Planując konferencję, kluczową decyzją jest wybór kwoty, jaką obciążysz uczestników za udział. Jeśli cena jest zbyt wysoka, istnieje ryzyko, że przegapisz dane dotyczące frekwencji. Z drugiej strony, jeśli nie wyjaśnisz wystarczająco kosztów, nawet mały kryzys może obrócić całe przedsięwzięcie w stratę.
Ostatecznie dwoma najważniejszymi czynnikami przy ustalaniu strategii cenowej konferencji będą przewidywane koszty i szacunkowa frekwencja. Bez tych prognoz trudno będzie wybrać model cenowy, który najlepiej pasuje do Twojej organizacji i uczestników. Daj sobie dużo czasu na zbadanie tych dwóch liczb przed określeniem modelu cenowego.
Po całej ciężkiej pracy włożonej w przygotowanie wydarzenia, od określenia rynku docelowego po dostosowanie konferencji do potrzeb ich potrzeb, warto przestudiować różne strategie cenowe opisane poniżej i wybrać tę, która zapewnia najlepsze rozwiązanie dla Twojego rynku.
Podejście detaliczne
Najbardziej podstawowa strategia cenowa, jaką możesz zastosować, polega na obliczeniu wydatków, dodaniu marży zysku, a następnie podzieleniu kwoty przez najniższą przewidywaną liczbę frekwencji. Sklepy detaliczne formułują takie prognozy od lat, ale wymaga to dokładności.
Aby nakreślić pewną liczbę, wziąłbyś koszty statyczne, takie jak wynajem sali i opłaty audiowizualne, które się nie zmienią niezależnie od tego, ile osób uczestniczy i waży je przy użyciu zmiennych, takich jak jedzenie i inne, na osobę wydatki. W tym przypadku niezbędne są przewidywane kwoty minimalne, ponieważ ostatecznie pokryją one koszty stałe.
Ceny rynkowe
Opierając swoje opłaty konferencyjne na rynku, zasadniczo grasz wizją tego, na co ludzie mogą sobie pozwolić. Jest to przeciwieństwo podejścia detalicznego, ponieważ rozpoczyna się od ustalenia ceny wstępu, a następnie cofa się zbudować konferencję w ramach tego budżetu. Przy ustalaniu cen rynkowych należy pamiętać o tym, że opierają się one na postrzeganej wartości. Innymi słowy, uczestnicy nie będą oddawać swoich pieniędzy tylko dlatego, że organizujesz wydarzenie. Musisz zapewnić wyjątkową wartość, w przeciwnym razie sprzedaż biletów za jakąkolwiek cenę będzie trudna.
Ceny z ograniczonym dostępem
Jest to wielopoziomowy model cenowy, który oferuje więcej funkcji i korzyści tym, którzy płacą więcej. Na przykład bilet podstawowy może umożliwiać wstęp na główną sesję ogólną i ucieczki. Następny poziom zapewni to wszystko oraz miejsce na głównym lunchu. Bilet VIP obejmowałby preferowane miejsca na wszystkich wydarzeniach oraz dostęp do ekskluzywnego pokoju socjalnego i możliwości nawiązania kontaktów po wydarzeniu. Ponownie, kluczem do sukcesu jest stworzenie wystarczającej wartości na każdym poziomie, aby wygenerować wystarczający popyt.
Zachęty i kary
Możesz zastosować zachęty i kary zachęcam do rejestracji w określonym przedziale czasu. Prawdopodobnie widziałeś oferty rejestracji typu „early bird” na wielu wydarzeniach, w których brałeś udział. Celem tych promocji jest wcześniejsze pokrycie wszystkich kosztów stałych, tak abyś nie musiał martwić się o zebranie pieniędzy pod koniec.
Kary lub opłaty za zwłokę są niemal niezbędne, jeśli serwujesz jedzenie, ponieważ większość umów cateringowych obejmuje dopłaty za zamówienia złożone po ostatecznej dacie gwarancji. Pamiętaj, aby wyjaśnić to osobom rejestrującym się po terminie, ponieważ często czują się zmanipulowane karami, podczas gdy w rzeczywistości dodatkowa opłata jest pobierana wyłącznie w celu pokrycia Twoich kosztów.
Dostęp po wydarzeniu
Oferowanie dostępu online do nagranych wersji sesji konferencyjnych jest popularnym pomysłem w dobie Internetu, należy jednak pamiętać, że ta strategia może potencjalnie wpłynąć na Twoje działania marketingowe. Niektórzy potencjalni uczestnicy nie będą czuć motywacji do wzięcia udziału w wydarzeniu na żywo, gdy dowiedzą się, że sesje będą nagrywane. Nie wspominając, że Twoja organizacja poniesie również wydatki na sprzęt nagrywający, zarządzanie witryną internetową i opłaty za hosting. Z tych powodów lepiej ograniczyć dostęp online tylko do uczestników lub pobrać znaczną opłatę za dostęp niebędący uczestnikami.
