Como alimentos e bebidas estão entre os maiores gastos em planejamento de eventos, também é uma ótima categoria para cortar custos. Quase todo menu de evento tem um elemento óbvio de desperdício que pode ser deletado inofensivamente para liberar fundos para outras necessidades. Este artigo analisa alguns componentes de alimentação nos quais você pode ajustar as quantidades de alimentos para controlar os gastos.
Reel em seus números
Existe uma ciência para gerenciar contagens de convidados e números de RSVP, dos quais até planejadores de eventos experientes lutam. Por um lado, você tem o número de participantes que se inscreveram para o evento e, por outro lado, deve levar em consideração os "não comparecimentos" e convidados inesperados. Os eventos gratuitos terão uma porcentagem maior de não comparecimentos - 25% ou mais - enquanto a maioria dos eventos com ingressos tem uma taxa de atrito de 10%. Use essas médias para controlar gastos desnecessários. Para estar seguro, incorpore uma zona intermediária de 2% para chegadas de última hora.
Reduza o café da manhã continental
Poucas refeições servidas geram mais resíduos do que o continental café da manhã. O fato é que as pessoas estão mais conscientes dos carboidratos e dos doces com alto teor calórico. Você ainda precisa ter um amplo suprimento de café, chá e água para as sessões matinais. Em muitos casos, você pode economizar dinheiro comprando bebidas para o café da manhã à la carte, em vez dos pacotes padrão por pessoa. Figura 0,5 pastéis e 1,25 bebidas por pessoa para uma reunião de negócios e um pouco mais para grupos familiares com crianças presentes.
Considere refeições empratadas em vez de buffets
É um mito que optar por uma refeição em estilo buffet economizará dinheiro em relação a uma entrada servida. No entanto, se você der uma olhada na maioria dos guias de catering, verá que isso não é verdade. Os fornecedores precisam preparar mais comida por pessoa para os bufês, o que leva a mais desperdício. Além disso, embora as demandas de serviço à mesa sejam menores com os bufês, os gerentes ainda precisam de uma equipe completa para pôr as mesas e retirar os pratos após a refeição. A linha inferior é que uma entrada simplesmente chapeada é a seleção mais econômica dos dois.
Limite seu serviço de bar
Bares abertos podem ser um sucesso entre os participantes, mas talvez sejam o custo mais desafiador para projetar com antecedência. Se você está trabalhando com um orçamento apertado, sua melhor opção é usar um sistema de tickets para controlar o consumo de bebidas. Com isso, você dá a cada convidado um ou dois tickets de bebida na chegada, pagando essencialmente pela primeira rodada de bebidas. Se um participante ficar sem ingressos, ele pode optar por comprar bebidas em dinheiro diretamente do barman. É um sistema que permite tratar os seus hóspedes e controlar os custos ao mesmo tempo.
Maximize cada mordida nas recepções
Recepções e funções "pelo pedaço" com aperitivos podem causar estragos em qualquer orçamento, quando você considera que a maioria dos hotéis cobra mais de US $ 3 por cada aperitivo. A diretriz padrão é servir de três a cinco peças por pessoa para uma recepção antes do jantar e de 10 a 15 peças por pessoa para refeições na hora. Você pode cortar esses números incorporando molhos com pão ou batatas fritas e lanches como Chex mix e nozes. A chave é encontrar substitutos de recheio para os aperitivos caros. Itens de sobremesa como biscoitos ou brownies (cortados ao meio) também podem contar para os requisitos por hóspede e são relativamente baratos em comparação.
Revise o Plano
Quando se trata de planejamento de porções, a melhor maneira de economizar dinheiro é revisar a lógica por trás de cada item do cardápio. Não basta adicionar um item como frutas fatiadas para preencher uma necessidade categórica. Pense no que seus convidados realmente comerão e peça adequadamente. Faça uma pesquisa com seus funcionários sobre quais itens eles acreditam ser os mais populares. Este simples exercício, por si só, pode inspirar mudanças no seu cardápio.
