zmiany kasjera. Szufladę kasową wraz z zawartością należy zabrać do biura lub innego odosobnionego miejsca w celu sporządzenia raportu. Jeśli wyważasz szufladę po zamknięciu, upewnij się, że piętro sprzedaży światła są wyłączone, a drzwi zamknięte. Wielu sprzedawców spieszy się i zwykle rozpoczynają zamykanie jeszcze przed faktycznym zamknięciem sklepu. Nie jest to bezpieczna praktyka. Jeśli jednak w sklepie pracuje wielu pracowników, istnieje możliwość zamknięcia jednej z kas w godzinach otwarcia.
Należy zbadać wszelkie nadwyżki lub niedobory. Naturę ludzką należy brać pod uwagę przy drobnych błędach i niewielkich ilościach, ale częstych rozbieżności mogą być oznaką kradzieży pracownika lub mogą wskazywać na konieczność dalszego szkolenia w zakresie a konkretny kasjer. Z reguły chcesz mieć pewność, że na koniec dnia rozbieżności nie przekroczą 2 USD.
Początkową gotówkę w kasie odkłada się z powrotem do szuflady kasowej i przechowuje do wieczora, podczas gdy depozyt jest przygotowywany dla banku. Wszystkie wyciągi z kart kredytowych, raporty z terminali i inne pokwitowania kasowe można zszywać do dziennego raportu szuflady kasowej i segregować według daty.
Rozdzielenie obowiązków
Aby uzyskać większą odpowiedzialność, rozważ zatrudnienie dwóch osób do równoważenia kasy. Jedna osoba będzie liczyła szufladę i sporządzała dzienny raport kasowy, druga natomiast sporządzała wpłatę na rachunek bankowy. Obaj pracownicy powinni podpisać raport, wskazując, że są odpowiedzialni za przedstawione dane liczbowe. Chociaż żaden system nie jest w stanie zapobiec oszustwom, ta ścieżka audytu pomoże zniechęcić pracowników do zmowy.
Na początku kolejnej zmiany każdemu kasjerowi należy przypisać własną szufladę kasową. Mieć kasjer przelicz gotówkę w szufladzie, aby sprawdzić saldo początkowe. Jeśli jesteś mały sklep przy tylko jednej kasie gotówka najprawdopodobniej pozostaje w szufladzie przez noc. Jeśli taka jest Twoja sytuacja, procedura jest taka sama.
Ostatnia uwaga: ponieważ błąd ludzki jest częścią gry, upewnij się, że uwzględniłeś rozbieżności w stanie środków pieniężnych w rachunku zysków i strat. Dodaj wiersz do rachunku zysków i strat, który uwzględnia budżet i wykazuje stratę wynikającą z błędnego liczenia. Jest to kolejny sposób na kontrolę strat i zarządzanie nimi.
