Twoja propozycja wydarzenia jest przede wszystkim odzwierciedleniem Twojego klienta. Ponieważ planowanie wydarzenia wymaga dostosowania go do potrzeb i budżetu klienta, Twoja propozycja powinna odzwierciedlać wydarzenie, które jest osobiste i niepowtarzalne. Możesz użyć szablonu jako ogólnego przewodnika do rozpoczęcia pisania propozycji wydarzenia, ale następnie dostosuj go i uwzględnij indywidualne usługi świadczone dla każdego klienta.
Uwaga przed rozpoczęciem
Pierwszym krokiem jest spotkanie się z Tobą potencjalny klient aby omówić plany związane z tym wydarzeniem, jego cel, liczbę gości i cele, które mają nadzieję osiągnąć. Oprócz daty, godziny i pożądanej lokalizacji zanotuj wszelkie pomysły dotyczące tematu, cateringu, ogólnej estetyki, kolorów lub atmosfery omawiane podczas tego spotkania.
Rozpoczęcie pracy nad propozycją wydarzenia
Każda propozycja powinna być pisana z myślą o kliencie. Planowanie wydarzenia to firma usługowa, a to właśnie obsługa, osobisty kontakt i kreatywne podejście tworzą wydarzenie sukces i zapadanie w pamięć – dwie cechy, które znacznie przyczyniają się do generowania nowych klientów dla Twojej firmy biznes. Propozycje powinny być dobrze napisane i dokładnie przestudiowane, podając niezbędne szczegóły, aby klient mógł sobie wyobrazić, co masz na myśli.
- Przedstaw siebie i projekt. Rozpocznij od krótkiego przedstawienia Ciebie i Twojej firmy zajmującej się planowaniem wydarzeń. Podaj szczegółowe informacje, takie jak czas prowadzenia działalności i doświadczenie zawodowe. Niektórzy planiści umieszczają tę sekcję na końcu, podobnie jak biografia autora książki na obwolucie lub tylnej okładce.
- Napisz atrakcyjny opis wydarzenia. Podsumuj faktyczne wydarzenie, włączając szczegóły omawiane podczas spotkań, takie jak cel wydarzenia, ogólne ramy czasowe, liczba gości i możliwe miejsca. Jeśli nie jesteś utalentowanym pisarzem, znajdź lub zatrudnij kogoś, kto zna się na słowach, aby ta sekcja była jak najbardziej atrakcyjna.
- Lista wszystkich świadczonych usług. Ta sekcja jest szczególnie ważna. Klient musi dokładnie wiedzieć, jakie usługi będziesz świadczyć na potrzeby tego wydarzenia. Lista kontrolna z punktorami wyraźnie pokazuje różne usługi, które są uwzględnione. To podejście sprawdza się dobrze w przypadku mniejszych uroczystości, takich jak wieczór panieński czy uroczyste kolacje, a klient może łatwo zobaczyć, co będziesz robić i jakich dostawców będziesz używać. W przypadku większych wydarzeń o wielu funkcjach, takich jak koktajl lub lunch, możesz utworzyć sekcje dla każdego aspektu wydarzenia, a następnie wymienić konkretne usługi świadczone w ramach każdego z nich.
- Pokaż swoją poprzednią pracę. Jeśli w przeszłości planowałeś podobne wydarzenia, dołącz zdjęcia tych wydarzeń, aby zaprezentować swoją pracę. Wizualne reprezentacje mogą pomóc klientowi zobaczyć, co potrafisz, i stanowią dla Ciebie doskonałą gwarancję, że Twój styl pasuje do jego wizji. Posiadanie rzeczy do porównania może naprawdę pomóc w usprawnieniu wydarzenia, gdy nadejdzie czas przełomu.
- Uwzględnij w całym tekście informacje pieniężne. Podczas gdy klient może czytać Twoją propozycję i przyswajać wszystkie szczegóły i obrazy wydarzenia, które sobie wyobrażasz, takie nastawienie zwykle zmienia bieg, jeśli chodzi o sekcję mówiącą o pieniądzach. Nie chcesz, aby proces nagle się zatrzymał, więc unikaj nagłych zmian w języku lub tonie wszystkich spraw i faktów. Zatytułuj sekcję „Proponowane koszty” i kontynuuj prowadzenie klienta przez aspekty tego wydarzenia, dokładnie przedstawiając koszty, jednocześnie dodając ceny w całej ofercie. Pomóż swojemu klientowi postrzegać Twoją propozycję jako serię kroków, z których każdy obejmuje inne usługi i powiązane koszty. Podaj szczegółowe podsumowanie zawierające cenę każdego przedmiotu i jego cel, aby klient mógł wyobrazić sobie wydarzenie i zrozumieć związane z nim koszty.
Ostatnie słowo
Ostatnią częścią Twojej propozycji jest podziękowanie za rozpatrzenie. Podaj dane kontaktowe — w tym adres strony internetowej, adres e-mail i numer telefonu — aby potencjalni klienci mogli skontaktować się z Tobą w przypadku jakichkolwiek pytań lub, co jeszcze lepsze, zatrudnić Cię na dane stanowisko.
