Chociaż wyrażenie to „zgłosić chorobę”, często akceptowalnym sposobem jest e-mail poinformuj swojego menadżera, że jesteś chory i nie będę mogła przyjść do pracy. Zanim jednak klikniesz „wyślij”, upewnij się, że Twój e-mail jest poprawnie sformułowany, aby uniknąć negatywnych konsekwencji – dla Ciebie, Twojego zespołu lub szefa. Ponadto warto sprawdzić podręcznik pracownika, aby wiedzieć, kiedy wymagane jest zaświadczenie lekarskie.
Opcje zgłaszania choroby
Zanim wyślesz e-mail z informacją do szefa, że jesteś chory, upewnij się, że w ten sposób oczekuje się od Ciebie powiadomienia, że nie będzie Cię w biurze lub online, jeśli pracujesz zdalnie. Pamiętaj także, aby określić, czy będziesz dostępny do pracy.
W wielu organizacjach dni chorobowe stały się dniami „odpowiadania na e-maile z domu”.
W swoim e-mailu wyraźnie określ, czy jesteś zbyt chory, aby odpowiadać na e-maile lub czy planujesz okresowe wizyty.
Poinformuj także swojego przełożonego, czy możesz odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą pojawić się podczas Twojej nieobecności.
Jeśli jesteś zbyt chory lub zarażony, aby pracować, ale uważasz, że są jakieś zadania, które możesz mimo to wykonać w domu, z pewnością możesz zapytać swojego przełożonego, czy możliwa jest w tym dniu praca zdalna. Dzięki temu unikniesz konieczności wziąć płatny lub bezpłatny dzień chorobowy. Najgorsze, co może powiedzieć Twój przełożony, to „nie” (być może tylko dlatego, że woli, abyś poświęcił ten dzień na pełną regenerację i jak najszybszy powrót do pracy).
Choć śledzenie e-maili nawet w dni chorobowe może wydawać się kuszące, pamiętaj, że czasami odpoczynek jest niezbędny, aby odzyskać siły. A praca w niesprzyjającą pogodę może prowadzić do niechlujnych błędów. Jeśli więc chcesz odłączyć się od poczty e-mail i uniknąć wszelkiej pracy, zrób to.
Przykładowe wiadomości e-mail dotyczące dni chorobowych
Skorzystaj z tej przykładowej wiadomości e-mail dotyczącej dnia zwolnienia lekarskiego, jeśli będziesz brać urlop chorobowy i jeśli e-mail – w przeciwieństwie do rozmowy telefonicznej lub SMS-a – jest akceptowalnym sposobem powiadomienia przełożonego.
Temat: Twoje imię - Dzień chorobowy
Drogi przełożonym Imię:
Ze względu na chorobę osobistą nie będę mógł dzisiaj pojawić się w pracy. Jeden ze dni chorobowych wykorzystam na pokrycie tej nieobecności w pracy.
Proszę dać mi znać, jeśli będę mógł przekazać dalsze informacje. Będę sprawdzać pocztę w ciągu dnia.
Z poważaniem,
Twoje imię
Temat: Nieobecność Michaela Doringa
Szanowna Pani Kelly,
Proszę o przyjęcie niniejszego pisemnego zawiadomienia o mojej nieobecności w dniu 27 sierpnia 2020 r. Ze względu na chorobę nie mogłem przyjść do pracy.
Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, daj mi znać.
Z poważaniem,
Michaela Doringa
Co uwzględnić w e-mailu
Przekaż swojemu przełożonemu ważne informacje o tym, dlaczego Cię nie będzie, ale nie podawaj zbyt wielu szczegółów na temat dokładnego charakteru Twojej choroby. Nikt nie chce wyobrażać sobie szczegółów! Oto kilka szczegółów, które warto uwzględnić w swojej notatce:
Niezależnie od tego, czy będziesz sprawdzać pocztę e-mail. Możesz także podać swój numer telefonu, na wypadek, gdyby pojawiła się coś pilnego.
Jeśli bierzesz płatny urlop. Wspomnij, czy planujesz wziąć płatny czy bezpłatny dzień chorobowy.
Wyjaśnij, czego będziesz brakować. Jeśli jesteś w trakcie realizacji projektu lub przegapisz ważne spotkanie, możesz udostępnić tę informację. Możesz powiedzieć coś w stylu: „Marisa powinna być na bieżąco, jeśli będą jakieś pytania dotyczące propozycji Richardsona” lub „Zrobię, co w mojej mocy”. najlepiej zadzwonić na spotkanie zespołu w południe” lub „Wyślę też e-mail do Tanishy, żeby mogła relacjonować moje media społecznościowe obowiązki."
Kiedy wysłać e-mail
Bądź uprzejmy wobec swojego przełożonego, współpracowników i – jeśli ma to zastosowanie – swoich klientów. Gdy tylko się o tym dowiesz, powiadom ich, że będziesz chory. Możesz wysłać e-mail w środku nocy lub z samego rana, kiedy zadzwoni budzik i zorientujesz się, że nie będziesz w stanie wstać z łóżka.
Na pewno będziesz chciał unikać wysyłania e-maili w momencie, gdy powinieneś przybyć do pracy lub, co gorsza, po godzinie rozpoczęcia. Może to sprawiać wrażenie, jakbyś przespał alarm, i może sprawić, że współpracownicy będą starali się zająć Twoją pracą w czasie, gdy przełożony znajdzie dla Ciebie zastępstwo.
Możesz także wysłać e-mail do swojego zespołu, informując go, że będziesz chory; informowanie wszystkich na bieżąco pomoże im dostosować się do Twojej nieobecności tak sprawnie i szybko, jak to możliwe.
Skonfiguruj wiadomość o nieobecności
Umieść odpowiedź o nieobecności na swoim służbowym koncie e-mail i/lub koncie telefonicznym. Możesz w nim poinformować osoby próbujące się z Tobą skontaktować, że tego dnia nie będziesz odpowiadać na e-maile.
Dobrym pomysłem jest także skierowanie ich do kogoś innego, kto może pomóc w przypadku pilnych pytań i wątpliwości podczas Twojej nieobecności. Anuluj także lub przenieś wszystkie spotkania, na których nie będziesz mógł się odbyć.
Kluczowe dania na wynos
Powiadom swojego przełożonego o chorobie za pomocą poczty elektronicznej. W wiadomości napisz, czy będziesz sprawdzać pocztę, czy też będziesz całkowicie offline.
Nie udostępniaj zbyt wielu szczegółów. Możesz po prostu powiedzieć: „Biorę zwolnienie lekarskie” lub „Źle się czuję”. Nie ma potrzeby podawania szczegółów dotyczących charakteru Twojej choroby.
Odpowiednio zaplanuj czas wysyłania wiadomości e-mail. Upewnij się, że dotrze przed godziną rozpoczęcia.
Miej kopię zapasową na miejscu. Jeśli pracujesz nad pilnymi projektami lub otrzymujesz e-maile wymagające natychmiastowej odpowiedzi, poproś innego pracownika, aby zajmował się Twoją pracą podczas zwolnienia lekarskiego.
