Każdy planista wydarzeń warto wiedzieć, że lista kontrolna planowania wydarzenia jest prawdopodobnie najcenniejszym narzędziem w planowaniu udanego wydarzenia. Jest to jedyne narzędzie do planowania wydarzeń, które zapewni Ci spokój, gdy obudzisz się w środku nocy w panicznym pocie, przekonany, że zapomniałeś o ważnym szczególe podczas planowania następnego wydarzenie. Mając przy sobie kompleksową listę kontrolną planowania wydarzenia, możesz spokojnie podejść do wydarzenia, wiedząc, że niczego nie przeoczyłeś.
A co, jeśli uważasz się za super zorganizowanego i już korzystasz z listy kontrolnej? planowanie wydarzenia, ale napotkałeś sytuacje, w których zdałeś sobie sprawę (za późno), że nie zadbałeś o jakiś ważny szczegół. Gdzie popełniłeś błąd?
Każde wydarzenie wymaga listy kontrolnej planowania wydarzenia zaprojektowanej z myślą o tym konkretnym wydarzeniu i dostosowanej do indywidualnych specyfikacji wydarzenia. Dlatego każda lista kontrolna planowania wydarzenia jest inna. Istnieje jednak pięć pozycji, które musisz uwzględnić na liście kontrolnej planowania wydarzenia, niezależnie od tego, czy planujesz małe przyjęcie urodzinowe, czy dużą imprezę firmową.
Podpisz umowy dotyczące wydarzeń
Może to wydawać się oczywiste, ale pamiętaj, aby podpisać – i otrzymać w zamian podpisane kopie – wszystkie umowy potrzebne do organizacji wydarzenia. Obejmuje to umowy dotyczące wydarzeń z klientem, miejscem, dostawcami, hotelem, rozrywką itp. Mocny uścisk dłoni to dobry sposób na prowadzenie interesów, ale nie sposób na zabezpieczenie zatrudnienia jakichkolwiek dostawców i nie jest to sposób na zobowiązanie się do pracy dla klienta. Uzyskaj wszystko na piśmie i nie wykonuj żadnej pracy ani nie wydawaj ani grosza na planowanie wydarzenia, dopóki wszystkie dokumenty nie zostaną podpisane i dostarczone. Jeśli jesteś organizatorem wydarzeń i potrzebujesz umowy dotyczącej usług związanych z wydarzeniami, kliknij tutaj.
Potwierdź datę i godzinę
Jesteś po kolana w fazie planowania tego wydarzenia. Jak ktokolwiek mógł pomylić się w dacie? Sprzedawcy często mają do zaoferowania inną działalność. Klienci mogą zgodzić się na datę i godzinę wydarzenia, a potem po prostu zapomnieć powiadomić Cię o zmianie planów. Zanim zaczniesz planować wydarzenie, sprawdź dokładnie datę oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia i uzyskaj je na piśmie, aby wszyscy byli na tej samej stronie.
Zatrudnij dodatkową pomoc
Nie lekceważ wartości posiadania dodatkowej pomocy w dniu wydarzenia. Zawsze jest coś, czym trzeba się zająć, a większość planistów wydarzeń jest już zbyt zajęta organizacją wydarzenia, aby poświęcić swoją uwagę zaistniałym sytuacjom. Zatrudnienie dodatkowej pomocy to ważny krok, który często jest pomijany, dopóki nie jest już za późno na zatrudnienie najlepszego personelu eventowego do danego zadania. Nie zadowalaj się resztkami, jeśli chodzi o zatrudnianie personelu eventowego. Umieść tę pozycję na liście kontrolnej wydarzenia i zapewnij sobie najlepiej wyszkolony personel z doświadczeniem, którego potrzebujesz, a które pasuje do Twojego budżetu wydarzenia.
Przeprowadź przegląd witryny
Nic nie może się równać z wyobrażeniem sobie czegoś w swoim umyśle, tak jak przeżycie tego na własnej skórze. Przeprowadzenie spaceru po miejscu wydarzenia wraz z Twoim klientem i dostawcami to kluczowy krok w procesie planowania wydarzenia. Stanowi okazję do zadawania pytań, rozwiania wątpliwości i osiągnięcia porozumienia w sprawie układu sali, wystroju, miejsca rejestracji i ogólnego przebiegu wydarzenia. Często, nawet jeśli wydaje nam się, że komunikujemy się wyraźnie, nasza wizja czegoś wyraźnie kontrastuje z tym, co wyobraża sobie ktoś inny na podstawie naszego opisu. Zapoznaj się z przestrzenią fizyczną już na etapie planowania, aby w dniu wydarzenia nie było żadnych niespodzianek.
Dołącz przypomnienia o dalszych działaniach
W idealnym świecie jednorazowe powiedzenie komuś wystarczyłoby, aby praca została wykonana. Niestety, prawdziwy świat pracy nie działa w ten sposób, a przynajmniej nie biznes związany z planowaniem wydarzeń. Przy tak dużej liczbie szczegółów do zarządzania i wielu graczy zaangażowanych na różnych etapach wydarzenia, łatwo jest coś zgubić. Dlatego też, opracowując listę kontrolną planowania wydarzeń, aby zachować porządek i harmonogram, pamiętaj o uwzględnieniu przypomnień o określonych czynnościach następczych. Na przykład, jeśli rozmawiałeś z firmą cateringową o pomysłach na menu, na liście kontrolnej planowania wydarzenia umieść także pozycję o treści: „Kontynuuj działania catering na proponowanym menu” oraz „Umów degustację z cateringiem.” W planowaniu wydarzenia nie ma czegoś takiego jak potwierdzenie czegoś za dużo czasy.
