Jeśli kiedykolwiek zamawiałeś produkt lub materiały eksploatacyjne do swojego sklepu detalicznego, mogłeś zostać zapytany o numer zamówienia zakupu. Zamówienie zakupu (PO) to pisemna umowa sprzedaży pomiędzy kupującym a sprzedającym, zawierająca szczegółowe informacje na temat towarów lub usług, które mają być świadczone od jednego dostawcy. Określi warunki płatności, daty dostawy, identyfikację przedmiotu, ilości, warunki wysyłki oraz wszystkie inne obowiązki i warunki.
Zamówienia zakupu to zazwyczaj wstępnie wydrukowane, ponumerowane dokumenty wygenerowane przez system zarządzania finansami sprzedawcy detalicznego. Innymi słowy, jeśli korzystasz z oprogramowania księgowego takiego jak Szybkie Książki, gdy zamawiasz produkty od dostawcy, utworzy on dla Ciebie zamówienie zakupu w systemie. Celem zamówienia zakupu jest utworzenie możliwego do śledzenia dokumentu w systemie księgowym lub systemie POS, który można wykorzystać na wiele korzystnych sposobów w prowadzeniu firmy.
Jak zamówienia zakupu współpracują z systemem magazynowym
- PO informuje Twój system magazynowy o tym, co masz na zamówienie. Jeśli używasz systemie otwartym na zakup, wie, że nie należy zamawiać więcej produktów, ponieważ są one już zamówione.
- Może ustalić szczegóły zakupu ze sprzedawcą. Na przykład zawiera oczywiście ilość każdego zamawianego produktu, ale także szczegółowo opisuje sposób płatności, warunki płatności za produkty (m.in. randki) oraz sposób, w jaki chcesz, aby produkty zostały wysłane do Twojego sklepu.
- Wielu dostawców ma ustawiony lub domyślny system, którego używa do fakturowania i transportu. Tak więc, bez żadnych instrukcji, na przykład podczas wysyłki do Ciebie domyślnie będą korzystać z przesyłki UPS Ground. Ale możesz potrzebować tego szybciej, a PO może to zakomunikować.
- PO jest dokumentem odpowiedzialności wszystkich stron. Bardzo łatwo jest popełnić błąd podczas składania zamówienia. Ale kiedy wszystko jest na piśmie, trudno dyskutować. Pamiętam wiele razy, gdy otrzymałem nieprawidłowe faktury i faktury od dostawcy, ale miałem kopię zapasową zamówienia i udało mi się je cofnąć lub naprawić.
- Jednym z przykładów jest to, że dostałem fakturę na 300 pudła kremu do butów, kiedy zamówiłem 300 sztuki. W pudełku znajduje się 100 sztuk, więc można sobie wyobrazić o ile wyższa była faktura niż miała być.
- Kiedy towar dotrze od dostawcy, możesz sprawdzić go w PO i upewnić się, że przesyłka jest prawidłowa.
- Wreszcie umożliwia zaangażowanie wszystkich pracowników. Na przykład jeden pracownik może zamówić, a inny może odebrać.
Kolejną zaletą zamówień jest zdolność kredytowa. Banki często będą sprawdzać Twoje zamówienia, aby ustalić, czy jesteś wypłacalny. Solidny proces zamówienia zakupu może pomóc w uzyskaniu zatwierdzenia. Słaby spowoduje, że nie dostaniesz pożyczki. Można go również wykorzystać do kredytu u dostawcy. Na przykład niektórzy dostawcy mogą wymagać zapłaty gotówką przy składaniu zamówienia. Po pewnym okresie prowadzenia interesów z Tobą mogą zezwolić Ci na złożenie zamówienia zakupu w zamian za kartę kredytową. To jest ogromne w zarządzaniu przepływ środków pieniężnych.
PO są powszechną praktyką w handlu detalicznym. Każde oprogramowanie POS lub oprogramowanie księgowe, które możesz zainstalować w swoim sklepie, będzie zawierało komponent PO.
