Managerii de proiect au o treabă dificilă. Prin natura rolului lor, ei își asumă responsabilitatea formării unei echipe eficiente care să urmeze și să reușească cu noi inițiative. Deoarece proiectele pot cuprinde toată munca depusă într-o firmă, fiecare proiect este o nouă aventură.
Unul dintre cei mai importanți factori care promovează succesul proiectului este prezența unui sponsor executiv eficient și implicat. În timp ce managerii de proiect pot ști că sponsorii executivi fac multe pentru a ajuta un proiect să reușească, mulți directori nu înțeleg cum pot ajuta sau ce să facă.
Responsabilități ale sponsorului executiv
Sponsorul executiv este esențial pentru succesul unui proiect. Există multe motive pentru care proiectele eșuează, dar lipsa de sprijin într-o organizație nu ar trebui să fie unul dintre ele. Sponsorii executivi ar trebui:
- Asumați-vă responsabilitatea la nivel executiv pentru rezultatul unui proiect
- Chartează proiectul și conferă autoritate managerului de proiect și membrilor echipei de bază
- Sprijiniți căutarea de resurse și vizibilitate a echipei de proiect
- Asigurați prezența și sprijiniți valorile eficiente ale echipei, inclusiv responsabilitatea și transparența
- Susține echipa în fața unor dificultăți extraordinare
- Apărați echipa de proiect împotriva interferențelor organizaționale
- Rămâneți implicat și interesat
- Fiți la fel de responsabil ca și managerul de proiect și membrii echipei dacă inițiativa este un eșec
Prezența sponsorului executiv
În absența unui sponsor executiv susținător, toate responsabilitățile de mai sus revin celor deja suprasolicitați. manager de proiect, căruia îi lipsește de obicei influența cu alți manageri sau directori care pot fi rezistenți la proiect.
Lipsa unui sponsor eficient crește riscul problemelor proiectului, inclusiv, dar fără a se limita la eșec, performanță suboptimă, costuri crescute și obiective de calitate și posibilă creștere a echipei frământări.
Simplu spus, prezența unui eficient sponsor executiv este un factor pozitiv de diferență pentru proiectul pe care l-au sponsorizat. Având în vedere importanța evidentă a rolului, ar putea fi rezonabil să presupunem că majoritatea organizațiilor își iau în serios munca cu sponsorii executivi.
Tratamentul organizațional al rolului
Deși ar fi rezonabil să ne așteptăm ca majoritatea firmelor să afișeze practici mature în jurul rolului sponsor executiv într-o eră în care practicile de management de proiect sunt bine stabilite, situația este exact cea opus.
- Multe firme nu au practici formale în privința sponsorizării executive
- Puține firme au vreo formare oficială sau o descriere standardizată pentru rolul și responsabilitățile sponsorului
- Rare este firma care oferă training pentru sponsorii lor executivi
- Există puțin acord consistent cu privire la responsabilitatea sponsorului pentru succesul proiectului
- Majoritatea managerilor de proiect își exprimă frustrarea față de lipsa de sprijin din partea sponsorilor lor
Potrivit Project Management Institute în 2018, 38% dintre organizații chestionat nu a avut sponsori executivi activi pentru proiecte.
În timp ce starea actuală a practicii de sponsorizare executivă poate lăsa loc de îmbunătățire, managerii de proiect nu au de ales decât să continue să avanseze cu inițiativele lor. Cu toate acestea, există câțiva pași pe care managerii de proiect îi pot lua pentru a recruta sprijinul executiv atât de necesar.
Pași pentru a obține sprijin executiv
- Recrutați un sponsor. Dacă proiectul dumneavoastră are implicații strategice pentru firma dumneavoastră, fie direct pentru clienți, fie indirect de către permițând activități interne mai eficiente și eficiente în sprijinul clienților, ar trebui să recrutați a sponsor. Lucrați direct cu raportul către manager sau cu șeful biroului dumneavoastră de management de proiect pentru a consolida importanța proiectului și pentru a cere ajutor. Subliniați rolul și responsabilitățile sponsorului și indicați cercetare în industrie care corelează succesul proiectului și sponsorizarea eficientă.
- Antrenează-ți sponsorul. Subliniați rolul sponsorului ca strategic, nu tactic sau ca figura de profie. Majoritatea directorilor intră în rolul unui sponsor fără pregătire formală sau chiar context pentru responsabilitățile lor. În timp ce vă aflați în rolul oarecum ciudat de a pregăti un director, majoritatea acestor indivizi vor aprecia contextul și îndrumarea dumneavoastră. Problemele legate de responsabilitate, consolidarea valorilor și protecția echipei ar trebui să fie obiectivul dvs. principal atunci când vă includeți sponsorul executiv.
- Implicați-vă și implicați-vă în mod activ sponsorul. Cele mai bune relații cu managerul de proiect și cu sponsorul executiv sunt extrem de interactive. Este important ca cele două părți să stabilească un protocol de comunicare clar pentru actualizările privind activitățile proiectului, precum și pentru semnalarea și răspunsul la urgențe. Managerul de proiect ar trebui să încurajeze sponsorul executiv să participe la întâlniri de statut sau de echipă de la din când în când pentru a arăta un interes real și pentru a servi ca majorete activ pentru organizație pentru echipă succese.
- Solicitați sprijin de coaching de la sponsorul dvs. Este întotdeauna util să ai pe cineva cu mai multă experiență decât tine observând și oferind feedback constructiv și pozitiv și coaching cu privire la performanța ta.
- Folosiți cu atenție sponsorul pentru problemele mari. Ai grijă să nu apelezi prea mult la sponsorul tău pentru probleme tactice. Cea mai bună utilizare a sponsorului dvs. este să vă ajutați la asigurarea resurselor, să serviți ca purtător de cuvânt al echipei de proiect pentru grupul de management mai larg și să vă ajute să consolidați valorile esențiale ale echipei.
Pitch final
Rolul sponsorului executiv este una dintre piesele importante ale puzzle-ului pentru succesul inițiativelor de proiect. Managerii de proiect de succes înțeleg cât de important este acest rol și lucrează pentru a obține sprijin executiv la nivelul și intensitatea potrivite.
Dacă sponsorul este absent sau vag, asumați-vă responsabilitatea de a recruta și/sau de a vă instrui sponsorii executivi pentru a vă sprijini pe dvs., echipa și firma pentru succes.
