A sua organização sem fins lucrativos está pronta para ser a notícia de última hora desta noite?
A complacência em relação à vulnerabilidade da sua organização pode ser o seu pior inimigo. No mundo litigioso de hoje e na mídia extremamente rápida, você pode ser catapultado para uma crise na hora do jantar de hoje.
Durante minha carreira sem fins lucrativos, organizações para as quais trabalhei vivenciaram a morte de um cliente; uma adulteração de produto que ameaçou uma arrecadação de fundos primária; um escândalo atlético; e um tiroteio em massa no campus.
Aprendemos da maneira mais difícil a estar preparados ou a nos preparar para sofrer mais do que o necessário.
Aqui estão seis sugestões para uma melhor gestão de crises por sua organização sem fins lucrativos.
Não espere.
Muitas organizações só iniciam os seus planos de crise quando ocorre um desastre.
Em vez disso, faça um brainstorming de possíveis cenários ou tipos de desastres que poderiam acontecer e comece a planejá-los.
Eduque-se sobre as crises das organizações sem fins lucrativos e converse com aqueles que as enfrentaram. Convide um veterano em desastres para falar com sua equipe e seu conselho. Designe sua equipe de relações públicas para elaborar um plano de crise e estabeleça um prazo.
Defenda a preparação concreta para emergências. Muitas pessoas em organizações sem fins lucrativos, especialmente organizações pequenas, não acham que nada de ruim irá acontecer. Eles não querem pensar nisso. Eles não acreditam que têm tempo para se preparar.
E eles podem até ficar ressentidos com os funcionários que insistem nesse assunto. Fale de qualquer maneira. Se essa crise acontecer, as pessoas apreciarão a sua premeditação.
Perceba que as crises assumem muitas formas.
As crises vêm em todos os sabores. Alguns são de alto perfil. Outros podem ser mais discretos. Mas, numa época de notícias 24 horas por dia, 7 dias por semana, pensar que é possível manter a situação longe dos olhos do público é uma fantasia. No mínimo, a mídia local, assim como as mídias sociais, provavelmente estarão por toda parte. Você já construiu bons relacionamentos com meios de comunicação locais? Se não, comece agora.
Sua crise pode ser um acidente envolvendo um voluntário, a morte de um cliente, um desfalque cometido por seu diretor financeiro, uma ação judicial movida por um ex-funcionário ou um ataque de hack que ameaça a privacidade de seus doadores e clientes.
Todos eles exigem respostas diferentes. Prepare-se para tantos quantos você puder imaginar e faça o possível para implementar planos que minimizem os danos à reputação da sua organização sem fins lucrativos.
Mesmo que aconteça algo que você não imaginou, sua preparação para outros tipos de emergências ajudará. O planeamento pode revelar lacunas na segurança, na cobertura de seguros, políticas de recursos humanos inadequadas ou a escassez de pessoas com competências específicas.
A prática de qualquer resposta de emergência provavelmente deixará sua organização mais bem preparada para outras situações.
Desenvolva um Plano Logístico e um Plano de Comunicações.
Um plano logístico tem a ver com tirar todos do prédio em caso de terremoto, enviar mensagens de texto para funcionários e clientes informando que um homem armado foi localizado no prédio ou cuidar de um médico emergência.
Desenvolva um programa de gerenciamento de risco para lidar com questões de perda de vidas, propriedades e seguros. Identifique pessoas que possam entrar em ação rapidamente, notificar a ajuda apropriada e gerenciar planos de evacuação.
Um plano de comunicação envolve identificar porta-vozes, designar alguém para coletar os fatos à medida que eles surgirem, escrever comunicados de imprensae localizar um lugar para ter um conferência de imprensa.
Coloque sua casa de mídia social em ordem
A mídia social pode ser uma bênção durante uma crise SE você lidar bem com ela.
Quase todas as organizações sem fins lucrativos use algum nível de mídia social. Decida agora quem administrará essa mídia durante uma emergência. Configure um painel (aqui estão nove a considerar) onde você pode monitorar todas as plataformas de mídia social e responder rapidamente.
Por causa das mídias sociais, há poucas chances de controlar as informações. Não importa o quanto você tente tapar vazamentos de informações, eles acontecerão. Para neutralizar as informações erradas, você pode fornecer informações precisas e úteis. Combata os rumores com os fatos e expresse preocupação por todos os envolvidos.
Não deixe suas páginas de mídia social paradas. Simplifique sua abordagem às mídias sociais. Muitas vezes, as organizações sem fins lucrativos não respondem a perguntas, comentários ou reclamações que aparecem em seus sites de mídia social.
Certifique-se de ter alguém monitorando continuamente esses sites e respondendo a qualquer coisa que os leitores postem neles. Dessa forma, você pode obter informações ruins e construir credibilidade com seus seguidores.
Além disso, a mídia social pode ser a melhor maneira de mostrar a face humana da sua organização e reforçar sua reputação de ser gentil, solidária, educada, precisa e uma fonte de informações imparciais.
Prepare-se para falar.
Cada minuto conta depois de uma crise. Não desperdice nenhum deles. O silêncio é mortal. Faça declarações e mensagens apropriadas imediatamente, mesmo que seja apenas para dizer que você sabe da situação, que está trabalhando nela e que poucos fatos são conhecidos no momento.
Em seguida, mantenha-se atualizado à medida que os eventos se desenvolvem. Para muitas situações, você já pode ter preparado declarações.
Em todas as comunicações, esteja preocupado, demonstre preocupação, fale preocupado e diga sempre a verdade. Não tenha medo de dizer: “Não sabemos”. Isso é melhor do que adivinhar. Acrescente que você está trabalhando o mais rápido possível para obter todos os fatos.
Perde-se muito mais ao recusar-se a falar com os meios de comunicação social do que se arrisca ao fazê-lo. Um vácuo de informação gera hostilidade nos meios de comunicação e perda de confiança do público.
Fornece treinamento de mídia
O treinamento de mídia será seu melhor amigo durante uma crise. Não arrisque um colapso da mídia.
Elabore um programa de treinamento de mídia antes que ocorra um desastre. Treine qualquer pessoa que precise ser um porta-voz. Pode ser o presidente do conselho, o CEO e outros funcionários importantes, como um relações com a mídia. Além disso, considere o seu principal arrecadador de fundos, o seu coordenador voluntário e, quando aplicável, o seu segurança ou gerente de instalações.
O treinamento de mídia não precisa custar muito se você tiver alguém em seu conselho que trabalhe com relações públicas ou alguém que seja membro da mídia. A chave é fazer isso regularmente para que novas pessoas sejam treinadas e outras não fiquem obsoletas.
