Przetarg budowlany to proces, w wyniku którego wybierany jest generalny wykonawca (a czasami architekt) do pracy nad projektem budowlanym. W niektórych przypadkach w procesie przetargowym na budowę liczy się jedynie przedstawienie właścicielowi najniższej ceny; w innych przypadkach kwalifikacje wykonawcy są równie ważne – jeśli nie ważniejsze – niż posiadanie najniższej kwoty w dolarach. Wiedza o tym, jak ogłaszać przetargi na prace budowlane, może zadecydować o sukcesie lub bankructwie wykonawcy robót budowlanych. Jeśli wykonawca nie będzie wiedział, jak składać oferty na prace budowlane, nie będzie miał na to szans osiąganie zysku.
Szablon oferty budowlanej lub arkusz oferty
Szablon oferty budowlanej, czyli arkusz ofertowy, jest wymaganym dokumentem, na którym firmy budowlane przedstawiają swoją formalną ofertę w celu wygrania projektu. Tradycyjna metoda wyboru wykonawcy polega na tym, że właściciel nieruchomości wynajmuje firmę architektoniczną w celu opracowania projektu budynku lub projektu. Po ukończeniu projektu i zatwierdzeniu go przez klienta architekt wystawia projekt do przetargu. Chociaż architekt może chcieć poznać więcej informacji o wykonawcy niż tylko jego cenę, cena jest głównym powodem wyboru większości głównych wykonawców. W niektórych przypadkach przedstawiana jest tylko oferta, a projekt wygrywa najniższa oferta.
Rodzaje propozycji ofertowych
Dwie powszechne metody składania ofert na komercyjne zlecenia budowlane to propozycja „projektuj i buduj” oraz propozycja kierownika budowy w grupie ryzyka (CM at-risk). Metoda „zaprojektuj i wybuduj” łączy architekta i wykonawcę w zgrany zespół, który przedstawia nie tylko cenę budowy projektu, ale także koszt projektu architektonicznego. Inaczej mówiąc, oferta zawiera cenę obejmującą koszty projektowania i budowy. Zwolennicy projektuj i buduj uważają, że ta metoda jest bardziej wydajna i prowadzi do niższych kosztów niż w przypadku tradycyjnej struktury ofertowej.
Pod kierownik budowy zagrożony W tej metodzie wykonawca i architekt działają odrębnie, przy czym wykonawca od początku jest zaangażowany w proces i pełni funkcję łącznika dla klienta w kontaktach z architektem. Oferty CM obarczone ryzykiem nie są ślepe, co oznacza, że klient może wybrać dowolnego wykonawcę, którego jego zdaniem najlepiej nadaje się do realizacji projektu. Oferta wykonawcy ma formę gwarantowanej ceny maksymalnej, która wskazuje, że koszt usług przedbudowlanych oraz sam proces budowy nie przekroczy określonej kwoty.
Internetowe systemy ofert budowlanych
Internet znacząco zmienił wiele aspektów branży budowlanej, w tym proces przetargowy. Tradycyjnie firmy biorące udział w przetargu na projekt musiały przesyłać potencjalnemu klientowi dużą liczbę dokumentów do rozpatrzenia. Obecnie oferty budowlane można tworzyć i składać online, kończąc proces składania ofert jednym kliknięciem myszy.
Istnieją internetowe bazy danych, które umożliwiają przeglądanie, pobieranie i drukowanie rysunki konstrukcyjne w celu uzupełnienia oferty. Aby uzyskać dostęp do bazy danych, firmy budowlane muszą się zarejestrować i spełnić wszystkie wymagania aplikacyjne. W przypadku każdego projektu wszystkie informacje istotne dla przetargu są udostępniane wszystkim biorącym udział w przetargu wykonawcom, a powiadomienia dotyczące terminów realizacji i zmian przesyłane są e-mailem.
Systemy baz danych licytacji online zapewniają wsparcie dla:
- Wybór odpowiednich strategii zakupowych i kontraktacyjnych oraz nominacja odpowiedniego zleceniodawcy w kontraktach
- Przygotowanie dokumentacji przetargowej i umowy w oparciu o standardowe formularze
- Wybór wykonawców i konsultantów o udokumentowanych wynikach
- Efektywne zarządzanie umowami, w tym komentarze do klauzul, wzory pism i listy kontrolne
- Utrzymanie skutecznego systemu zarządzania wynikami poprzez monitorowanie i raportowanie
- Rozstrzyganie roszczeń i sporów umownych
Korzystanie z oprogramowania do szacowania ofert budowlanych
Oprogramowanie do składania ofert budowlanych jest powszechnie używane przez generalnych wykonawców do szacowania kosztów i budżetowania podczas opracowywania oferty na nowy projekt. Oprogramowanie to zostało wprowadzone ponad dwie dekady temu i wywarło ogromny wpływ na branżę, sprawiając, że niegdyś trudne aspekty procesu były znacznie szybsze i wydajniejsze. Być może jednak największą zaletą szacowania oprogramowania jest sposób, w jaki automatyzuje ono kalkulację kosztów pracy. Oprogramowanie zazwyczaj zawiera bazę danych kosztów budowy, która jest aktualizowana co miesiąc w ramach subskrypcji. Konstruktorzy mogą również prowadzić własną bazę danych dotyczącą kosztów robót, dzięki czemu oprogramowanie dokładniej odzwierciedla lokalne koszty i wahania cen na rynku.
Już samo posiadanie kosztów materiałów i robocizny pod ręką ułatwia pracę kosztorysanta. Kosztorysanci mogą również używać oprogramowania do definiowania materiałów i godzin pracy. Oprogramowanie przyjmuje tę definicję i oblicza koszt pracy z bazy danych kosztów robocizny i materiałów. Estymator musi jedynie wybrać zadanie, które zdefiniował w bazie danych, a oprogramowanie zajmie się resztą. Minimalizuje to ryzyko przypadkowego pominięcia procedury lub materiału w równaniu.
Kolejną zaletą oprogramowania do szacowania jest to, że umożliwia ono konstruktorowi sprawdzenie ostatecznych kosztów pracy i porównanie ich z początkową ofertą. Oferty można następnie sprawdzić, aby sprawdzić, w jaki sposób można je zwiększyć. Estymator może podjąć decyzję o zmianie definicji konkretnego zadania w bazie danych oprogramowania, wymagając mniejszej ilości materiału lub mniejszej liczby godzin pracy.
Oprogramowanie do składania ofert budowlanych nie jest zbyt drogie, a większość programów mieści się w przedziale cenowym od 60 do 250 dolarów, w zależności od możliwości oprogramowania. Większość programów do składania ofert budowlanych jest zaprojektowana do współpracy z programem Excel firmy Microsoft, inne zaś są samodzielnymi aplikacjami.
