Managementul timpului este unul dintre 10 domenii de cunoaștere pe care managerii de proiect trebuie să-l stăpânească pentru a obține a Certificare Project Management Professional (PMP)® de la Institutul de Management de Proiect. Este o parte esențială a gestionării unui proiect, deoarece vă ajută să vă asigurați că proiectul este finalizat la timp.
The Ghidul Corpului de Cunoștințe pentru Managementul Proiectului (PMBOK)® oferă un cadru pentru managementul timpului de proiect pe care pentru cei care doresc să îl obțină Certificare PMP®, și poate fi util pentru toți managerii de proiect, de asemenea. Este alcătuit din șapte procese:
- Planificați managementul programului
- Definiți activități
- Activități în secvență
- Estimați resursele activității
- Estimați durata activității
- Elaborați programul
- Program de control
Să aruncăm o privire mai profundă în fiecare dintre ele.
Planificarea managementului orarului
Acest pas necesită să stabiliți toate politicile, procedurile și documentația necesare pentru gestionarea programului de proiect. Scopul este de a oferi îndrumări cu privire la modul în care programul proiectului va fi gestionat pe parcursul întregului proces.
Cu toate acestea, probabil că nu veți avea un plan separat pentru gestionarea programului dvs. O mare parte din ceea ce lucrați aici va ajunge în dvs plan de management al proiectului.
Definiți activități
Aici identificați și enumerați sarcinile individuale care trebuie efectuate pe parcursul proiectului pentru a vă asigura că toate livrabilele acestuia sunt îndeplinite. Puteți face acest lucru analizând fiecare etapă importantă a proiectului și împărțind-o în activități mai mici care trebuie făcute pentru a atinge acel reper. Veți avea nevoie de lista rezultată de sarcini de proiect pentru a trece la următorul proces.
Activități în secvență
Acest proces vă ajută să vă puneți lucrările la proiect în ordinea corectă, astfel încât să puteți utiliza eficient resursele proiectului și să livrați cât mai repede posibil. Aceasta implică luarea listei de activități ale proiectului pe care le-ați creat mai devreme și punerea fiecărei sarcini în ordinea corectă. La sfârșitul acestui proces, veți avea o vedere a relațiilor dintre sarcinile proiectului.
Ghidul PMBOK® vorbește despre producerea unei diagrame de rețea ca rezultat al acestui proces, dar acest lucru este rareori necesar și, cu siguranță, nimic din ceea ce ar trebui să faci manual. Dacă doriți să faceți diagrame de rețea, atunci puteți utiliza software-ul dvs. de management de proiect pentru a face acest lucru. În cele din urmă, totuși, o listă de dependențe și date potențiale de început și de sfârșit pentru sarcini va fi la fel de bună și va consuma mai puțin timp.
Estimați resursele activității
După ce aveți sarcinile stabilite în ordinea corectă, următorul pas este să vă dați seama ce resurse aveți trebuie să le atingeți, inclusiv resursele umane, echipamentele și consumabilele, plus cantitatea de care aveți nevoie fiecare. De obicei, este o idee bună să apelați la un specialist în acest domeniu pentru a vă asigura că obțineți o estimare exactă pentru proiect.
Estimați durata activității
Acest pas este locul în care are loc munca grea de a calcula cât timp va dura fiecare sarcină. În timpul acestui proces, veți afla cât timp va dura pentru a face fiecare activitate folosind resursele pe care le-ați identificat. Nu uitați să luați în considerare disponibilitatea resurselor și vacanțele. De asemenea, fiți realist: doar pentru că estimați că o sarcină va dura opt ore nu înseamnă că va fi terminată până dimineața.
Elaborați programul
În cele din urmă, puteți să vă pregătiți programul proiectului. Elaborarea programului este unul dintre procesele mai complicate din Ghidul PMBOK®. Există 13 părți, inclusiv tot ce este de mai sus, plus riscuri, domeniul de aplicare și elemente legate de contextul proiectului. Puteți utiliza software de management de proiect pentru a crea programul.
Program de control
Acest proces vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă monitoriza și actualiza programul proiectului. Vă va ajuta să vă asigurați că modificările sunt gestionate corespunzător și că păstrați controlul asupra calendarului proiectului dumneavoastră.
Pregătirea programului de proiect și urmărirea lui după aceea reprezintă multă muncă, dar merită să știți că aveți un program în care puteți avea încredere.
