Rejestr zatrudnienia (ROE) to formularz, który Kanadyjscy pracodawcy należy wypełnić i złożyć w Service Canada w przypadku, gdy pracownikowi posiadającemu zarobki podlegające obowiązkowi składkowemu przerwana jest praca w zarobkach (patrz poniżej).
Jaki jest cel aktu zatrudnienia?
Według Service Canada „Zapis zatrudnienia” to „najważniejszy dokument pozwalający na ustalenie roszczenia z tytułu ubezpieczenia zatrudnienia (EI). Serwis Kanada... wykorzystuje informacje o ROE w celu ustalenia, czy dana osoba kwalifikuje się do świadczeń EI, stawki świadczenia i czasu trwania jej roszczenia.”
Service Canada stosuje również ROE, aby mieć pewność, że nikt nie wykorzysta funduszy Ubezpieczenia Pracy w niewłaściwy sposób ani nie otrzyma świadczeń przez pomyłkę.
Jako pracodawca liczy się jednak to, że musisz wypełnić formularz aktu zatrudnienia każdego pracownika, który doświadcza przerwy w zarobkach, nawet jeśli pracownik nie zamierza ubiegać się o ubezpieczenie pracownicze korzyści.
Pamiętaj, że musisz także wystawić ROE swoim pracownikom, jeśli jesteś pracodawcą spoza Kanady i działającym na terenie Kanady.
Co oznacza przerwa w zarobkach?
Przerwa w zarobkach ma miejsce, gdy:
- pracownik odchodzi
- pracownik zostaje zwolniony lub zwolniony
- pracownik miał lub przewiduje się, że będzie miał siedem kolejnych dni kalendarzowych bez pracy i bez zarobków podlegających ubezpieczeniu od pracodawcy. Nazywa się to zasadą siedmiu dni. Zasada siedmiu dni nie dotyczy Pośredników w obrocie nieruchomościami, pracowników o niestandardowym grafiku pracy oraz sprzedawców prowizyjnych.
- wynagrodzenie pracownika spada poniżej 60% regularnych tygodniowych zarobków z powodu choroby lub urazu, ciąży, konieczności sprawowania opieki przez rodzica nowo narodzonych lub adoptowanych dzieci lub konieczności zapewnienia opieki lub wsparcia członkowi rodziny, który jest ciężko chory i wiąże się ze znacznym ryzykiem śmierci.
W każdym z tych przypadków, jako kanadyjski pracodawca, będziesz musiał wypełnić ROE pracownika – niezależnie od tego, czy myśli on o ubieganiu się o świadczenia z Ubezpieczenia Pracy, czy nie.
To, jak szybko należy złożyć ROE w Service Canada, zależy od tego, czy składasz ROE w formie papierowej, czy przesyłasz go elektronicznie. (Patrz poniżej.)
Uzupełnianie akt zatrudnienia
W formularzu Dane o zatrudnieniu wprowadzasz szczegółowe informacje na temat historii zatrudnienia pracownika w Twojej firmie, w tym jego zarobki podlegające obowiązkowi składkowemu i godziny podlegające ubezpieczeniu.
Ewidencja zatrudnienia może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.
Korzystanie z papierowych zapisów zatrudnienia
Papierowe ROE mogą być nadal używane, jeśli nie możesz wystawić elektronicznych ROE.
Jeśli używasz papierowego formatu ROE, musisz go wystawić w ciągu pięciu dni kalendarzowych od pierwszego dnia przerwy w zarobkach lub w ciągu pięciu dni od pierwszego dnia, w którym dowiedziałeś się o przerwaniu pracy przez pracownika zyski.
Po wypełnieniu formularza będziesz:
- Pierwszą kopię (oryginał) przekaż swojemu pracownikowi jako dowód zarobków podlegających obowiązkowi składkowemu w celu ubiegania się o świadczenia EI.
- Wyślij drugi egzemplarz (niebieski) do Service Canada, jak wskazano w formularzu.
- Trzecią kopię (białą) przechowuj w swoich aktach przez sześć lat.
Potrzebujesz więcej papierowych formularzy ROE? Aby je zamówić, skontaktuj się z Centrum Kontaktu Pracodawcy.
Korzystanie z elektronicznej ewidencji zatrudnienia
Rejestr Zatrudnienia w sieci (ROE Web) to bezpieczna aplikacja internetowa stworzona i utrzymywana przez rządu kanadyjskiego, aby pracodawcy mogli tworzyć, przesyłać, poprawiać i drukować 53-tygodniowe ROE elektronicznie. Możesz także zaimportować dane ROE z powrotem do swoich lista płac system. Możesz zarejestrować się w ROE Web online.
Termin wydania elektronicznego aktu zatrudnienia zależy od rodzaju okresu rozliczeniowego obowiązującego w Twojej firmie.
Jeśli okres rozliczeń w Twojej firmie jest tygodniowy, dwutygodniowy lub półmiesięczny (dwa razy w miesiącu), masz do pięciu kalendarzy dni po upływie okresu rozliczeniowego, w którym przerwa w zarobkach pracownika nastąpiła w celu wydania karty elektronicznej IKRA.
Jeśli Twoja firma ma miesięczny okres rozliczeniowy lub płaci pracownikom co cztery tygodnie, musisz wystawić ROE:
- Pięć dni kalendarzowych po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym pracownik doświadcza przerwy w zarobkach; Lub
- 15 dni kalendarzowych od pierwszego dnia przerwy w otrzymywaniu zarobków, w zależności od tego, która data jest wcześniejsza.
Service Canada dysponuje wykresem podsumowującym terminy ROE według okresu płatności.
Wypełniając i składając ROE drogą elektroniczną, nie ma potrzeby drukowania kopii papierowej dla swoich pracowników. Pracownicy, którzy zarejestrowali się w serwisie internetowym My Service Canada Account, mogą przeglądać i drukować kopie swoich elektronicznych ROE.
Pomoc w wypełnianiu i składaniu akt zatrudnienia
Przewodnik Service Canada „Jak wypełnić formularz aktu zatrudnienia” zawiera szczegółowe informacje na ten temat oraz instrukcje blok po bloku dotyczące wypełniania aktu zatrudnienia. Zawiera także przykłady wypełnionych, zarówno papierowych, jak i elektronicznych Akt Zatrudnienia.
