Czy Twoja organizacja non-profit jest gotowa, aby być najświeższymi wiadomościami dzisiejszego wieczoru?
Samozadowolenie z powodu słabości Twojej organizacji może być Twoim najgorszym wrogiem. W dzisiejszym pełnym sporów świecie i błyskawicznie szybkich mediach możesz wpaść w kryzys jeszcze dziś przed kolacją.
W trakcie mojej kariery non-profit organizacje, dla których pracowałem, doświadczyły śmierci klienta; manipulowanie produktem, które zagrażało głównej zbiórce pieniędzy; skandal sportowy; i masowa strzelanina na terenie kampusu.
Na własnej skórze nauczyliśmy się być przygotowani lub przygotować się na cierpienie większe niż to konieczne.
Oto sześć sugestii dotyczących lepszego zarządzania kryzysowego przez Twoją organizację non-profit.
Nie czekaj.
Wiele organizacji rozpoczyna realizację planów kryzysowych dopiero po wystąpieniu katastrofy.
Zamiast tego przeprowadź burzę mózgów na temat możliwych scenariuszy lub rodzajów katastrof, które mogą się wydarzyć, i zacznij je planować.
Zdobądź wiedzę na temat kryzysów organizacji non-profit i porozmawiaj z tymi, którzy je przetrwali. Poproś weterana katastrof, aby porozmawiał ze swoim personelem i zarządem. Przydziel pracownikom ds. public relations zadanie opracowania planu kryzysowego i wyznacz im termin.
Zwolennik konkretnej gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych. Wiele osób w organizacjach non-profit, zwłaszcza w małych organizacjach, nie sądzi, że kiedykolwiek wydarzy się coś złego. Nie chcą o tym myśleć. Nie wierzą, że mają czas na przygotowanie.
Mogą nawet mieć pretensje do personelu, który naciska na ten temat. Mów mimo wszystko. Jeśli zdarzy się taki kryzys, ludzie docenią Twoją przezorność.
Uświadom sobie, że kryzysy przybierają różne kształty.
Kryzysy mają różne oblicza. Niektóre z nich są głośne. Inne mogą być bardziej dyskretne. Jednak w czasach wiadomości dostępnych całą dobę, 7 dni w tygodniu, myślenie, że uda się ukryć sytuację przed opinią publiczną, jest fantazją. Jeśli nic innego, media lokalne i media społecznościowe prawdopodobnie będą o tym pisać. Czy ty nawiązał dobre relacje z lokalnymi mediami? Jeśli nie, zacznij teraz.
Twoim kryzysem może być wypadek z udziałem wolontariusza, śmierć klienta, defraudacja dokonana przez dyrektora finansowego, pozew złożony przez byłego pracownika lub atak hakerski, który zagraża prywatności Twoich darczyńców i klientów.
Wszystkie wymagają różnych reakcji. Przygotuj się na tylu, ilu możesz sobie wyobrazić, i postaraj się wdrożyć plany minimalizujące szkody dla reputacji Twojej organizacji non-profit.
Nawet jeśli wydarzy się coś, o czym nie pomyślałeś, pomocne będzie Twoje przygotowanie na inne rodzaje sytuacji awaryjnych. Planowanie może ujawnić luki w bezpieczeństwie, ubezpieczeniu, nieodpowiedniej polityce kadrowej lub niedoborze ludzi o określonych umiejętnościach.
Przećwiczenie wszelkich sposobów reagowania w sytuacjach awaryjnych prawdopodobnie sprawi, że Twoja organizacja będzie lepiej przygotowana na działanie innych.
Opracuj plan logistyczny i plan komunikacyjny.
Plan logistyczny obejmuje wyprowadzenie wszystkich z budynku w przypadku trzęsienia ziemi, wysyłanie SMS-ów do personelu i klientów z informacją, że w budynku zauważono bandytę lub o pomoc medyczną nagły wypadek.
Opracuj program zarządzania ryzykiem, aby uporać się z utratą życia, majątkiem i kwestiami ubezpieczeniowymi. Zidentyfikuj osoby, które mogą szybko przystąpić do działania, powiadomić odpowiednią pomoc i zarządzać planami ewakuacji.
Plan komunikacji obejmuje identyfikację rzeczników, wyznaczenie osoby do zbierania faktów w miarę ich pojawiania się oraz pisanie komunikaty prasowei zlokalizowanie miejsca, w którym można mieć Konferencja prasowa.
Uporządkuj swój dom mediów społecznościowych
Media społecznościowe mogą być błogosławieństwem w czasie kryzysu, JEŚLI dobrze sobie z nimi poradzisz.
Prawie wszystkie organizacje non-profit korzystaj w pewnym stopniu z mediów społecznościowych. Zdecyduj już teraz, kto będzie zarządzał tymi mediami w sytuacji awaryjnej. Skonfiguruj pulpit nawigacyjny (tutaj są dziewięć do rozważenia), gdzie możesz monitorować wszystkie platformy mediów społecznościowych i szybko reagować.
Dzięki mediom społecznościowym szanse na kontrolowanie informacji są niewielkie. Nieważne, jak bardzo będziesz się starał zatamować wycieki informacji, one będą miały miejsce. Aby przeciwdziałać błędnym informacjom, możesz podać dokładne i przydatne informacje. Walcz z plotkami faktami i wyrażaj troskę o wszystkich zaangażowanych.
Nie pozwól, aby Twoje strony w mediach społecznościowych tam leżały. Usprawnij swoje podejście do mediów społecznościowych. Organizacje non-profit często nie odpowiadają na pytania, komentarze i skargi pojawiające się w ich serwisach społecznościowych.
Upewnij się, że ktoś stale monitoruje te witryny i reaguje na wszystko, co czytelnicy tam zamieszczają. W ten sposób możesz dotrzeć do kiepskich informacji i zbudować wiarygodność wśród swoich obserwujących.
Ponadto media społecznościowe mogą być najlepszym sposobem na pokazanie ludzkiej twarzy Twojej organizacji i wzmocnienie jej reputacji jako osoby życzliwej, sympatycznej, uprzejmej, dokładnej i będącej źródłem bezstronnych informacji.
Przygotuj się do mówienia.
Po kryzysie liczy się każda minuta. Nie marnuj żadnego z nich. Cisza jest zabójcza. Natychmiast wychodź z odpowiednimi stwierdzeniami i komunikatami, choćby po to, by powiedzieć, że znasz sytuację, pracujesz nad nią i że na chwilę obecną znanych jest niewiele faktów.
Następnie śledź aktualizacje w miarę rozwoju wydarzeń. W wielu sytuacjach mogłeś już przygotować oświadczenia.
We wszystkich komunikatach bądź zaniepokojony, okaż troskę, wyrażaj troskę i zawsze mów prawdę. Nie bój się powiedzieć: „Nie wiemy”. To lepsze niż zgadywanie. Dodaj, że pracujesz tak szybko, jak to możliwe, aby uzyskać wszystkie fakty.
Odmawiając rozmów z mediami, traci się znacznie więcej, niż naraża się na to. Próżnia informacyjna rodzi wrogość mediów i utratę zaufania społeczeństwa.
Zapewnij szkolenie medialne
Szkolenie medialne będzie Twoim najlepszym przyjacielem w czasie kryzysu. Nie ryzykuj krachu mediów.
Przygotuj program szkoleń medialnych przed wystąpieniem katastrofy. Szkol każdego, kto może potrzebować zostać rzecznikiem. Może to być przewodniczący zarządu, dyrektor generalny i inni kluczowi pracownicy, na przykład osoba ds. kontaktów z mediami. Weź także pod uwagę główny zbiórkę pieniędzy, koordynatora wolontariatu i, w stosownych przypadkach, osobę ochroniarską lub kierownika obiektu.
Szkolenia medialne nie muszą dużo kosztować, jeśli w Twoim zarządzie jest ktoś, kto zajmuje się public relations lub ktoś, kto jest przedstawicielem mediów. Kluczem jest robienie tego regularnie, aby nowi ludzie zostali przeszkoleni, a inni nie zestarzeli się.
