Czy ostatnio byłeś nieobecny w pracy lub planujesz ją opuścić w przyszłości? Jeśli tak, być może będziesz musiał napisać usprawiedliwienie nieobecności dla swojego szefa lub działu HR.
W większości przypadków pracodawcy mają prawo zażądać zaświadczenia, gdy potrzebujesz zaświadczenia chory dzień lub są nieobecni w pracy w inny sposób. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy należysz do 78% szczęśliwych pracowników w USA, którzy mają dostęp do płatnego zwolnienia chorobowego.
Niektóre firmy wymagają, aby cały czas wolny był dokumentowany na piśmie. Jeszcze inne wymagają pisemnej notatki w przypadku niektórych nieobecności (lub długości nieobecności), ale nie w przypadku innych. Najlepiej zapoznać się z polityką firmy, gdy tylko będziesz wiedział, że będziesz wolny od pracy.
Po co pisać usprawiedliwienie nieobecności?
Niezależnie od tego, czy Twoja firma wymaga usprawiedliwienia nieobecności, gdy jesteś poza biurem, dobrym pomysłem jest jego napisanie. Dokumentowanie opuszczonych dni pracy tworzy dokumentację zarówno dla Twoich plików, jak i firmy. Dzięki temu, jeśli kiedykolwiek pojawi się pytanie dotyczące Twojego urlopu, w Twoich aktach będzie wykazane, że wszystkie Twoje nieobecności były uzasadnione.
W niektórych przypadkach możesz zadzwoń, że jesteś chory lub wyślij szybki e-mail informując, że Cię nie będzie. W innych będziesz musiał przygotować bardziej formalny list. Zapoznaj się z polityką firmy, aby poznać zasady obowiązujące Twojego pracodawcę.
Kilka wymówek, że nie ma pracy są uważane za bardziej uzasadnione niż inne. Na przykład Twój szef może nabrać podejrzeń, jeśli twierdzisz, że Twój pies zjadł kluczyki do samochodu. (Prawdziwa wymówka udokumentowana ankietą CareerBuilder dotyczącą dni chorobowych.)
Jak napisać e-mail lub list dotyczący nieobecności w pracy
List z usprawiedliwieniem pracy może zostać przesłany w formie papierowej lub e-mailem. Jeśli wysyłasz pismo wewnątrzbiurowe, musisz na początku podać datę i dane kontaktowe swojego przełożonego lub menedżera HR.
- Temat wiadomości e-mail powinien zawierać Twoje imię i nazwisko oraz „Usprawiedliwienie nieobecności”.
- Zawsze formalnie rozpocznij swój list: „Szanowna Pani Jones” lub „Droga Phyllis”.
- Treść Twojego listu powinna być krótka i konkretna, zawierać powód Twojej nieobecności, datę, czas trwania oraz informację, czy załączasz jakąkolwiek dokumentację wyjaśniającą, taką jak dokumentacja lekarza lub oddziału ratunkowego.
- Użyć uprzejmie i profesjonalnie blisko, np. „Z poważaniem” lub „Pozdrowienia”.
Pamiętaj, że jakikolwiek korespondencja biznesowa powinna wyglądać profesjonalnie. Nawet w zwykłym biurze użyj odpowiedniego formatu swojego listu i sprawdź go przed wysłaniem.
Nieostrożne błędy odbijają się negatywnie na Twojej reputacji zawodowej. Nie chcesz, aby źle napisana usprawiedliwienie nieobecności stała się częścią Twoich akt zatrudnienia.
Przykładowe listy dotyczące nieobecności w pracy
Oto przykładowe usprawiedliwienia nieobecności, które należy przejrzeć, gdy konieczne jest przedstawienie pisemnego usprawiedliwienia nieobecności w pracy. List może być krótki i prosty – pamiętaj tylko o podaniu dokładnej daty nieobecności i jej głównego powodu.
Przykładowy list dotyczący nieobecności w pracy nr 1
5 sierpnia 2021 r
John Smith
Menedżer
Firma ABC
Główna ulica 233
Widok na morze, MA 02497
Szanowny Pan Smith:
Proszę przyjąć niniejszy list jako pisemne powiadomienie, że w dniu 3 sierpnia 2021 r. nie mogłem pojawić się w pracy z powodu choroby rodzinnej.
Proszę dać mi znać, jeśli mogę dostarczyć dalsze informacje lub dokumentację z naszego gabinetu lekarskiego.
Z poważaniem,
Podpis (list w wersji papierowej)
Sama Jonesa
Przykładowe usprawiedliwienie nieobecności nr 2
19 lipca 2021 r
Marii Rodriguez
Wiceprezes ds. marketingu
LMK spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
100 Office Park Way, Ste 200
Centrum miasta, Iowa 52240
Szanowna Pani Rodriguez,
Piszę w celu udokumentowania mojej nieobecności w dniu 15 lipca 2021 r. Musiałem zabrać syna na ustawienie nogi po kontuzji podczas meczu baseballowego poprzedniego wieczoru.
Prosimy o zapoznanie się z załączoną dokumentacją otrzymaną od ortopedy dziecięcego. Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, daj mi znać.
Z poważaniem,
Podpis (list w wersji papierowej)
Alicja Levy
Przykładowe wiadomości e-mail dotyczące nieobecności
Oto przykłady wiadomości e-mail wysyłanych do przełożonego w celu udokumentowania nieobecności w pracy.
Przykładowa wiadomość e-mail dotycząca nieobecności nr 1
Temat: John Braddock – Usprawiedliwienie nieobecności
Droga Saro,
Proszę przyjąć niniejszy list jako dowód mojej nieobecności w dniu 6 sierpnia 2021 r. Jechałem na pogrzeb mojej babci i byłem na niej.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania, uprzejmie prosimy o kontakt ze mną. Dziękuję za zrozumienie.
Pozdrowienia,
Johna Braddocka
Jan. [email protected]
202-555-5151
Przykładowa wiadomość e-mail z usprawiedliwieniem nieobecności nr 2
Temat: Roger Bledsoe – Usprawiedliwienie nieobecności
Szanowny Panie Garner,
Proszę przyjąć niniejszy list jako pisemne potwierdzenie mojej nieobecności w dniu 30 lipca 2021 r. Jak wiecie, jestem w trakcie rozwodu i odbyłem spotkania z prawnikiem i doradcą finansowym.
Doceniam Twoje wsparcie i zrozumienie. Jeśli mogę podać dodatkowe szczegóły lub dokumentację, proszę dać mi znać.
Pozdrowienia,
Rogera Bledsoe
[email protected]
555-555-5555
Przykładowa wiadomość e-mail dotycząca nieobecności nr 3
Temat: Janet Nathan – Usprawiedliwienie nieobecności
Szanowna Pani Blevens,
Proszę przyjąć niniejszą wiadomość e-mail jako pisemne potwierdzenie mojej nieobecności w dniu 2 sierpnia 2021 r. Poprzedniego wieczoru podczas wichury drzewo spadło na nasz dom i musiałem spotkać się z naszym agentem ubezpieczeniowym, arborystą i dekarzem.
Doceniam Twoje wsparcie i zrozumienie. Jeśli mogę podać dodatkowe szczegóły lub dokumentację, np. zdjęcia uszkodzeń, proszę dać mi znać.
Pozdrowienia,
Żaneta Nathan
[email protected]
555-555-5555
Kluczowe dania na wynos
JEŚLI JESTEŚ NIEOBECNY W PRACY, ZAplanuj napisanie listu usprawiedliwienia nieobecności: Zasady niektórych firm wymagają tych listów, ale i tak powinieneś je wysłać.
NIEKTÓRE WYMÓWKI SĄ LEPSZE NIŻ INNE: Zapoznaj się z polityką firmy, aby mieć pewność, że Twoja wymówka zostanie uwzględniona.
BĄDŹ SZYBKI I PROFESJONALNY: Napisz oficjalny list biznesowy lub e-mail i pamiętaj o jego sprawdzeniu przed wysłaniem.
UŻYJ PRZYKŁADOWEGO UPROSZCZENIA LUB E-MAILA: Dostosuj swoją notatkę tak, aby odzwierciedlała Twoją sytuację.
