Întâlnirile eficiente sunt evenimente interesante, pline de energie, în care membrii echipei lucrează împreună pentru a lua decizii sau pentru a rezolva probleme. Din păcate, prea multe dintre întâlnirile la care participăm par să fie exact opusul. Cele mai rele întâlniri aduc timp la un târâș, lăsând pe toți epuizați mental și emoțional și mai mult decât puțin frustrați. Diferența constă în modul în care sunt planificate și desfășurate întâlnirile.
Cei mai buni manageri înțeleg importanța acestor evenimente și înțeleg că realizarea unei întâlniri grozave necesită planificare și efort deliberat. Acest articol oferă zece sfaturi pentru a vă ajuta să profitați de acest timp valoros de colaborare cu echipa dvs. Iată sfaturi despre cum să vă consolidați întâlnirile echipei.
Aveți o atitudine pozitivă față de întâlniri
Este cel mai important lucru pe care un manager îl poate face ca lider pentru a îmbunătăți întâlnirile de echipă. Este surprinzător cât de mulți manageri sunt mândri să-și proclame antipatia față de întâlniri, dar pentru a obține rezultate semnificative rezultate, rezolva probleme, ia decizii, informează, inspiră, colaborează și motivează, managerii trebuie să lucreze cu oameni.
Asta înseamnă ocazional să-i reuniți pe acești oameni într-o cameră sau la un apel conferință și să vorbiți cu ei. Gestionarea nu înseamnă să stai la birou cu ușa închisă și să trimiți e-mailuri. Ca lider, încercați să priviți întâlnirile ca pe o manifestare a conducerii. Este ora spectacolului de conducere, nu ceva de care să te temi ca o călătorie la dentist.
Amintiți-vă că sunteți proprietarul întâlnirii
Nu delegați planificarea agendei unui asistent administrativ sau unui alt membru al echipei. Ca lider, este ta întâlnire pentru a planifica și a rula. Pentru a te pune într-o stare de spirit adecvată, pune și răspunde la următoarea întrebare: „După această întâlnire, ce voi dori ca oamenii să fi învățat, realizat sau rezolvat?”
Pregătiți întotdeauna o agendă
Tot ceea ce veți citi vreodată despre întâlnirile eficiente la locul de muncă include sfaturi pregătirea unei agende. Cu toate acestea, ne-am prezentat cu toții la o întâlnire în care nu există nicio agendă de găsit. Actul de planificare a agendei ajută la concentrarea și identificarea subiectelor prioritare pentru întâlnire.
Solicitați intrare pe ordinea de zi
Deși este responsabilitatea principală a managerului să dezvolte agenda, membrii echipei pot fi invitați să contribuie cu punctele de pe ordinea de zi. Trimiteți un apel pentru idei cu câteva zile înainte de întâlnire.
Condimentează-l
Pune puțină varietate în format. Iată câteva lucruri pe care le puteți face condimentează-ți întâlnirile de echipă:
- Invitați vorbitori invitați
- Sărbătorește ceva
- Conduceți o „masă rotundă de învățare” – rugați membrii echipei să se învețe reciproc ceva
- Urmăriți o discuție Ted care este relevantă pentru agenda întâlnirii
- Rulați o activitate de team building
- Schimbați locațiile (luați în considerare să luați întâlnirea în afara sediului)
- Aduceți mâncare distractivă sau interesantă
- Aveți o întâlnire „agendă cu un singur punct”.
- Solicitați actualizări fulgerătoare
- Implicați echipa în brainstorming
- Schimbați scaunele sau schimbați-vă orice pentru a rupe monotonia
Permiteți ceva „spațiu alb” pentru creativitate și implicare spontană
Nu înghesui atât de multe lucruri pe ordinea de zi încât să te chinui să le finalizezi. În schimb, lăsați puțin loc la sfârșit pentru discuții spontane. Dacă întâlnirea se termină mai devreme, atunci lăsați toți să meargă devreme. Toată lumea apreciază și timpul găsit.
Utilizați întâlnirile de echipă pentru a colabora
În loc să împărtășiți doar informații, încercați să rezolvați o problemă sau să lucrați cu grupul pentru a ajunge la o decizie. Da, este provocator și poate fi dezordonat, dar de aici obținem cea mai mare valoare din întâlniri.
Înviorează-te
A fi liderul unei întâlniri nu înseamnă a etala autoritatea sau a abuza de putere. Pedepsirea pe cineva pentru că a întârziat în fața echipei este un exemplu de a face acest lucru. Păstrați simțul umorului și umilința.
Urmare
Urmăriți elementele de acțiune și asigurați-vă că oamenii fac ceea ce spun că vor face. Este frustrant să apari la următoarea întâlnire și să afli că jumătate din echipă nu s-a deranjat să facă ceea ce s-a angajat în ultima întâlnire. Urmăriți înainte de întâlnire și trage indivizii la răspundere pentru angajamentele lor.
Fii un lider model
Întâlnirile de echipă nu sunt un moment pentru a lăsa garda jos și a vă relaxa cu echipa. Țineți-vă și echipa dvs. la cele mai înalte standarde de conduită, ceea ce înseamnă fără glume neplăcute, strângere de membri ai echipei, cinism și sarcasm sau batjocorirea altor departamente sau conducere. Gândiți-vă la tipul de lider sub care doriți să fiți cunoscut și apoi prezentați-vă la fiecare întâlnire fiind acel lider.
Concluzia
O oportunitate de a te întâlni și de a lucra cu echipa ta este un lucru oribil de pierdut. Este imperativ să dezvoltați disciplina pentru a planifica și conduce întâlniri pe care oamenii le prețuiesc și să promoveze inițiativele.
