Jednym z najważniejszych zadań restauracji jest zarządzanie zapasami, czyli proces śledzenia, analizowanie i dostosowywanie kosztów i wykorzystania zapasów (takich jak żywność i zapasy) przychodzących i wychodzących drzwi.
Nieefektywne zarządzanie zapasami restauracji może prowadzić do utraty zysków, alienacji klientów i złej reputacji branży. Dlatego wdrażanie i utrzymywanie wydajnego, dokładnego i skutecznego systemu inwentaryzacji – takiego, który obejmuje utrzymywanie poziomów zapasów i monitorowanie dane z punktów sprzedaży (POS), śledzenie kosztów sprzedanych towarów, maksymalizacja zamówień i regularne przeglądanie analiz – są niezbędne dla właścicieli restauracji i menedżerowie.
Narzędzia i systemy zarządzania zapasami restauracji
Istnieje wiele narzędzi i systemów, które mogą odegrać kluczową rolę w zarządzaniu zapasami restauracji, chociaż każda firma może mieć własne, unikalne potrzeby w zakresie poruszania się po tym procesie.
Okresowa automatyczna wymiana (PAR)
Opracowanie systemu okresowej automatycznej wymiany (PAR) może mieć kluczowe znaczenie dla odpowiedniego ustalenia poziomu zapasów. Poziom PAR to minimalna ilość zapasów żywności, napojów i papieru, które muszą być zawsze pod ręką, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów, a jednocześnie uwzględnić nieoczekiwane zdarzenia (tzw. zapasy bezpieczeństwa). Kiedy zapasy spadną poniżej wstępnie obliczonego poziomu PAR, składane są zamówienia w celu uzupełnienia zapasów.
Metoda „Schowka”.
Ta oparta na aplikacji metoda „schowka” jest prosta — fizyczne rejestrowanie i aktualizowanie zapasów na tablecie lub telefonie. W przypadku mniejszych restauracji lub tych o mniejszym natężeniu ruchu może to być bardziej idealne rozwiązanie ze względu na przystępną cenę i łatwość obsługi. Szybkie Książki posiada również funkcję inwentaryzacji, jeśli Twoja firma już z niej korzysta program do księgowości.
Podstawowe programy magazynowe
Inną opcją jest tańszy i prostszy program POS, który śledzi ilość zamówionego produktu, składniki i produkty użyte do zamówienia oraz to, co zostało później. Przykładami są urządzenia oparte na iPadzie DotknijBistro i darmowy program, Loyverse.
Zintegrowane systemy oprogramowania magazynowego POS
W przypadku sieci i placówek o dużym natężeniu ruchu system POS z wbudowanymi funkcjami magazynowymi może okazać się bardzo przydatny korzystne, ponieważ może pomóc menedżerom i właścicielom w szybkiej analizie zapasów i określeniu sposobu ich maksymalizacji zyski. Zachowaj, Lavu, I Toast są świetnymi opcjami dla tego wymaganego poziomu integracji.
Kompleksowe oprogramowanie niestandardowe
Dla restauracji, które potrzebują kompleksowego zarządzania zapasami, MarketMan I Ordoro to systemy oprogramowania na poziomie korporacyjnym, które obsługują wszystko, od zapasów, dostawców i zamówień, po ustalanie cen menu i analizę raportów.
Wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania zapasami
Chociaż znalezienie konkretnego systemu lub narzędzia, które odpowiada Twoim potrzebom w zakresie zarządzania zapasami, jest kluczowe, ważne jest również podjęcie pewnych działań, aby lepiej śledzić żywność i zapasy. Oto kilka porad:
- Wybierz harmonogramy zapasów, które mają sens dla Twojej firmy. Oprócz pełnych przebiegów inwentaryzacyjnych, codzienne kontrole wyrywkowe mogą pomóc w utrzymaniu idealnych poziomów PAR. Niezależnie od tego, jaki harmonogram wybierzesz, bądź skrupulatny i konsekwentny.
- Znajdź metodę wyceny zapasów, która sprawdza się w przypadku Twojej firmy. Większość restauracji stosuje metodę „pierwsze weszło, pierwsze wyszło” (FIFO), aby ograniczyć psucie się produktów; jednakże realne są również opcje „ostatnie weszło, pierwsze wyszło” (LIFO) i średni ważony koszt (WAC).
- Systemy inwentaryzacji są wydajne, ale zawsze mądrze jest sprawdzić je ręcznie, aby zapewnić dokładność.
- Przejrzyj wcześniejsze raporty dotyczące zapasów i wprowadź modyfikacje, jeśli zauważysz nieplanowane zmiany w poziomach zapasów, wzrost ilości odpadów lub cokolwiek innego, co wygląda na niedokładne.
Jeśli chodzi o rozbieżności w stanie zapasów, czasami przyczyną mogą być problemy z oprogramowaniem, ale mogą one również wynikać z błędu pracownika (lub kradzieży). Poświęć czas na śledzenie personelu podczas dokonywania inwentaryzacji lub składania zamówień i uzupełnianie luk szkoleniowych, jeśli to konieczne.
Korzyści z zarządzania zapasami restauracji
Może warto poświęcić dodatkowy czas i pieniądze na skonfigurowanie systemu zarządzania zapasami restauracji, co może zapewnić korzyści, takie jak większy zysk, ograniczenie marnowania żywności i rozwój klientów zatrzymanie.
Zwiększony zysk
Im bliżej poziomu zapasów pozostaje PAR, tym szersza może być Twoja marża zysku.Wyczerpywanie się składników lub pozycji w menu może nie tylko utrudniać sprzedaż w danym dniu, ale także prowadzić do potencjalnej przyszłości utrata sprzedaży z powodu rozczarowanych klientów, którzy wpływają na ich sieci społecznościowe i tworzą zło plotka. Ponadto nadmierne zapasy mogą prowadzić do marnowania pieniędzy lub przypadkowego serwowania klientom przeterminowanych składników.
Utrzymanie optymalnie zaopatrzonego magazynu ułatwia sprzedaż, ale może też ją zwiększyć. Możesz żądać wyższych cen, konsekwentnie tworząc doskonałe doświadczenia kulinarne.
Redukcja marnowania żywności
Według raportu Rady Obrony Zasobów Narodowych (NRDC) z 2017 r. amerykańska branża restauracyjna generuje co roku od 22 do 33 miliardów funtów odpadów spożywczych.Ponieważ marża zysku w restauracji może być bardzo niewielka, odpowiedni system zarządzania zapasami jest niezbędny, aby pomóc w ograniczeniu tych strat. Jeśli zauważysz, że Twoja firma wyrzuca ponad 6–7% zapasów żywności, jest to problem, którym należy się zająć.
Właściciele i menedżerowie restauracji powinni prowadzić szczegółowy dziennik odpadów i regularnie go przeglądać, aby ustalić, czy jakiekolwiek powtarzające się produkty nie powodują problemów, zanim stracą większy zysk.
Zatrzymanie klienta
Ostatecznie, ponieważ 70% klientów sklepów detalicznych i restauracji nigdy nie dokonuje ponownej wizyty, lojalne 30% po lewej stronie są prawdopodobnie powracający goście, którzy przynoszą większość Twoich przychodów za najmniejszą kwotę finansową ryzyko.Dlatego ważne jest, aby zrobić dobre pierwsze wrażenie i nadal zapewniać wspaniałe doświadczenia za każdym razem, gdy ktoś odwiedzi Twój lokal. Dzięki skutecznemu systemowi zarządzania zapasami osiągnięcie tych celów może być mniej zniechęcające, niż jest to wykonalne za każdym razem, gdy otwierasz drzwi do biznesu.
