Planejadores de eventos são frequentemente utilizados para ajudar seus clientes a lidar com seus convites especiais. Criar o convite perfeito pode ser uma arte complicada. Um convite deve corresponder às necessidades e personalidade do cliente.
Você pode influenciar todo o tom de uma reunião com o formato e o texto corretos. Por exemplo, você pode querer usar cores fortes e palavras alegres se estiver planejando um casamento para um evento divertido. casal, mas o convite deve ser mais formal e tranquilo se você estiver trabalhando com um cliente corporativo para um grande arrecadação de fundos.
O formato do convite
Um convite formal é um elemento importante do pacote total utilizado para promover um evento. Pode ser apresentado em diversos formatos, incluindo e-mail, cartas, papel de carta manuscrito e convites formais.
Um convite formal deve ser simples e formatado em um cartão ou papelaria, do tamanho de um cartão comemorativo ou menor. A maioria dos convites usa uma fonte que corresponde às fontes padrão da organização ou um script que o designer gosta. O segredo é ter certeza de que você está seguindo os padrões da marca do anfitrião e, ao mesmo tempo, criar um senso de formalidade.
Vale a pena considerar trabalhar com um designer gráfico para criar um layout personalizado que possa tornar o evento mais diferenciado e adequado à personalidade do seu cliente. Você também pode contratar um calígrafo para escrever os convites manualmente se estiver trabalhando em uma reunião privada, como um casamento. A caligrafia parece muito mais elegante e personalizada do que convites digitados.
Um exemplo de convite formal
A melhor abordagem para planejadores de eventos é estabelecer um formato padrão e, em seguida, atualizar os detalhes dependendo do evento real. O convite deverá conter as seguintes informações:
[Inserir logotipo]
[Inserir nome do host, título]
solicita o prazer da sua companhia
no
[Inserir nome formal do evento]
[Inserir localização]
[Insira o slogan do evento, se apropriado]
[Inserir dia, data(s), ano]
DE RSVP.
[Insira o nome]
[Inserir número de telefone]
[Inserir e-mail se apropriado]
Detalhes para seguir.
É importante que o designer formate as linhas individuais para que caibam no espaço disponível. Planeje trabalhar em estreita colaboração com o designer para garantir que todas as informações necessárias caibam no convite de uma forma visualmente atraente.
Informação essencial
Você pode ajustar a amostra para seu próprio evento exclusivo, mas é fundamental incluir algumas das informações a seguir:
- O host
- O tipo de evento
- A data e hora
- A localização, incluindo endereço
- Menção de quem se beneficia
É claro que esse RSVP também é parte integrante do seu planejamento, mas você também deseja responder primeiro a todas as perguntas improvisadas de seus hóspedes em potencial. Então o RSVP pode ir no final.
Não se esqueça de verificar se há erros de ortografia, gramática e pontuação!
Informações opcionais
Considere incluir uma programação, ou pelo menos um resumo da programação, se houver espaço suficiente no convite para fazê-lo. Você também pode mencionar se há um código de vestimenta e se os convidados podem trazer convidados.
Opções de redação
Você pode substituir “a honra da sua empresa é solicitada” ou “você está cordialmente convidado” pelo linha "solicita o prazer da sua companhia" se for mais adequada ao seu evento ou ao organização. Você também pode adicionar uma frase cativante para chamar a atenção do leitor, algo como "A festa do século!" ou "Você não vai querer perder isso!"
O resultado final
Os planejadores de eventos podem ajudar a influenciar as chances de sucesso do evento por muito tempo, ajudando seu cliente a escolher o convite certo e redigi-lo com cuidado para garantir que a reunião esteja lotada e que todos saibam o que fazer esperar.
