Oceny numeryczne to metoda oceny wydajności pracowników w danym okresie. Jeśli oceny liczbowe nie zostaną odpowiednio wdrożone, mogą powodować zamieszanie, stres i wewnętrzne konflikty między pracownikami.
Współczesne korporacje zaczynają odchodzić od numerycznych ocen wydajności na rzecz innych metod. Nawet pod presją naukowców i korporacji wychwalających przestarzałą wartość tego systemu pomiaru wydajności, nadal można go używać do promowania produktywnej i szczęśliwej siły roboczej.
Powody stosowania oceny numerycznej
Według Dicka Grote’a, autora Sekrety oceny wyników: najlepsze praktyki mistrzówrygorystyczne oceny talentów i potencjału pomagają firmom osiągnąć znaczny postęp w rozwoju kultury wydajności.
Stanleya B. Malos, J.D., Ph.D. daje sześć Merytoryczne zalecenia dotyczące legalnej oceny wyników W Aktualne zagadnienia prawne w zakresie oceny okresowej. Te sześć zaleceń wyznacza grunt pod to, co sprawia, że system ocen jest solidny i potencjalnie motywujący.
Według Malosa kryteria oceny powinny:
- być obiektywne, a nie subiektywne
- być związany z pracą lub na niej oparty analiza pracy
- opierać się na zachowaniach, a nie na cechach
- znajdować się pod kontrolą ocenianego pracownika
- odnoszą się do konkretnych funkcji, a nie ocen globalnych
- zostać zakomunikowane pracownikowi
Malos przytacza również zalecenia proceduralne dotyczące oceny wyników pracy zgodnej z prawem. Jego zalecenia są takie, że procedury powinny:
- być ujednolicone dla wszystkich osób w danej grupie zawodowej
- powiadomienie o niedociągnięciach w działaniu i możliwości ich skorygowania
- zapewnić pisemne instrukcje i szkolenia dla oceniających
- wymagają dokładnej i spójnej dokumentacji od osób oceniających, zawierającej konkretne przykłady działań opartych na osobistej wiedzy
- korzystaj z wielu, różnorodnych i bezstronnych oceniających
- zostać formalnie przekazane pracownikom
- zapewnić pracownikom dostęp do przeglądów wyników ocen
- zapewnić formalne mechanizmy odwoławcze umożliwiające pracownikom wniesienie wkładu
- ustanowić system wykrywania skutków dyskryminacji lub nadużyć w systemie.
Wytyczne dotyczące systemu ocen numerycznych
Poniższe dziesięć wskazówek pomoże w pomiarze wyników i systemie oceniania, który ma charakter motywacyjny, a nie konfrontacyjny.
- Przeprowadź dogłębną analizę pracy, aby uzyskać kryteria pomiaru wydajności
- Opracuj skuteczne pomiary, które powiedzą ludziom, co robią dobrze, a co nie
- Ustal proste, uczciwe kryteria, które dokładnie informują ludzi, co muszą zrobić, aby uzyskać określoną ocenę liczbową. W większości przypadków ludzie są poddawani przeglądowi, a następnie otrzymują ogólne instrukcje dotyczące poprawy
- Połóż większy nacisk na identyfikację i ocenę kompetencji
- Przekaż ustalone kryteria osobom, które potrzebują informacji, aby skutecznie działać. Jeśli informacje słabo przekładają się na liczby, przedstaw obraz oczekiwanych wyników, który będzie zrozumiały i bardziej wymierny
- Uzyskać wkład pracownika przy ustalaniu kryteriów i pomiarów dla ocen numerycznych
- Regularnie przeglądaj postępy pracownika w zakresie zdefiniowanych kryteriów, celów i kompetencji. Miesięczne odstępy są dobre, ale powinieneś spróbować ustalić więcej sesji zbierania informacji zwrotnych dla tych, którzy mogą tego potrzebować
- Unikaj efektu „rogów” lub „aureoli”. Jeżeli dana osoba spełnia wszystkie ustalone kryteria przez dwa miesiące, a następnie nie osiąga celu w trzecim miesiącu kwartalnego okresu sprawozdawczego, należy wziąć pod uwagę wszystkie trzy miesiące
- Pracownik musi zobaczyć i przeczytać swoje oceny wyników i rankingi oraz zrozumieć, w jaki sposób wyciągnięto wnioski
- Nałóż odpowiedzialność za raportowanie osiągnięć na pracowników, wymagając od nich wykazywania swoich osiągnięć podczas przeglądów dla porównania
Przykładem kryteriów oceny i sukcesu menedżera może być następujące stwierdzenie, w którym uzyskano najwyższe oceny, jakie by przyznał. Zwróć uwagę na obraz namalowany przez menadżera:
Aby uzyskać najwyższe oceny, musisz pracować nad zwiększeniem zadowolenia klienta o 50%, mierzonego na kartach komentarzy klientów; zwiększyć rentowność sklepu z przekąskami o 20% i stworzyć środowisko o czystości i wydajności, w którym nie ma papieru zaśmieca podłogę, stoły są wycierane do czysta i sprzątane zaraz po wyjściu klientów, a śmieci są opróżniane przed przekroczeniem dopuszczalnej ilości śmieci pojemniki.
Ustalono także i ogłoszono kryteria średniej i słabej oceny liczbowej. Menedżer ten dopilnował, aby nie było żadnych pytań dotyczących oczekiwań dotyczących ocen.
Zaangażuj pracowników
Pracownicy muszą także brać odpowiedzialność za swoje oceny. Wielu nie pamięta kryteriów wyższych ocen, nie zwracało uwagi lub nie rozumiało systemu oceniania.
Jednocześnie pracownicy powinni na bieżąco śledzić własne osiągnięcia i osiągnięcia lub ich brak. Menedżer może poprosić pracownika o przedstawienie listy swoich osiągnięć za dany okres, aby mógł porównać posiadane informacje z informacjami dostarczonymi przez pracownika.
Daje to menedżerowi jaśniejszy obraz tego, co pracownik myśli o sobie i pokazuje, jak dobrze rozumie system pomiaru wyników. Nakłada także na pracownika obowiązek dbania o to, aby jego osiągnięcia zostały odnotowane podczas oceny i nakłada na pracownika obowiązek dokładności.
Jeżeli pracownicy mają dostęp do swoich danych i mogą mierzyć swoje wyniki, powinni móc sami przekonać się, jak sobie radzą. W przykładzie menedżera opisanym wcześniej, jeśli pracownik był w stanie zobaczyć, że tak zwiększyło jedynie zadowolenie klientów o 48%, nie byliby zaskoczeni uzyskanymi ocenami podczas przeglądu czas.
Jeśli pracownicy mają dostęp do danych przez cały okres, menedżer może dzięki ciągłemu przekazywaniu informacji zwrotnych upewnić się, że pracownicy znają kroki, jakie należy podjąć, aby poprawić swoje oceny.
Gdy zarówno pracownicy, jak i menedżerowie będą mieli dostęp do swoich danych, mogą prowadzić dwustronną dyskusję na temat swoich ocen. Obydwa mogą zobaczyć, jak pracownik sobie radził, i można uzgodnić dokładną ocenę liczbową każdego pracownika.
Końcowe przemyślenia
Dobrze wykonane kryteria wydajności i oceny mogą przyczynić się do pozytywnego i motywującego doświadczenia dla członków organizacji. Obecność ocen liczbowych i kryteriów wydajności w systemie zarządzania wynikami może pomóc w sformułowaniu kultury potrzebnej do osiągnięcia sukcesu jako organizacji.
Kiedy pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje i biorą udział w tworzeniu własnej oceny, przejmują odpowiedzialność za śledzenie swoich wyników. Doświadczają bardzo niewielu niespodzianek i mają jasne cele, do których muszą dążyć. Wiedzą, jakie nagrody i uznanie zyskają.
Jeśli ustalisz numeryczny system oceny wyników, upewnij się, że możliwe jest uzyskanie najwyższych ocen. W tego typu systemach bardzo często zdarza się, że kierownictwo twierdzi, że nie ma pracownika o doskonałej ocenie, co oznacza, że nigdy nie będzie pracownika najwyżej ocenionego.
Jeśli Twój system ocenia pracowników w pięciostopniowej skali, a Ty masz pracownika, który osiąga wszystko według opublikowanych kryteriów, przyznaj mu ocenę pięć, na jaką zasługuje. Ocena 4,9 dla kogoś, kto osiągnął wszystko, będzie demoralizująca i sprawi, że pracownicy nie będą zabiegać o wyższe oceny.
