Fiecare proiect major de lucru trece prin cinci faze. Lungimea și detaliile pot varia de la proiect la proiect, dar toate vor urma în continuare același cadru de bază. În timp ce unii metodologii de proiect cum ar fi abordările agile comprimă sau repetă următoarele etape în cicluri mai rapide, iterative, munca fiecărei faze este vizibilă și distinctă în fiecare proiect.
Cele Cinci Etape
Etapele formale ale unui proiect sunt următoarele:
- Iniţiere: formarea echipei de proiect, înființarea proiectului și lansarea startului
- Planificare: finalizarea domeniului de aplicare al proiectului, definirea defalcării detaliate a lucrărilor, evaluarea riscului, identificarea cerințelor de resurse, finalizarea programului și pregătirea pentru munca efectivă
- Execuţie: realizarea lucrărilor efective cerute de definiția și domeniul de aplicare al proiectului
- Monitorizați și controlați: managementul efectiv, raportarea și controlul resurselor și bugetelor în timpul fazei de execuție
- Incheierea proiectului: livrarea proiectului, evaluarea lecțiilor învățate, amânarea echipei de proiect
A manager de proiect își vor conduce echipa prin aceste cinci faze succesive – indiferent de dimensiunea proiectului – până la finalizarea proiectului. Pentru proiecte agile sau iterative de tip dezvoltare, planificarea și execuția se desfășoară în scurte explozii sau sprinturi, etapele repetându-se până când proiectul este finalizat spre satisfacția clientului.
Să ne uităm la aceste etape mai detaliat.
Iniţiere
O inițiere solidă a unui proiect nu numai că va pregăti proiectul pentru succes, dar va pune și bazele tuturor etapelor viitoare. În timpul inițierii, veți primi membrii echipei de proiect desemnați, îi veți informa cu privire la obiectivele generale ale proiectului, și adresați clientului sau proprietarului proiectului cât mai multe întrebări posibil, astfel încât să puteți planifica proiectul eficient. Este, de asemenea, un moment excelent pentru a crea entuziasmul echipei cu privire la proiect și pentru a colecta orice detalii de ultimă oră care ar putea influența planificarea proiectului. Pașii suplimentari includ:
- Analiza părților interesate
- Atribuirea unui sponsor executiv
- Elaborarea și comunicarea documentelor de cartă
- Întâlnire oficială de lansare
Planificare
După ce ați inițiat proiectul și ați adunat toate informațiile relevante, veți începe apoi să vă planificați proiectul. Etapa de planificare depinde de dimensiunea proiectului tău, de câte informații trebuie să organizezi și de cât de mare este echipa ta. Rezultatul planificării ar trebui să fie clar plan de proiect sau program, din care fiecare își va urma sarcinile atribuite.
Utilizarea unui program de planificare a proiectelor, cum ar fi Microsoft Project sau Basecamp, este extrem de utilă atunci când planificați un proiect. Există și alte opțiuni gratuite disponibile online. Totuși, chiar dacă folosirea unui program de planificare a proiectelor este utilă, nu este întotdeauna necesară. Utilizarea Excel și Word pentru a vă crea planul și a-l comunica echipei este la fel de eficientă.
Sarcinile specifice din faza de planificare includ:
- Crearea unui plan de comunicare pentru diferitele părți interesate implicate
- Dezvoltarea unei structuri detaliate de defalcare a muncii
- Identificarea traiectorie critică
- Trasarea resurselor pe planul proiectului și rafinarea succesiunii lucrării pe baza dependențe de proiect și constrângerile de resurse
- Elaborarea unui program detaliat
- Evaluarea riscurilor și dezvoltarea unui plan de prioritizare și atenuare a riscurilor
Execuţie
Acum că aveți un plan de proiect solid, echipa poate începe să execute proiectul în funcție de sarcinile care le-au fost atribuite. Aceasta este etapa în care toată lumea începe să facă treaba. Veți dori să începeți oficial etapa de execuție cu întâlniri în persoană pentru a vă asigura că toată lumea are ceea ce le trebuie pentru a începe să își execute partea din proiect. Pornirea echipei pe drumul cel bun este esențială pentru succesul unui proiect, așa că articulați în mod clar programul și planul de comunicare.
Monitorizare și control
În timp ce proiectul se află în faza de execuție, veți începe să îl monitorizați și să îl controlați pentru a vă asigura că se deplasează conform planului. Există o varietate de moduri în care puteți monitoriza și controla un proiect. Înregistrările ocazionale cu șefii de echipă, „lucurile” zilnice organizate sau întâlnirile săptămânale mai formale sunt eficiente. Informațiile care ies din aceste întâlniri sau canale de comunicare vor informa bucla de feedback și, în cele din urmă, orice replanificare și ajustări care ar putea fi necesare proiectului.
Activitățile suplimentare importante în această etapă includ:
- Aderarea la planul dumneavoastră de comunicare prestabilit pentru a asigura conștientizarea părților interesate cu privire la stadiul proiectului
- Monitorizarea echipelor de lucru și a activităților de lucru pe calea critică
- Identificarea oportunităților de îmbunătățire a performanței programului prin accelerarea sau finalizarea activităților în paralel sau, dacă este necesar, blocarea programului prin adăugarea de resurse
- Monitorizarea reală vs. costuri planificate
- În unele cazuri, monitorizarea, calcularea și raportarea valorii câștigate pentru planul de proiect
- Monitorizarea și diminuarea riscurilor și perfecționarea planului de risc după cum este necesar
Proiect Închidere
Odată ce toate detaliile și sarcinile proiectului dumneavoastră sunt finalizate și aprobate de client sau proprietarul proiectului, vă puteți închide în sfârșit proiectul. Aceasta poate părea o formalitate, dar închiderea unui proiect este la fel de importantă ca inițierea, planificarea și execuția acestuia.
Un bun manager de proiect va documenta toate informațiile din proiect și le va organiza ordonat, astfel încât să poată reveni la el dacă este necesar. Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a ține o autopsie asupra proiectului, astfel încât toți membrii echipei să poată reflecta asupra a ceea ce a mers bine sau greșit în timpul proiectului. Toate notele importante ale proiectului ar trebui să fie, de asemenea, documentate, astfel încât rezultatul să poată fi împărtășit cu alți membri ai proiectului și ar putea fi depuse într-un folder cu istoricul proiectului. În cele din urmă, este important să amânați în mod oficial echipa de proiect, oferind feedback și evaluări ale performanței, așa cum este indicat de politica firmei dumneavoastră.
