Se você for como a maioria das pessoas que conheço, a ideia de passar um dia em reuniões consecutivas pode ser uma sensação terrível. As reuniões podem ser chatas, muitas vezes desnecessárias e definitivamente tirar tempo de outros trabalhos (mais cruciais). Mas as reuniões podem ser muito eficientes e produtivas quando bem planejadas. Aqui estão alguns passos simples para planejar reuniões eficazes.
Decida se você realmente precisa de uma reunião
Primeiro, decida se planejar uma reunião é realmente necessário. Muitas vezes pensamos que uma reunião formal é a melhor maneira de compartilhar informações ou discutir. Mas se suas notícias puderem ser entregues por e-mail ou teleconferência, ou apenas reunindo algumas pessoas em seu escritório por 15 minutos, então provavelmente é uma boa ideia pular completamente a reunião formal.
Convide apenas quem realmente precisa estar presente
Já foi convidado para uma reunião e se perguntou no meio do caminho por que está ali? Não desperdice o tempo das pessoas convidando-as para uma reunião da qual elas não precisam comparecer. Essa não será uma reunião eficaz. Alguém da contabilidade precisa estar presente na reunião para responder questões orçamentárias? Em seguida, convide uma pessoa da contabilidade adequada para essa tarefa.
Se um colega ou supervisor precisar ser informado sobre o que foi discutido em uma reunião, não será necessário convidá-lo para a reunião propriamente dita. Basta preparar um resumo da reunião e enviá-lo posteriormente. Eles apreciarão a economia de tempo e você terá a garantia de que – por colocar as informações por escrito – eles estarão totalmente informados sobre as discussões.
Envie lembretes de reuniões
A vida é ocupada e os calendários rapidamente ficam lotados com atividades programadas. Envie um lembrete da reunião de acompanhamento dois dias antes da reunião. Aqueles que disseram que compareceriam poderão então confirmar que ainda podem comparecer ou se seus planos mudaram e você precisa reagendar.
Tenha uma agenda
Para planejar reuniões eficazes, você deve primeiro decidir o que será discutido. Qual é o objetivo da reunião? O que você está buscando realizar? Desenvolva uma agenda de reunião com antecedência e distribua-a aos participantes. Indique o horário de início e inclua uma pequena lista de temas a serem abordados. Não sobrecarregue sua própria reunião com uma agenda longa e excessivamente detalhada. Indique pelo nome quaisquer indivíduos que serão responsáveis pela elaboração de relatórios sobre uma área específica.
Lembre-se, isso é importante para quem participa, mas também para você. Ao definir sua agenda, você poderá se manter melhor no tópico.
Seja claro sobre as expectativas
Ao enviar a notificação da reunião pela primeira vez, seja claro sobre seu propósito e suas expectativas. A reunião girará em torno de uma apresentação? Os participantes precisarão fazer anotações? Ou esta é uma sessão de brainstorming que espera-se que todos apresentem ideias e sugestões?
Em algumas culturas corporativas, os funcionários não precisam participar – eles apenas ouvem e voltam para seus locais de trabalho. Em outras empresas, os funcionários participam livremente. Nos locais de trabalho colaborativos de hoje, interagir e partilhar ideias não é apenas bem-vindo, é frequentemente o objetivo de toda a reunião.
Ao definir suas expectativas, também é um bom momento para enviar qualquer leitura ou material obrigatório que você deseja que os participantes leiam. Assim eles estarão preparados quando chegarem à reunião e não haverá surpresas.
Comece na hora certa
Começar na hora certa é muito importante, tanto do ponto de vista logístico quanto de produtividade. Se você é a pessoa que normalmente chega nas reuniões na hora certa, então entende como pode ser frustrante quando as coisas não acontecem enquanto as pessoas entram na sala. O que inevitavelmente acontece é que, daqui para frente, todos sabem que essas reuniões nunca começam na hora certa, então todos começa a aparecer tarde. Assuma o controle da sua reunião. Comece imediatamente no horário de início determinado. Feche a porta e comece. Os retardatários receberão rapidamente a mensagem de que estão chegando atrasados e só deverão cometer esse erro uma vez. Além disso, todos têm que voltar ao trabalho, então você não quer atrapalhar toda a jornada de trabalho.
Mantenha isto curto e simples
A maioria das reuniões está marcada para uma hora quando, em muitos casos, um período de tempo mais curto será suficiente. Quando muito tempo é alocado, tempo é desperdiçado. As pessoas demoram depois do término da reunião ou passam muito tempo em um determinado item da agenda. Mantenha as reuniões curtas e diretas.
Fique no tópico
Uma agenda por si só não conduzirá sua reunião com eficiência. Atenha-se à agenda e evite que as discussões se desviem pela tangente. Aborde quaisquer questões fora do tópico, informando que é assunto para outra reunião ou que será abordado em particular. Ninguém gosta de uma reunião descontrolada em que todo o propósito fica em segundo plano em relação a outras conversas.
Faça reuniões menores fora da sala de conferências
Sentar-se na mesma sala de conferências familiar, reunido em torno da mesma mesa familiar, é apenas isso: é familiar demais. Para incentivar os funcionários a interagir, pensar de forma criativa e ter discussões animadas, considere realizar a reunião fora da sala de conferências padrão.
Considere reunir-se em uma mesa externa se o local e o clima permitirem. Experimente reunir-se em uma área comum com sofás e mesas pequenas, em vez de uma grande mesa de conferências e cadeiras giratórias.
Não tenha medo de adotar uma abordagem diferente
Se a abordagem da reunião não estiver funcionando, não tenha medo de mudar de rumo. Por exemplo, se uma sessão de brainstorming estiver gerando uma sala silenciosa com muito pouco diálogo, mude de direção. Seja flexível e preste atenção ao andamento da reunião geral.
Use tecnologia
Planeje usar a tecnologia para manter os participantes envolvidos. No mundo digital de hoje, a maioria das pessoas está acostumada a ver gráficos ou vídeos para apoiar as palavras que ouvem. Apele para essa mentalidade e incorpore audiovisuais ao planejar sua reunião.
Computadores projetados em telas grandes e apresentações Smart Board que incentivam a interação são uma mudança bem-vinda em relação às longas apresentações padrão do PowerPoint.
Um ponto sobre tecnologia – certifique-se de testá-la primeiro. A última coisa que você precisa é ficar confuso porque o laptop não está funcionando ou você não consegue usar seus recursos visuais quando precisa deles. Se a tecnologia não for o seu forte, peça a outra pessoa para fazer uma revisão antes da reunião. Definitivamente, você economizará tempo e manterá o cronograma se fizer um pouco de preparação com antecedência.
Envie um resumo da reunião
Um dia após a reunião, envie um breve resumo do que foi discutido. É uma boa ideia enviar um e-mail a todos os presentes, aos que não puderam comparecer à reunião e a qualquer outra pessoa que precise ser informada. Inclua também quaisquer itens de ação, especificando quem é responsável por cada item, bem como a data de vencimento.
