Nienawidzisz zbierać pieniędzy? Dołączyć do klubu. Najnowsze sondaże OPEN Small Business Network przeprowadzone przez American Express pokazują, że należności są głównym problemem związanym z przepływami pieniężnymi właścicieli małych firm. Aby mieć pewność, że otrzymasz zapłatę, skorzystaj z poniższych wskazówek i najlepszych praktyk dotyczących windykacji.
Zajmij pozytywne stanowisko
Nie bierz tego do siebie, jeśli Twoi klienci nie płacą rachunków na czas. Sprawdź, dlaczego rachunek jest opóźniony. Może się zdarzyć, że Twój klient po prostu zapomniał. Aby uniknąć tego typu nieodebranych płatności, należy delikatnie przypominać o płatności bezpośrednio po terminie płatności faktury.
Stopniowo zwiększaj bezpośredniość
Jednym z sekretów windykacji małych firm jest stopniowe zwiększanie z biegiem czasu asertywności w dalszej komunikacji. Twój pierwszy telefon, list lub e-mail powinien rozwiać wątpliwości klienta i nadać mu pozytywny i pomocny ton. Jednak przy trzecim ponagleniu lub korespondencji ton może być bardziej bezpośredni i stanowczy (ale nigdy nie będzie obraźliwy lub nieprofesjonalny).
Użyj wielu kanałów
W dzisiejszej epoce elektroniki fakturowanie i windykacja za pośrednictwem poczty elektronicznej jest proste i szybkie, ale nie jest pozbawione problemów. Korespondencja e-mailowa może łatwo zostać zakopana w przepełnionej skrzynce odbiorczej. Skorzystaj z dodatkowych sposobów dotarcia do klientów, którzy nie dokonali płatności. Odebranie telefonu to świetny pierwszy krok, natomiast list polecony może zostać wezwany po tygodniach braku odpowiedzi.
Wzmacniaj pozycję właściwych ludzi
Dla mnie, właściciela małej firmy, pokusa jest ogromna, aby sprzedawcy sami obsługiwali swoje należności, ale znacznie lepiej jest przypisać jedną osobę do windykacji. Wyznacz lidera windykacji i zapewnij odpowiednie wsparcie, szkolenia i zachętę do prawidłowego wykonania swojej pracy.
Zadzwoń do Heavy Hitterów
Po licznych telefonach i korespondencji dotyczącej ponagleń możesz dojść do punktu, w którym konto będzie już dawno przeterminowane. Jeśli to konieczne, możesz rozważyć zatrudnienie agencji windykacyjnej, która zajmie się tymi zaległymi klientami. Poświęcanie zbyt dużej ilości czasu i zasobów może wyczerpać Twoją działalność.
Nie ignoruj FDCPA
Istnieją przepisy ustawowe i wykonawcze regulujące sposób, w jaki agencje windykacyjne mogą zająć się windykacją długu. Komornicy nie mogą okłamywać, wprowadzać w błąd ani nękać klientów. Upewnij się, że wybrana agencja windykacyjna przestrzega Ustawa o uczciwych praktykach windykacyjnych i windykacyjnych (FDCPA).
Uruchom raport kredytowy
Zmniejsz liczbę zaległych rachunków, sprawdzając zdolność kredytową potencjalnego klienta lub klienta przed sfinalizowaniem transakcji. Spodziewaj się, że wydasz co najmniej 30 dolarów na raport Dun & Bradstreet (D&B). D&B wykorzystuje dane zgłaszane samodzielnie, ale zwiększa wiarygodność, włączając dane bankowe od dostawców firmy, wnioski o ogłoszenie upadłości, źródła medialne, pozwy, zastawy i wyroki.
Zawsze sprawdzaj referencje
Każdej małej firmie planującej podpisać „wielką umowę” zaleca się sprawdzenie referencji handlowych i bankowych. Samo skontaktowanie się z bankiem potencjalnego klienta lub partnera może ujawnić ważne informacje dotyczące relacji bankowych oraz sposobu, w jaki utrzymywali oni swoje konta w przeszłości. Podobnie jak sprawdzenie przeszłości, wykonanie tego kroku może wykryć potencjalne sygnały ostrzegawcze jeszcze przed wydrukowaniem faktury.
Konkluzja
Prowadzenie procesu windykacji to obowiązek odnoszącego sukcesy właściciela przedsiębiorstwa. Zbyt wiele małych przedsiębiorstw traktuje przeterminowane należności i windykację jako niski priorytet. Ważne jest monitorowanie przepływów pieniężnych i przeterminowanych należności co miesiąc lub częściej. Umorzenie nieściągalnych długów jest w porządku, ale ostatecznie mądrze jest zająć się sprawą, która będzie miała wpływ na Twój rozwój.
Potrzebujesz pomocy w napisaniu pisma windykacyjnego? Przejrzyj przykładowe ponaglenia, aby uzyskać pomysły.
