Organizațiile de cartier din orașele din întreaga țară găzduiesc evenimente speciale publice și comunitare, cum ar fi festivaluri în aer liber, târguri stradale și carnavale. Multe dintre aceste evenimente publice – în special cele de succes – devin festivități anticipate și uneori un punct de mândrie pentru comunitatea gazdă. Deși există aspecte ale planificării și execuției evenimentelor care sunt împărtășite în toate tipurile de evenimente, de la nunți la conferințe corporative, evenimentele publice tind să aibă propriile nevoi și provocări. Unul dintre acești factori unici de planificare a evenimentelor publice este lucrul cu și primirea permisiunii de la agențiile guvernamentale.
Uneori, cel mai bun mod de a învăța este doar să sari direct. Alteori, merită să înveți din lecțiile și experiențele altora. În acest caz, vom învăța de la orașul Chicago. Cu experiență în organizarea a aproximativ 350 de evenimente speciale în Chicago, Biroul Primarului pentru Evenimente Speciale și-a creat resursele pentru evenimente speciale. Ghid și pachet de permise pentru evenimente speciale, care include idei practice pe care alte orașe și orașe ar putea dori să le încorporeze în comunitatea lor evenimente. Iată cele mai bune sfaturi pentru planificarea evenimentelor comunitare de succes de la maeștri.
Aveți un proces formal de aplicare
În Chicago, cod municipal solicită organizațiilor care doresc să găzduiască un eveniment comunitar să trimită o cerere oficială care să fie de acord cu anumite reguli pentru eveniment, cum ar fi:
- Nu se poate percepe nicio taxă pentru admitere (stabiliți o sumă de donație).
- Vânzătorii de alimente trebuie să fie autorizați și să dețină certificare.
- Vânzătorii de băuturi alcoolice trebuie să fie autorizați (numai bere și vin).
- Vânzătorii de mărfuri trebuie să fie autorizați.
- Autoritatea de tranzit din Chicago trebuie anunțată.
Având un proces formal de aplicare pentru evenimente speciale publice și comunitare, poate reduce volumul de muncă și eficientiza aprobările, ceea ce este un câștig pentru toată lumea.
Solicitați un permis de eveniment special
În plus față de procesul de solicitare a evenimentului, orașul Chicago solicită organizatorilor să depună o cerere de permis special pentru eveniment, care are propriile cerințe, cum ar fi:
- Cererea trebuie depusă cu cel puțin 45 de zile înainte de eveniment.
- Cererile trebuie să fie legalizate.
- Organizatorii trebuie să prezinte un certificat de asigurare pentru 1 milion de dolari în răspundere comercială generală, desemnând orașul Chicago ca asigurat suplimentar.
În timp ce la început, s-ar putea părea că Chicago pur și simplu creează destul de multe cercuri birocratice prin care să treacă atunci când vine vorba de evenimente comunitare, fără făcând aplicațiile excesiv de dificile, orașul s-a asigurat că toate evenimentele publice vor îndeplini setul lor de cerințe - dintre care multe se referă la Siguranță.
Solicitați o hartă a evenimentelor cu cerere de permis
Organizatorii trebuie să trimită, ca parte a oricărei cereri de autorizare a unui eveniment special, o hartă a evenimentului care identifică zonele de închidere a străzilor propuse și un plan de redirecționare. Harta ar trebui să ia în considerare, de asemenea, spațiile de garaj publice, accesul la alee și spațiul pe banda de incendiu. Semnele de ocolire și baricadele trebuie să respecte cerințele orașului, iar organizatorii sunt obligați să obțină direct aceste provizii. La eliberarea autorizației sunt luate în considerare următoarele aspecte:
- Siguranța publică.
- Apropierea unui alt eveniment în zonă în același timp.
- Eliberarea anterioară a unui permis pentru un alt eveniment pe aceeași hartă a locației.
Necesită permise pentru cort și baldachin
În Chicago, corturile sau baldachinele mai mari de 240 de metri pătrați la evenimente publice necesită permise din partea orașului. Dacă este mai mare de 600 de metri pătrați, desenele trebuie să fie ștampilate de un arhitect sau inginer structural autorizat și trebuie să fie prezentate planuri de ieșire și de urgență, inclusiv semne și iluminat. Dacă dimensiunea depășește 4.000 de metri pătrați, cererea de autorizare trebuie depusă de către firma responsabilă cu ridicarea structurii. Acest proces asigură că măsurile de siguranță sunt luate cu seriozitate.
Necesită parteneriate cu funcționarii de siguranță publică
Evenimentele speciale din Chicago trebuie să implice atât poliția, cât și departamentele de pompieri. Organizatorii trebuie să se întâlnească cu comandantul poliției (și/sau reprezentantul acestuia) pentru a aborda problemele cum ar fi o bandă de circulație pentru vehicule de urgență, planuri de securitate și post de comandă desemnat la eveniment. Organizatorii ar trebui să desemneze o persoană care va acționa ca o legătură cu departamentul de poliție, departamentul de pompieri, departamentele de străzi și salubritate, biroul de evenimente speciale și altele. Vă va ajuta să aveți cel puțin o persoană cu cunoștințe și experiență în echipa dvs., care să servească drept punct de coordonare pentru toate aceste departamente publice.
Furnizați o listă de verificare a codului de siguranță la incendiu
Organizatorilor de festivaluri și evenimente în aer liber din Chicago li se oferă o listă de verificare și trebuie să îndeplinească anumite cerințe ale codului de siguranță la incendiu, inclusiv:
- Corturile vor fi realizate din material ignifug (se cere certificare).
- Stingătoarele de incendiu sunt necesare în fiecare cabină.
- Rândurile temporare de locuri trebuie să găzduiască 5 până la 14 persoane (maximum).
- Coridoarele temporare pentru scaune trebuie să aibă cel puțin 36 de inci.
- Lichidele inflamabile nu trebuie depozitate în nici un cort, baldachin sau cabină.
- Nu trebuie lăsat să se acumuleze gunoiul.
- Cablurile electrice trebuie lipite cu bandă adezivă și sunt recomandate mai multe prize.
- Se recomandă benzi de incendiu pentru vehiculele de urgență (bandă de incendiu de 10 picioare).
- C.P.R de bază. iar pentru membrii personalului sunt recomandate cursuri de prim ajutor.
Deopotrivă, planificatorii de evenimente publice experimentați și noi apreciază o listă de verificare bună.
Asigurați practici de manipulare în siguranță a alimentelor
Orașul Chicago cere vânzătorilor să participe la un curs de la Departamentul de Sănătate înainte de a depune cereri. De asemenea, vânzătorii trebuie să obțină o formare și o certificare în domeniul salubrității la festivalul de vară (oferite de Asociația restaurantelor din Illinois). Ofițerul de sănătate, care stabilește dacă un vânzător va primi o autorizație de funcționare, își menține autoritatea de a suspenda orice permis în orice moment.
Orașul conturează reguli detaliate pentru alimente, recipiente, etichete, protecția alimentelor, igiena personalului, echipamentele alimentare, deșeurile, construcția cabinelor și materialul toxic. De asemenea, solicită vânzătorilor să participe la un seminar obligatoriu de salubritate.
Într-o notă conexă, trebuie să existe licențe pentru băuturi alcoolice pentru evenimente speciale primit 20 de zile înainte de eveniment.
Aveți un plan pentru contractarea serviciilor municipale
Contractorii publici sau privați trebuie să fie angajați pentru o gamă largă de servicii, inclusiv postare Parcarea Interzisă semne, furnizarea de baricade, remorcare, bidoane de gunoi, bidoane de reciclare, căptușeli, măturare, colectare deșeuri, servicii electrice și/sau echipamente de sunet. În Chicago, Departamentul de Străzi și Salubritate este disponibil pentru a furniza astfel de servicii pe un program de taxe pe oră, bazat pe expertiză.
De asemenea, este necesar un program de reciclare ca parte a pachetului de permise pentru evenimente speciale din Chicago. Odată cu creșterea popularității evenimentelor ecologice, aceasta nu este o idee rea!
Necesită permise pentru animale
În cazul în care animalele sunt implicate în eveniment în vreun fel, orașul Chicago solicită prezentarea, împreună cu cererea de eveniment, a numelui unui medic veterinar local care va fi prezent la eveniment. Această persoană va fi responsabilă pentru asigurarea oricăror animale bolnave sau rănite. De asemenea, Comisia pentru Îngrijirea și Controlul Animalelor poate inspecta animalele înainte de a le folosi în activități publice.
Gestionați semnalizarea și promovarea evenimentelor
Organizatorii de evenimente publice din Chicago au posibilitatea de a obține o expunere suplimentară la eveniment cu bannere de stâlp de lumină. Desigur, orașul gestionează aceste solicitări solicitând organizatorilor să completeze o cerere de permis pentru banner inclusiv o copie a graficului bannerului propus, data evenimentului și orice alte aspecte semnificative ale cerere. Direcția de străzi și salubritate gestionează aceste tipuri de solicitări.
