Czy wysyłanie ponagleń jest wyzwaniem w Twojej małej firmie? Nie jesteś sam. Wielu właścicieli firm nie wie, jak napisać skuteczny tekst list windykacyjny lub posiadasz próbkę, którą mogą wykorzystać jako odniesienie.
Ponaglenia powinny spełniać dwie funkcje: 1) zachować dobrą wolę klienta i 2) pomóc Ci uzyskać zapłatę.
Ponaglenie działa, gdy skutkuje płatnością lub ustaleniami dotyczącymi płatności od Twoich klientów. Jeśli wysyłasz ponaglenia i nie otrzymujesz odpowiedzi, czas przerobić szablon ponaglenia.
Aby zrozumieć najlepsze praktyki tworzenia ponagleń, poniżej dostępny jest przykładowy ponaglenie.
Kiedy stosować ponaglenie
Odbiór rozpoczyna się w momencie wysłania faktury, na której powinien być określony termin płatności. Kiedy ten termin minie, czas zacząć myśleć o wystosowaniu ponaglenia. Nie czekaj zbyt długo. Lepiej wysłać przypomnienie wcześniej niż później. Pamiętaj, to są pieniądze, które są Ci należne. Im dłużej zwlekasz z ich odbiorem, tym większe obciążenie może to stanowić dla Twojej firmy.
Jeśli nie jesteś pewien, co napisać, skorzystaj z przykładowego szablonu poniżej.
Przykładowy list windykacyjny
styczeń 8, 2021.
Hydraulika Franków
Główna ulica 123
Gdziekolwiek, NH 05000.
Numer konta lub numer faktury: 123
Saldo należne lub przeterminowane Saldo: 100,00 USD.
Drogi Jimie,
Przypominamy, że saldo Twojego konta w wysokości 100,00 USD było zaległe na dzień 1 listopada. 28, 2020.
Proszę o wpłatę tej kwoty jeszcze dzisiaj. Dla Państwa wygody załączam kopertę płatniczą ze znaczkiem.
Dziękujemy za dokonanie płatności.
Z poważaniem,
Franka Smitha
Hydraulika Franków.
Jak widać z powyższego przykładowego ponaglenia, najskuteczniejsze ponaglenia są krótkie, na temat i łatwe do odczytania. Staraj się unikać długich lub mylących słów i zdań. Bardziej bezpośredni list prowadzi do mniejszej liczby nieporozumień.
Wskazówki dotyczące listu windykacyjnego
Twój ponaglenie powinno:
- W pierwszym zdaniu podaj powód swojego listu
- Wyjaśnij więcej na temat pierwszego zdania w drugim zdaniu
- Zaproponuj rozwiązanie
- Podziękuj odbiorcy
Twój ponaglenie jest odzwierciedleniem Twojej firmy, więc zachowaj profesjonalizm i pamiętaj o podpisaniu każdego listu osobiście. Pamiętaj, że Twój list ma na celu nakłonienie kogoś do przesłania Ci pieniędzy. Twoje sformułowania i ton mają kluczowe znaczenie, zwłaszcza jeśli jest to klient, z którym chcesz nadal robić interesy. Zawsze zakładaj, że klient zapłaci.
Dobrym pomysłem jest także załączenie koperty z wpłatą. Jeśli na kopercie płatniczej możesz uwzględnić opłatę pocztową, będzie lepiej. Im łatwiej ułatwisz klientowi dokonanie płatności, tym większe masz szanse na otrzymanie zapłaty.
