Estimarea costurilor beneficiilor angajaților pentru anul următor

Angajatorilor le poate fi ușor să bugeteze forme fixe de compensare a angajaților, și anume salariile angajaților. Dar este mai greu să pui un număr pe beneficiile non-salariale, cum ar fi asigurările de sănătate, concediile plătite și planurile de pensie.

Descoperiți costurile estimate ale beneficiilor angajaților pentru anul următor cu aceste sfaturi.

De ce este importantă prognoza unui buget nesalarial

Există câteva motive pentru care angajatorii ar trebui să-și dea seama de beneficii buget pentru angajați înainte de fiecare nou an de plan:

Rămâneți la buget și evitați pierderile de acoperire

Cunoașterea costului estimat al beneficiilor pentru un angajat este vitală pentru orice organizație, deoarece ajută la asigurarea bugetelor pentru beneficiile HR și asigurați-vă că firmele au suficienți bani în bancă pentru a plăti beneficiile și pentru a menține o acoperire activă a planurilor pe care se bazează angajații dvs. pe.

Cu cât prognoza este mai aprofundată, cu atât o companie va fi mai bine pregătită și cu atât se va confrunta cu mai puține surprize financiare.

Respectați legile privind sănătatea

Conform prevederii privind responsabilitatea împărțită a angajatorului din Affordable Care Act (ACA), angajatorii clasificați ca fiind aplicabili marii angajatori (ALE) trebuie să ofere angajaților cu normă întreagă (și persoanelor aflate în întreținerea acestora) o asigurare de sănătate acea:

• Este accesibil
• Oferă „valoare minimă” (un standard minim acceptabil pentru serviciile medicale)

În caz contrar, ei trebuie să plătească către IRS o plată de responsabilitate comună a angajatorului.

Determinarea costului estimat al beneficiilor pentru un angajat permite angajatorilor să evalueze dacă planul de asigurare propus îndeplinește cerințele ACA. Dacă nu o face sau aleg să nu ofere un plan, acest lucru îi ajută pe angajatori să pună deoparte bani pentru a plăti orice penalități suportate.

Evaluați și consolidați beneficiile curente

Estimarea în fiecare an a costurilor beneficiilor angajaților ajută companiile să stabilească ce se află în pachetul lor de beneficii, dacă este competitiv și dacă răspunde nevoilor forței de muncă.

Dacă o firmă stabilește că pachetul său nu este suficient de robust, îl poate înlocui cu alte planuri care se potrivesc bugetului de beneficii.

Determinați clasificarea angajaților cu normă întreagă

Unul dintre primii pași pe care trebuie să-i facă o companie atunci când prognozează un buget de beneficii pentru anul următor al planului este să determine câți oameni angajează cu normă întreagă. Acest lucru ajută compania să determine aspecte importante atât ale ofertelor sale de beneficii, cât și ale potențialelor obligații fiscale.

Este un ALE în conformitate cu ACA?

Dacă o companie stabilește că are destui angajați cu normă întreagă pentru a fi considerată un mare angajator aplicabil (ALE), va ști că face obiectul prevederile privind responsabilitatea împărțită a angajatorului dacă nu oferă o asigurare de sănătate adecvată angajaților săi cu normă întreagă.

În general, ALE sunt angajatori care au avut în medie cel puțin 50 de angajați cu normă întreagă în anul precedent.

Câți angajați au nevoie de asigurare

ACA cere ALE să ofere o acoperire de asigurare adecvată angajaților cu normă întreagă pentru a evita plata uneia dintre cele două plăți posibile de responsabilitate comună.

ALE care doresc să evite plățile de responsabilitate comună angajatorului trebuie să ofere acoperire minimă esențială pentru 95% sau mai mult dintre angajații lor cu normă întreagă (și persoanele aflate în întreținere). În plus, niciun angajat cu normă întreagă nu ar fi trebuit să primească un credit fiscal pentru primă atunci când cumpără asigurare prin Piața de asigurări de sănătate.

O penalizare poate fi datorată Serviciului Fiscal Intern (IRS) dacă oricare dintre acești termeni nu este îndeplinit.

Penalități conform ACA

Plățile de responsabilitate comună a angajatorului sunt calculate pe baza câți angajați are o companie. Cunoașterea numărului de angajați cu normă întreagă poate ajuta companiile să prezică plata pe care o datorează IRS. IRS va notifica în general o companie dacă o plată este datorată.

Odată ce o companie știe câți angajați cu normă întreagă are, poate începe să-și analizeze cheltuielile pentru beneficii.

Calculați costul mediu al beneficiilor angajaților

Atunci când alcătuiți un buget de beneficii, luați în considerare atât beneficiile obligatorii, cât și cele opționale. Între cele două categorii de beneficii, costurile angajatorului au fost în medie de 12,18 USD pe oră pe care un angajat a lucrat și a reprezentat 31,2% din compensația totală a angajaților, potrivit Biroului de Statistică a Muncii din SUA (BLS) date.

Cu toate acestea, este util să faceți referire la costurile medii ale angajatorului pentru avantajele din aceste două categorii ca punct de plecare pentru un buget de beneficii.

Costul estimat al beneficiilor obligatorii pentru un angajat

Beneficiile obligatorii sunt acelea pe care angajatorii sunt, în general, obligați să le ofere angajaților în conformitate cu legislația federală sau de stat, inclusiv:

• taxa FICA:Aceasta include contribuția angajatorului de Taxa de securitate socială și Medicare.
• Asigurare de somaj:, în general, angajatorii trebuie să contribuie la asigurările de șomaj atât la nivel federal, cât și la cel de stat.
• Compensația lucrătorilor: Majoritatea firmelor trebuie să plătească pentru acest tip de asigurare care ajută lucrătorii care se îmbolnăvesc sau se rănesc la locul de muncă.

Conform datelor BLS, cheltuiala medie a angajatorilor este de 2,26 USD pentru fiecare oră pe care un angajat a lucrat pentru acestea. beneficii obligatorii legal, care se întind companii din sectorul privat și de stat și local guvernele. Aceasta reprezintă aproape 8,4% din costurile totale de compensare a angajaților.

Prognoza bugetului de beneficii opționale

Beneficiile opționale sunt orice avantaje pe care angajatorul nu este obligat legal să le ofere angajaților săi, inclusiv:

• Asigurare: Asigurarea de sănătate reprezintă cea mai mare parte a costurilor asigurărilor, dar asigurările de viață și invaliditatea pe termen scurt și lung sunt, de asemenea, beneficii comune ale angajaților.
• Concediu plătit: Vacanțele plătite, concediile legale, concediile medicale și timpul liber personal se încadrează în această categorie.
• Pensionare și economii: Aceasta include planuri de beneficii determinate, cum ar fi planurile 401(k) și contribuțiile asociate ale angajatorului.
• Salariul suplimentar: Aceasta include plata orelor suplimentare, diferențele de schimb și bonusurile.

Angajatorii cheltuiesc aproximativ 5,71 USD pe oră în care un angajat a lucrat pentru aceste beneficii opționale, conform datelor BLS. Această cifră se ridică la aproximativ 21% din remunerația totală a angajaților.

Determinați costurile beneficiilor versus costurile penalităților

Companiile pot stabili dacă va costa mai mult pentru a oferi angajaților beneficii sau pentru a plăti penalitățile suportate prin încălcarea prevederilor ACA privind responsabilitatea împărțită a angajatorului.

Există două tipuri de sancțiuni de responsabilitate comună a angajatorului în temeiul ACA:

• Acoperire minimă esențială: Companiile datorează în general această plată dacă nu oferă acoperire minimă esențială pentru 95% sau mai mult dintre angajații cu normă întreagă (și persoanele aflate în întreținere) și dacă unul sau mai mulți angajați cu normă întreagă primesc creditul fiscal pentru primă atunci când cumpără asigurare prin intermediul Piata de desfacere. Plata se ridică anual la 2.000 USD per angajat cu normă întreagă, excluzând primii 30 de angajați cu normă întreagă.
• Acoperire esențială minimă accesibilă cu valoare minimă: Firmele care oferă o acoperire minimă esențială angajaților mai datorează, de obicei, acest tip de plată pentru fiecare angajat cu normă întreagă care primește un credit fiscal pentru primă atunci când cumpără asigurare Marketplace. Plata anuală este de 3.000 USD pentru fiecare angajat cu normă întreagă care a primit creditul fiscal.

În schimb, asigurarea de sănătate îi costă angajatorilor aproximativ 2,55 USD pe oră pe care un angajat lucrează, conform datelor BLS.

Pentru unele companii, în special companiile cu o forță de muncă mică cu normă întreagă, ar putea fi mai accesibil să plătească penalitățile decât să plătească beneficiile pentru angajații cu normă întreagă.

Actualizați bugetul cu adăugări sau modificări de beneficii

Următorul pas al prognozării unui buget non-salariar este revizuirea pachetului de beneficii pe care compania îl oferă în prezent angajaților săi. Un departament de resurse umane trebuie să determine dacă pachetul este suficient pentru angajații săi sau dacă ceva trebuie înlocuit sau adăugat.

Dacă adăugați sau modificați orice articole din pachetul de beneficii (de exemplu, este posibil să doriți să economisiți bani cu un plan de asistență medicală cu deductibilitate mare sau să adăugați un asigurare), asigurați-vă că analizați cifrele pentru plan și modificați sau adăugați elementul(ele) rând corespunzător(e) în bugetul dvs. de beneficii pentru următorul an.

Alte beneficii pe care pachetul dvs. ar putea lipsi astăzi includ:

• Asigurare de vedere
• Conturi flexibile de cheltuieli
• Programe de beneficii voluntare
• Beneficii de wellness

Ca beneficii opționale, niciunul dintre aceste elemente nu trebuie să fie oferit de companie, dar ar trebui să fie luate în considerare atunci când se elaborează un buget cuprinzător pentru beneficiile angajaților pentru anul următor.

Consultați-vă cu un consilier de resurse umane

Prognoza bugetului pentru beneficiile angajaților este adesea gestionată de cineva din departamentul de resurse umane al unei companii. Dacă persoana respectivă se confruntă cu probleme atunci când prognozează beneficiile angajaților, fie în alegerea unei îngrijiri medicale adecvate să planifice sau să planifice pentru următorii ani, se pot consulta cu consilierul intern de resurse umane al companiei sau cu un extern consilier.

Cu toate acestea, un consilier de resurse umane intern va fi mai accesibil. Consilierii de resurse umane pot răspunde la orice întrebări pe care le-ar putea avea o companie în ceea ce privește beneficiile angajaților, facilitând crearea unui buget perfect.

Prezentați Prognoza

Odată ce bugetul pentru beneficiile angajaților a fost creat, acesta poate fi prezentat persoanei din companie care are ultimul cuvânt asupra bugetului - fie că este vorba de un prim HR sau unul dintre directorii companiei. Ei vor revizui bugetul, vor face adăugiri sau scăderi și apoi îl vor semna, astfel încât pachetul de beneficii nou și îmbunătățit să poată fi folosit de angajați în anul următor.