Cum să dezvoltați o agendă de întâlnire eficientă

Agenda unei întâlniri este o listă de puncte pe care participanții speră să le realizeze la o întâlnire. Ordinea de zi trebuie distribuită înainte de întâlnire, cu cel puțin 24 de ore înainte, astfel încât participanții să aibă posibilitatea de a se pregăti pentru întâlnire. De preferință, dacă este posibil, ordinea de zi ar trebui să fie disponibilă cu câteva zile înainte de întâlnire. Cu cât mai mult timp au la dispoziție colegii tăi pentru a se pregăti pentru o întâlnire, cu atât ei vor participa pregătiți să participe eficient.

Elaborarea agendei de întâlnire

Primul pas în dezvoltarea unei agende este de a identifica dacă alți angajați sunt necesari pentru a vă ajuta să planificați întâlnirea. Apoi, decideți ce sperați să realizați ținând întâlnirea și stabiliți posibilul obiective pentru întâlnirea dvs. Obiectivele pe care le stabiliți vor stabili cadrul pentru un plan de întâlnire eficient. Asigurați-vă că nu ați planificat mai mult decât este rezonabil realizabil în intervalul de timp al întâlnirii.

După cum spunea Stephen Covey în „The 7 Habits of Highly Effective People”, „Începeți cu sfârșitul în minte”. Scopul întâlnirii dvs. va determina concentrarea întâlnirii, agenda întâlnirii și întâlnirea participanții.

Decizii de luat

După ce ți-ai stabilit obiectivul general, tu sau echipa ta trebuie să iei anumite decizii. Pe lângă scopul sau scopul întâlnirii, includeți și pe ordinea de zi:

• O dată, oră și locație pentru întâlnire
• Participanții necesari la întâlnire
• Articole pentru discuție
• Timpul de care anticipați că va avea nevoie grupul pentru a discuta fiecare articol
• Prelucrare pentru întâlnire. Aceasta va include orice lectură, documentație, date, proces-verbal de întâlnire de la o întâlnire anterioară sau orice altă pregătire care va face întâlnirea dvs. reală reușită. Documentele relevante ar trebui să fie atașate la anunțul întâlnirii și la ordinea de zi atunci când le distribuiți participanților invitați.

Identificarea Participanților

Odată ce ați decis că o întâlnire este necesară pentru a vă îndeplini obiectivul, trebuie să elaborați o listă de participanți. Nu fiecare angajat poate sau ar trebui să participe la fiecare întâlnire, dar invitarea participanților potriviți vă va spori probabilitatea de succes. Determină-ți participanții punându-ți câteva întrebări:

• Cine trebuie să dețină soluția dezvoltată de grup?
• Cine deține procesul despre care discută grupul?
• Cine trebuie să știe informațiile pe care le distribuiți?
• Cine poate furniza date și fapte pentru a ghida luarea deciziilor?
• Cine are experiență sau expertiză de împărtășit cu grupul?
• Cine trebuie să sprijine implementarea oricăror soluții sau sarcini?
• Cine trebuie să ofere permisiunea sau resursele pentru a realiza rezultatul întâlnirii?
• Cine s-ar putea opune implementării oricăror soluții sau direcții?

Ordinea de zi pentru reuniunile programate regulat

Nu orice întâlnire are nevoie de o agendă personalizată. Majoritatea angajaților au programate în mod regulat întâlniri pentru departamentele sau grupurile lor de lucru. De asemenea, ai echipe și proiecte la care participi.

Articole informative

Scrieți orice puncte de pe ordinea de zi care sunt informative pentru fiecare întâlnire. De exemplu, managerul informează grupul cu privire la rezultatele întâlnirii conducerii superioare.

Elemente de acțiune

Pune pe ordinea de zi orice subiect pe care te aștepți că grupul va dori să le examineze la fiecare întâlnire programată în mod regulat. De exemplu, performanța la buget pentru perioada de timp și identificarea economiilor de costuri și a îmbunătățirilor continue pe care grupul intenționează să le realizeze.

Planificare anticipată

Pune pe ordinea de zi orice subiecte pentru care grupul dorește să le planifice sau pentru care dorește să se pregătească în avans. De exemplu, obiectivele pe termen scurt pentru luna următoare sau nevoia de asistență a colegilor pentru sarcinile viitoare.

Dacă urmați aceste linii directoare atunci când vă dezvoltați agenda întâlnirii, creșteți probabilitatea ca întâlnirea dvs. să fie mai productivă.

Ce să includeți pe ordinea de zi a întâlnirii

O agendă pentru o întâlnire programată în mod regulat poate ajuta la obținerea rezultatelor pe care le căutați, incluzând câteva elemente de bază:

• Încălzire și salutări. Luați în considerare un scurt spărgător de gheață în funcţie de cât de des se întâlneşte grupul. Chiar și la o întâlnire online, participanții pot fi bine deservit de un spărgător de gheață.
• Examinați scopul întâlnirii, agenda și rezultatele așteptate și produsul.
• Revizuiește, corectează (dacă este necesar) și aprobă procesul-verbal al ședinței anterioare.
• Furnizați informații adecvate departamentale și ale companiei de care echipa are nevoie.
• Examinați progresul în ceea ce privește elementele de acțiune, planurile de acțiune și angajamentele. Examinați progresul grupului în ceea ce privește obiectivele.
• Discutați și luați decizii cu privire la punctele de pe ordinea de zi pentru această întâlnire.
• Identificați pașii următori.
• Identificați scopul, rezultatul și ordinea de zi pentru următoarea întâlnire.
• La sfârșitul întâlnirii, cel care ia notele ar trebui să revizuiască angajamentele luate de oameni în timpul întâlnirii.
• Identificați orice asistență necesară din partea persoanelor care nu fac parte din grup și atribuiți participanților să ia legătura.
• Determinați cine în afara participanților la întâlnire trebuie să știe ce și decideți cum veți realiza comunicarea.
• Distribuiți procesele-verbale în 24 de ore de la întâlnire sau imediat dacă persoana care ia notele le-a luat electronic.