Przed kryzysem związanym z koronawirusem firmy same decydowały, czy chcą pracowników do pracy zdalnej lub wymagać obecności w biurze w pełnym wymiarze godzin. Nagle świat wywrócił się do góry nogami, a większość firm musiała przejść na model pracy zdalnej i dostosować się do niego.
Jednak nawet gdy zalecenia dotyczące pozostania w domu w końcu dobiegną końca, umiejętność skutecznego prowadzenia spotkań na odległość nadal będzie świetną umiejętnością. Jest również prawdopodobne, że doświadczenie pracy zdalnej – przynajmniej przez część, jeśli nie przez cały czas – zyska niektórych zwolenników. Oto 10 sposobów, które pomogą Ci zwiększyć efektywność spotkań zdalnych.
Potrzebujesz świetnych narzędzi technologicznych
Kiedy pracujesz w kultura „przynieś własne urządzenie”. (BYOD) ludzie będą mieli do dyspozycji różnorodne systemy i możliwości. Twoi pracownicy mogą jednak nie mieć tego, czego potrzebują, aby wziąć udział w udanej wideokonferencji. Rozważ standaryzację laptopów lub przynajmniej ustalenie minimalnego standardu, aby wideokonferencje były przejrzyste i skuteczne.
Będziesz chciał mieć kilka rodzajów technologii uzgodnionych na potrzeby zdalnych spotkań, aby pracownicy stali się wydajni i doświadczeni. Może to również oznaczać inwestycję w wysokiej jakości zestawy słuchawkowe, które mogą pomóc w wyciszeniu szumów otoczenia i zapobiegnięciu sprzężeniu zwrotnemu ze strony innych osób biorących udział w rozmowie wideo.
Trzymaj się podstaw udanego spotkania w przypadku spotkań zdalnych
Rozmowy poboczne i pogawędki przed spotkaniem twarzą w twarz są powszechne, ale nie zawsze sprawdzają się tak dobrze w sytuacjach wirtualnych. Eksperci ds. spotkań, Bob Frisch i Cary Greene, sugerują posiadanie formalnej struktury, przypisanego moderatora, harmonogram i ustalenie limitów czasowych, aby zapewnić płynny przebieg wirtualnego spotkania.
Jak przy każdym udanym spotkaniu, musisz także od razu powiedzieć, dlaczego zwołujesz spotkanie, jaki jest jego cel i czego oczekujesz, że decyzja, wyniki lub rezultaty będą wyglądać później.
Nie lekceważ czynnika socjalizacji
Istnieje wiele powodów, dla których zdalni pracownicy mogą chcieć organizować spotkania: dzielenie się informacjami, burza mózgów na temat rozwiązań, koordynacja działań i po prostu ogólnie budowanie zespołu. Ale jednym z ważnych powodów organizowania spotkań na odległość jest socjalizacja. Zespoły zlokalizowane zdalnie muszą budować więzi społeczne, aby lepiej współpracować. W tej chwili może być konieczne zorganizowanie większej liczby spotkań niż w „normalnych” czasach, ponieważ tak wiele osób czuje się odizolowanych i odłączonych od siebie.
„Im bardziej możesz teraz zbudować poczucie wspólnoty, tym lepiej dla zdrowia emocjonalnego wszystkich i wydajności w pracy” – mówi autor oraz dyrektor wykonawczy agencji cyfrowej Howard Tiersky. „Dobrze zorganizowane spotkanie może być dobrym punktem w ponurym i przygnębiającym dniu”.
Wirtualny lodołamacz lub ćwiczenie pomoże Ci również pozytywnie rozpocząć zdalne spotkanie i zachęci do rozsądnego przejścia do głównego tematu, zamiast czczej pogawędki. Nawet pomaga zabawa w lodołamaczu podgrzej rozmowę w grupie.
Wyciszenie, gdy jest to konieczne
Hałasy w tle, takie jak ludzie robiący notatki na laptopach, powodują ogromny hałas podczas wirtualnego spotkania. Przypomnij uczestnikom, aby włączyli wyciszenie, jeśli będą pisać (chyba że mówią) lub jeśli w tle słychać inne dźwięki, takie jak dzieci, telewizor, ruch uliczny lub zwierzęta.
Podziel się swoimi reakcjami
Mimo że widzisz członków swojego zespołu, im więcej osób uczestniczy w zdalnym spotkaniu, tym mniej możesz to zrobić widzieć wzajemne sygnały mimiczne i czytać mowę ciała – istotne elementy komunikacji w takim przypadku środowisko. Może to prowadzić do nieprzyjemnych wrażeń.
Kiedy ludzie są wyciszeni, w połączeniu z brakiem mowy ciała i ogólną niezręcznością związaną ze spotkaniem na odległość, możesz mieć problemy z określeniem, jak ludzie reagują.
Jeśli ktoś opowie dowcip, powiedz na głos: „To zabawne”, ponieważ może nie zobaczyć Twojego uśmiechu lub usłyszeć chichotu.
Należy przestrzegać zasad ubioru podczas spotkań zdalnych
Praca w domu na ogół zapewnia bardziej zrelaksowany dzień pracy, ale niektórzy ludzie postępują z umiarem. Na przykład sędzia na Florydzie musiał przypominać prawnikom, aby wstali z łóżka przed wirtualnymi rozprawami sądowymi i włożyli zwykłe ubranie.Upewnij się, że Twoi pracownicy znają firmę oczekiwania co do stroju biznesowego.
Daj wszystkim uczestnikom szansę na zabranie głosu
Podczas regularnego spotkania możesz spodziewać się, że ludzie zabiorą głos, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ze względu na brak sygnałów społecznych i zalecane wyciszenie ludzie mogą mieć trudności z powiedzeniem tego, co powinni powiedzieć. The Facylitator lub lider spotkania powinien zapytać ludzi specjalnie po to, aby zabrać głos lub dać wszystkim uczestnikom szansę na wyrażenie opinii lub podzielenie się pomysłami.
Podczas spotkania zdalnego niektórzy pracownicy czują się swobodniej, rozmawiając, a Ty nie chcesz, aby ktokolwiek dominował. Dlatego też facylitator może chcieć zwracać się do osób po imieniu, aby umożliwić każdemu członkowi zespołu komunikację.
Skorzystaj z funkcji czatu i możliwości wideo narzędzia
Jeśli Twoje narzędzie do wirtualnych spotkań ma funkcję czatu, powiedz innym, aby z niego korzystali. Okno czatu to cenne miejsce, w którym można zapisywać ważne pomysły i zadawać pytania bez przerywania prezenterowi.
Możesz także poprosić uczestników zdalnych spotkań o włączenie komponentu wideo narzędzia lub laptopa. Jest to przydatny sposób, aby pomóc innym skupić się na zadaniu i efektywnie uczestniczyć w zdalnym spotkaniu.
Jeśli się widzicie, wiecie, czy wasz współpracownik jest zaangażowany w spotkanie, czy nie. Jeśli korzystasz z kontaktu wzrokowego, poproś uczestników, aby usiedli w spokojnej części domu i nie rozpraszają wzroku.
Nie bój się rozwiązywać trudnych problemów podczas zdalnego spotkania
Jak wspominają Frisch i Greene z Harvard Business Review, kuszące może być po prostu zasugerowanie, aby wszyscy zaczekali, aż wrócą do biura, aby zająć się pewnymi pilnymi kwestiami.Ale już teraz musisz zająć się aktualnymi tematami. Pozwala im to na odkładanie problemów na później przyspieszyć, co przynosi efekt przeciwny do zamierzonego w biznesie.
Traktuj ludzi z życzliwością i szacunkiem
Chociaż ludzie są bardziej skrępowani przed kamerą niż podczas rozmów twarzą w twarz, okazywanie uprzejmości jest zawsze dobrą radą w przypadku każdej formy spotkania. Nie krytykuj ludzi podczas spotkania za oświetlenie, rozmieszczenie kamery lub inne problemy wizualne. Czas na poprawienie tych rzeczy jest przed spotkaniem jeden na jednego.
Konkluzja
Mamy nadzieję, że dzięki tym wskazówkom Twoje spotkania zdalne staną się bardziej skuteczne i wartościowe. Powinny służyć nie tylko jako narzędzie, dzięki któremu Twoi pracownicy poczują się bardziej komfortowo, siedząc z przodu kamery i brania udziału, ale wzmocnij swoją zdolność do prowadzenia i zarządzania przepływem rozmowa. I podobnie jak wiele wcześniejszych wyzwań zawodowych, Twoje wirtualne spotkania będą się udoskonalać z czasem, praktyką, wytrwałością i cierpliwością.
