Deși părțile principale ale dvs propunere de grant îți va ocupa cea mai mare parte a timpului și energiei, nu îți scurtează scrisoarea de intenție. Atenția la punctele mai subtile ale punerii laolaltă a pachetului de propuneri poate face sau distruge o cerere de finanțare. Nu vă opriți finanțatorul cu o scrisoare de intenție neglijentă.
Mim Carlson și Tori O'Neal-McElrath, autorii Granturi câștigate, pas cu pas,subliniați că scrisoarea de intenție ar trebui:
- Prezentați-vă organizația persoanei potrivite.
- Asigurați-l pe finanțator că acest proiect are sprijinul dvs consiliu de administrație.
- Spuneți ce cereți - cât și pentru ce.
Când includeți o scrisoare de intenție?
Utilizați o scrisoare de intenție pentru propunerile către corporații și fundații, dar nu pentru cererile de granturi federale sau de stat. Acei finanțatori vor doar ceea ce cer și rareori cer o scrisoare de intenție.
Atributele unei scrisori de intenție bune
Scrisoarea ta de intenție ar trebui să:
- Fii scurt
- Treci repede la subiect
- Nu repetă informațiile din propunere
- Spuneți cititorului cât de bine înțelegeți finanțatorul și cum grantul dvs. îndeplinește cerințele finanțatorului
Beverly A. Browning, autorul Grant Writing pentru Dummies, vă sugerează să scrieți scrisoarea de intenție după ce ați finalizat întreaga propunere și când sunteți într-o dispoziție reflexivă. Browning spune:
„Pe măsură ce considerați marea voastră realizare (cererea de finanțare finalizată), lăsați partea dreaptă a creației creierul activează și conectează-ți sentimentele de realizare cu persoana care te va ajuta să-ți vină planurile Adevărat."
Formatarea scrisorii de intentie
- Utilizați antetul organizației dvs. Puneți aceeași dată pe scrisoarea de intenție care se află pe cererea de grant completată. Aceasta este data la care veți trimite propunerea de grant donatorului. Folosirea aceleiași date face ca toate documentele din pachetul de propuneri să fie coerente.
- Pentru adresa interioară (care se află în partea de sus a scrisorii), utilizați numele și titlul persoanei de contact ale fundației sau ale companiei, urmate de numele, adresa, orașul, statul și codul poștal sursei de finanțare. Verificați de două ori aceste informații printr-un apel telefonic sau un e-mail. Astfel de informații se schimbă frecvent, așa că asigurați-vă că aveți numele și adresa curente.
- În salutul dumneavoastră, utilizați „Dragă” plus titlul personal (domnul, doamna, doamna, doctorul, domnii etc.), urmat de numele de familie. Este esențial să adresați scrisoarea unei anumite persoane. Sunați la fundație sau la biroul corporativ pentru a vă asigura că aveți persoana potrivită și titlul personal corect. Aceste detalii pot părea neimportante, dar contează.
- Primul paragraf ar trebui să fie scurt și concentrat. Prezentați-vă organizația (numele legal, care va fi numele dvs. corporativ) și spuneți finanțatorului câți bani solicitați și de ce. Includeți o propoziție sau două despre ceea ce face organizația dvs. și apoi includeți un punct bazat pe cercetare care arată că este nevoie de ceea ce face organizația dvs.
- Mai scrie unul sau două paragrafe scurte. Spuneți scopul proiectului dvs. și modul în care acesta se potrivește cu misiunea finanțatorului sau cu prioritățile de finanțare. Includeți faptul că consiliul dumneavoastră de administrație sprijină pe deplin proiectul.
- Încheiați scrisoarea cu un paragraf rezumativ. Adaugă ce poate însemna acest parteneriat de finanțare pentru publicul țintă al proiectului tău. Poate doriți să includeți și o invitație pentru o vizită a site-ului.
- Utilizați o închidere precum „Cu stimă”.
- Scrisoarea ar trebui să fie semnată de directorul executiv sau de președintele consiliului de administrație sau de ambele. Sub semnătură, introduceți prenumele, inițiala de mijloc, numele de familie și titlul semnatarului. Deși ED sau președintele consiliului ar trebui să semneze scrisoarea, includeți informațiile de contact pentru cea mai bună persoană care să răspundă la întrebări la sfârșitul ultimului paragraf.
- În partea de jos a scrisorii, includeți cuvântul „ENCLOSURE” (în majuscule).
Cât de lungă trebuie să fie scrisoarea de intenție?
Limitați scrisoarea de intenție la o pagină cu trei sau patru paragrafe. Ar trebui să fie o lectură rapidă.
Tonul și specificul scrisorii dvs. de intenție pot varia în funcție de dacă ați fost invitat să trimiteți o propunere completă după trimiterea unui Scrisoare de anchetă (LOI), sau dacă acest proiect este prima abordare a organizației dumneavoastră față de această fundație specială.
Exemplu de scrisoare de intenție
Mary Smith, dr.
Ofițer de program.
Fundația comunitară.
4321 Common Lane.
Some City, YZ 55555.
Stimate Dr. Smith:
Centrul pentru seniori Some City solicită cu respect un grant de 50.000 USD pentru proiectul nostru pilot de sensibilizare a comunității latino-americane.
Fiind cel mai mare centru pentru bătrâni din orice județ, care deservește peste 450 de seniori în fiecare zi, suntem conștienți de schimbarea demografică din zona noastră de servicii. Și ne angajăm să creștem și să adaptăm centrul nostru pentru a răspunde nevoilor emergente. Proiectul pilot de sensibilizare a comunității latino-americane ne va permite să pilotăm un efort de un an pentru a determina dacă centrul nostru poate:
Oferiți acces cuprinzător la servicii de sănătate și sociale pentru persoanele în vârstă din comunitățile Latino deservite de centrul nostru și.
Creșteți și integrați pe deplin competența culturală a consiliului, personalului și voluntarilor Some City Senior Center.
Consiliul nostru de administrație este entuziasmat de acest program și dornic să-l lanseze pentru a putea deveni cel mai cuprinzător și competent din punct de vedere cultural centru pentru seniori din toate comunitățile noastre care au nevoie de acestea Servicii. Dacă, la sfârșitul anului pilot, constatăm că acest program este, de fapt, un succes, consiliul nostru s-a angajat să includă un o parte din cheltuielile anuale ale proiectului în bugetul nostru anual de operare, astfel încât programul să devină o parte integrantă a principalului nostru Servicii.
Prin acest proiect, Centrul va deveni principala referință oferită de Health Access Latinos, Families of Any County și trei clinici comunitare pe o rază de cincisprezece mile de centrul nostru. De asemenea, vom accepta recomandări ale seniorilor vorbitori de spaniolă de la orice altă agenție comunitară din zona noastră imediată de servicii.
Vă mulțumim pentru considerarea cererii noastre. Vă voi contacta în săptămâna viitoare pentru a răspunde la orice întrebări pe care le-ați putea avea, precum și pentru a afla dacă ne putem întâlni cu dvs. pentru a discuta meritele propunerii noastre. Între timp, dacă aveți întrebări, vă rugăm să contactați Connie Jones, directorul nostru de dezvoltare, la (555) 555-5555, x555 sau [email protected].
Cu sinceritate,
Jane Lovely.
Director executiv.
INCINTA.
*Scrisoare retipărită (cu modificări) cu permisiunea de la Winning Grants, Step by Step, a doua ediție, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
Greșeli de evitat în scrisoarea de intentie
- Scriind prea mult. O scrisoare de intenție nu este o disertație și nici o propunere completă. Păstrați-l scurt și la obiect Sfat: Rugați-l pe altcineva să îl citească. O înțeleg ei?
- Folosind cuvinte mari. Dacă ai fost la liceu, ai învățat să scrii într-un mod complicat. Nu face asta aici. Nu încerci să impresionezi pe cineva cu erudiția ta. Doriți doar să vă expuneți cazul cât mai firesc posibil. Dacă nu știi când îți complici prea mult scrisul, folosește o aplicație precum Hemingway. Îți va spune când propozițiile tale sunt greu de citit și când ești prea pronunțat.
- Făcând greșeli gramaticale. Dacă nu ești sigur de gramatica ta, nu risca. Utilizați verificarea gramaticală în WORD și, de asemenea, rulați versiunea nefinalizată printr-o aplicație, cum ar fi Gramatical. Există o versiune gratuită, dar versiunea plătită depășește cu mult verificarea gramaticală necesară.
Faceți-vă scrisoarea de intenție să iasă în evidență
Este trist de spus, dar propunerea dvs. de grant poate fi printre sutele sau miile pe care o fundație tipică le va vedea în cursul unui an mediu. Scrisoarea ta de intenție poate face diferența în a trece la următorul pas către finanțare. Dar cum îl poți scoate în evidență?
Nu încercați nimic „drăguț”, deoarece oficialii fundației nu vor fi impresionați.
Scrisoarea de intenție nu ar fi potrivită pentru a poveste despre un client, deși ar trebui să aveți o poveste pentru alte părți ale propunerii dvs., cum ar fi descrierea problemei. Includeți un paragraf despre motivul pentru care organizația dvs. este cea care poate îndeplini cel mai bine această misiune. Sondajează-ți organizațiile competitive și evaluează cum și unde excelezi. Acest lucru poate fi în puterea personalului și a voluntarilor dvs., în experiența dumneavoastră cu această problemă specială sau în sprijinul comunității de care vă bucurați.
Nu trebuie să menționezi numele concurenților sau să-i critici. Doar evidențiați-vă punctele forte. Acesta ar fi un moment bun pentru a vă consulta cu alții din jurul biroului. Adunați câțiva oameni și gândiți-vă cum excelează organizația dvs. nonprofit.
În principiu, scrisoarea de intenție ar trebui să fie în mișcare înainte, ușor de citit și să oblige cititorul să adopte o propunere mai largă. Nu puneți niciun obstacol în calea cititorului care l-ar putea împiedica să citească în continuare.
