O arquivo médico do funcionário é o repositório de tudo o que tem a ver com saúde, benefícios de saúde, licença médica do funcionário e seleções de benefícios e cobertura para o funcionário. O empregador mantém um arquivo médico separado para cada empregado. O conteúdo desses arquivos nunca é misturado com qualquer outro arquivo de funcionário, como o arquivo pessoal.
Como o arquivo médico contém informações sensíveis e confidenciais, ele deve residir em um local seguro, trancado e inacessível. O arquivo que abriga os arquivos médicos dos funcionários também deve ser trancado e a equipe de RH deve ter as únicas chaves. O acesso aos arquivos médicos dos funcionários é restrito apenas à equipe de Recursos Humanos.
O Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais; registros médicos devem ser armazenados separadamente e separados de outros registros comerciais. Nunca armazene os registros médicos do funcionário no arquivo pessoal geral do funcionário.
Devido à confidencialidade das informações, os registros devem ser isolados dos arquivos que funcionários como supervisores ou gerentes podem acessar. (Na verdade, isso também é recomendado para arquivos de pessoal em geral - dê acesso apenas à equipe de RH.)
Conteúdo do Arquivo Médico do Funcionário
Esses são os tipos de itens que devem ser armazenados com segurança no arquivo médico do funcionário. Em caso de dúvida, opte por proteger as informações médicas de seus funcionários.
- Requerimentos e formulários de seguro de saúde
- Requerimentos e formulários de seguro de vida
- Informações do beneficiário designado
- Solicitações de qualquer outro benefício de funcionário que possa exigir informações médicas, como seguro de visão
- Solicitações de licenças médicas remuneradas ou não remuneradas
- Relatórios do Family Medical and Leave Act (FMLA) e aplicativos e documentos relacionados
- Documentação FMLA assinada pelo médico
- Documentação sobre as doenças de um membro da família ou criança para quem você solicita tempo FMLA para fornecer cuidados contínuos
- Documentação de licença médica para funcionários inelegíveis para folga do trabalho FMLA
- Exames médicos, notas, correspondência e recomendações
- Desculpas médicas para absenteísmo ou atraso de um médico
- Restrições de trabalho médico com documentação do médico que recomendou
- Relatórios de acidentes e lesões, incluindo documentos exigidos pela OSHA
- Relatórios de compensação dos trabalhadores de lesão ou doença
- Qualquer outro formulário ou documento que contenha informações médicas particulares sobre um funcionário
Se você mantiver esses arquivos confidenciais, seus funcionários confiarão em você e você defenderá o espírito e o significado da lei.
Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas quanto à precisão e legalidade. O site é lido por uma audiência mundial e leis trabalhistas e os regulamentos variam de estado para estado e de país para país. Por favor, procure assistência jurídica, ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação e decisões legais estejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.
