Quando sua organização sem fins lucrativos começa a atrair voluntários, pode ser um momento emocionante de crescimento e comunidade para todos os envolvidos. No entanto, quando os voluntários começam a chegar, pode ser complicado integrar, treinar e até mesmo gerenciar todos eles. É um problema significativo, mas sua organização pode criar sistemas e padrões para apoiar seus voluntários.
É aí que um manual do voluntário se torna essencial. Muito parecido manuais de funcionários e materiais de treinamento em empresas, um manual do voluntário serve para informar, educar e apoiar os voluntários.
O que é um manual do voluntário?
Basicamente, um manual do voluntário é um recurso (impresso ou digital) que define claramente o que sua organização sem fins lucrativos faz e como os voluntários ajudam a organização. Pode explicar as regras do voluntariado, bem como definir tarefas ou expectativas.
Um manual deve ser usado para recrutar, integrar e treinar voluntários para que todos comecem com o mesmo conhecimento.
É também um recurso “legado” que todos podem usar à medida que crescem com sua organização.
Por que criar um?
As organizações sem fins lucrativos, em muitos casos, têm recursos e pessoal limitados. Gastar tempo para recrutar, treinar e supervisionar voluntários pode aumentar rapidamente, especialmente se você tiver muitas pessoas interessadas.
Felizmente, os manuais do voluntário podem ajudar a reduzir parte do tempo e dinheiro envolvidos no recrutamento e integração de voluntários. Além disso, os manuais dos voluntários não precisam ser caros ou elaborados. Um simples PDF online pode padronizar a experiência do voluntariado e não requer muito tempo, dinheiro ou materiais impressos.
O melhor de tudo é que um manual do voluntário fornece um recurso consistente que a equipe, os voluntários e até mesmo os doadores podem consultar. Isso dá a todos uma imagem clara do que sua organização faz e como os voluntários ajudam. Em vez de se preocuparem com experiências de treinamento inconsistentes ou instruções “boca a boca”, os voluntários e a equipe têm um manual que os ajuda a ter sucesso.
Ao incluir métodos de comunicação e informações de contato, você também diminui a quantidade de “passagens de bastão” necessárias para responder às perguntas de um voluntário ou organizar agendas. Um manual do voluntário capacita as pessoas a fazerem o seu melhor trabalho através do acesso direto às pessoas com quem trabalham.
Ao escrever um manual, será essencial considerar o seu público. Você pode ter voluntários jovens, voluntários familiares e voluntários mais velhos. Neste último caso, é especialmente importante falar com eles com respeito, sem usar clichês ou estereótipos.
O que consta em um manual do voluntário?
Dependendo do tamanho e do setor da sua organização sem fins lucrativos, o seu manual irá variar em tamanho e abrangência. Cada organização sem fins lucrativos é diferente e tem sua própria estrutura, portanto não há um índice único para o seu manual de voluntariado.
No entanto, muitas organizações sem fins lucrativos, tanto pequenas como grandes, utilizam manuais que incluem itens como:
- Carta de boas vindas. Isso pode consistir em um agradecimento ou uma recepção calorosa para aumentar o interesse no programa de voluntariado. Ele também define o tom para o relacionamento entre funcionários e voluntários da sua organização. Você pode até destacar como o voluntariado beneficia os voluntários para deixar as pessoas ainda mais interessadas em ingressar no seu programa.
- Missão da Organização. A missão explica quem, o quê e por quê da sua organização.
- Lista de funcionários e conselho de administração.
- Programas e Campanhas. Liste todos os programas que sua organização sem fins lucrativos oferece, bem como qualquer alcance comunitário. Inclua serviços oferecidos, programas financiados e locais abertos.
- Funções e responsabilidades dos voluntários. Esta seção pode incluir cargos e tarefas a serem preenchidas. Você também pode destacar o impacto que os voluntários têm e informações sobre diversidade e representação.
- Políticas de Voluntariado. Descreva as qualificações para cargos voluntários. Por exemplo, se precisarem de verificação de antecedentes, testes ou certificações. Incluir formulários de inscrição. Explique as políticas de ausência e rescisão
- Conduta e Comportamento. Explique o código de vestimenta, as expectativas de comportamento profissional e onde os voluntários podem relatar preocupações. Algumas organizações podem incluir seu código de ética, especialmente se o trabalho do voluntário for delicado, como cuidar de crianças, deficientes ou idosos.
- Operações e esboços de trabalho. As organizações sem fins lucrativos podem tornar esta seção específica para diferentes funções de voluntariado ou fornecer um modelo genérico sobre onde relatar ou o que vestir. Inclua também diretrizes de segurança, processo de trabalho e informações sobre turnos e horários.
- Diretório. Inclua membros da equipe ou líderes voluntários que estejam no comando. Liste números de telefone essenciais, ferramentas de grupo e sites que ajudarão os voluntários a controlar suas tarefas ou agendas.
Freqüentemente, os manuais dos voluntários incluem muito mais itens do que os listados aqui. Por exemplo, a National Wildlife Foundations inclui seções sobre gerenciamento de registros, código de vestimenta, frequência e horário, horas mínimas exigidas, treinamento, avaliação, reconhecimento, conduta, fumo e drogas, segurança e responsabilidade, reembolso de despesas, segurança e proteção, assédio sexual e conflitos de interesse.
Costumização
A lista acima é apenas um ponto de partida para sua organização sem fins lucrativos; de forma alguma é o único formato que você pode escolher. As organizações sem fins lucrativos podem fazer uma versão completa do manual ou podem adotar uma abordagem mais voluntária de “orientação”.
Um manual de orientação pode focar apenas nas funções e tarefas que os voluntários desempenharão em sua organização. Estas descrições podem ser personalizadas para cada posição ou servir como um manual de orientação geral que todos os voluntários recebem. A orientação também pode incluir vídeos que os voluntários podem acessar remotamente, ou uma reunião em grupo ou individual.
Algumas organizações sem fins lucrativos podem precisar incluir seções adicionais em seus manuais, como diretrizes de reembolso ou procedimentos de evacuação de emergência. Também pode haver alguns isenções de responsabilidade legais ou de seguro a serem incluídas, como informações sobre responsabilidade por lesões e informações sobre a "Lei dos Bons Samaritanos" do seu estado. Reserve um momento para perguntar se há alguma tarefa "incomum" que você solicitará aos seus voluntários e crie uma seção em seu manual que aborde essas tarefas.
Como fazer um manual do voluntário (rapidamente)
A beleza de um manual do voluntário é que ele não precisa ser complicado. Você pode usar documentos de treinamento existentes ou discussões entre funcionários e voluntários para decidir o que incluir.
Você também pode usar manuais de outras organizações sem fins lucrativos como esboço (mas não copie!). Além disso, lembre-se de que seu manual não precisa ser perfeito; não há problema em começar com uma primeira edição e atualizar à medida que você expande.
A chave é apenas começar.
Usando o Microsoft Word ou o Google Docs, um de seus voluntários ou membros da equipe pode selecionar manual profissional modelos, modelos de brochuras ou apenas use um documento básico. Para facilitar a navegação, entretanto, tente incluir:
- Um título claro com todas as informações relevantes (nome, endereço, informações de contato)
- Um índice
- Quebras de página entre seções
- Conteúdo simples e fácil de ler
- Fonte e cores fáceis de ler
- Informações de contato do coordenador do programa para comunicação segura
Você pode personalizar seu manual para combinar com as cores, fontes e estilo de imagem da sua organização. Torne seu manual o mais claro, organizado e conciso possível.
Depois de editar e preparar seu primeiro manual, você pode imprimi-lo ou criar um PDF on-line para o seu site. PDF é a opção mais acessível. Com um PDF online, você pode distribuir o manual por e-mail, mídia social ou site. Ter o manual em formato virtual também torna muito mais fácil atualizá-lo com frequência.
Exemplos
Procurando alguma inspiração? Aqui estão alguns exemplos de como poderia ser o seu manual do voluntário:
- Centro Auditivo de Fala e Surdez Manual de Orientação para Voluntários
- Instituições de caridade católicas do Maine Manual do Voluntário
- Políticas e procedimentos. Fundação Nacional da Vida Selvagem
- Empoderamento das mulheres Manual do Voluntário
- ENCONTRE Banco Alimentar Manual do Voluntário
Lembre-se de que não existe uma abordagem “tamanho único” para a criação de um manual de voluntariado. Pense nas informações que você precisa compartilhar de forma consistente com seus voluntários e quais recursos você gostaria que eles tivessem. Você sempre pode adicionar uma atualização mais tarde.
Economize tempo, dinheiro, energia e estresse, fornecendo à sua equipe e aos voluntários um recurso que eles possam usar para causar o máximo impacto com o mínimo de supervisão.
