Cum se creează un manual pentru angajați

Chiar dacă afacerea dvs. are un singur angajat, aveți nevoie de un manual pentru angajați care să includă toate politicile, procedurile și beneficiile dvs. Politicile vă asigură că îi tratați pe toți angajații în mod echitabil și echitabil, în timp ce procedurile sunt „modele” care vă ajută să desfășurați operațiunile fără probleme.

Adunarea totul într-un manual și solicitarea angajaților tăi să-l citească îți poate face viața de șef mai ușoară, iar angajații tăi mai clari, mulțumiți și siguri.

Crearea unui manual al angajatului

Manualul dvs. ar trebui să aibă mai multe secțiuni, inclusiv:

• Introducere
• Politici
• Beneficii
• Proceduri

Introducere

Introducerea în manualul angajatului dvs. ar trebui să conțină mai mult decât doar câteva cuvinte despre compania dvs. Permite angajaților tăi să înțeleagă importanța manualului și include o zonă pe care să o semneze pentru a confirma că au citit manualul. Poate doriți să includeți:

• Istoria afacerii tale
• Declarația dvs. de scop sau misiune
• O scrisoare de bun venit
• Declarații ale companiei, inclusiv o declarație privind angajarea la voință, șanse egale de angajare, nesolicitare și politica împotriva hărțuirii la locul de muncă

Includeți un document de semnătură a angajatului separat de manual. Asigurați-vă că fiecare angajat semnează documentul în care afirmă că a citit și a înțeles manualul. Includeți confirmarea în dosarul de personal al fiecărui angajat.

Politici pentru angajați

Prima secțiune majoră a manualului pentru angajați conține politicile angajaților. Aceste politici oferă angajaților informații despre așteptările dumneavoastră de la ei.

Prezența și punctualitatea

Includeți o secțiune care să precizeze că angajații trebuie să fie la locul de muncă în fiecare zi și la timp. Definiți absenteismul „excesiv” și întârzierea „obișnuită”.

Pauze, orele de prânz, lounge pentru personal

Pot angajații să ia pauze în orice moment sau există anumite ore de pauză? Ce zici de prânz? Descrieți protocoalele pentru pauze și utilizarea salonului pentru personal.

Software de calculator și documente

Faceți angajații conștienți de legile dreptului de autor referitoare la documente. Ce documente nu pot fi copiate? Ce software poate fi copiat? Unde sunt licențele software și ce spun ele?

Confidențialitate

Prezentați politicile legate de problemele de afaceri și ale companiei dvs secretele comertului.

Cadouri

Angajații nu trebuie să ia cadouri de la clienți, cu excepția jetoanelor foarte mici.

Disciplina și rezilierea

Descrieți procedurile de disciplină, inclusiv avertismente, atât în ​​scris, cât și verbale. Includeți un proces de contestație, chiar și pentru un birou mic, astfel încât angajații să simtă că au unde să apeleze. Descrieți circumstanțele în care angajarea poate fi încetată. Cât de mult preaviz se acordă? Cum se plătește concediul acumulat?

Consumul de droguri și alcool; Politica de fumat

Precizați că consumul de droguri sau alcool în sediul companiei este motiv de concediere imediată. Permiteți fumatul în incinta companiei? daca da, unde?

Evaluări

Spuneți angajaților cum și când efectuați evaluări ale performanței.

Statut de angajat: Full-time, Part-time

Descrieți orele săptămânale necesare pentru angajarea cu normă întreagă (32? 35? 40?). Angajații cu normă întreagă au beneficii (cum ar fi asigurarea de sănătate) pe care cei cu normă parțială nu le au? Angajatii cu fracțiune de normă primesc concediu plătit?

Cod vestimentar la birou/la centru

Poate doriți să includeți o declarație generală despre respectarea politicilor vestimentare, fie că este vorba de afaceri casual sau mai formale. Și dacă angajații trebuie să poarte anumite uniforme, cine plătește pentru acestea? Cine plătește pentru curățenie?

Orientarea și formarea noilor angajați

Descrieți programul companiei dvs. de formare și orientare la locul de muncă. Se plătește timpul de orientare?

Perioade de plată/Foaie de timp/Cecuri de plată/Ore suplimentare

Cât de des sunt plătiți angajații? (Perioadele de plată pot fi diferite pentru angajații salariați și orar.) Subliniați că foile de pontaj/cardurile de pontaj trebuie să fie păstrate de toți angajații; cand trebuie predate? Indicați când angajații sunt eligibili pentru ore suplimentare.

Parcare pentru angajați

Descrieți parcarea dvs. și orice restricții privind utilizarea acesteia. Angajații au nevoie de card de parcare pentru a intra în loturi? Cum sunt monitorizate loturile?

Apeluri telefonice personale, utilizarea rețelelor sociale și vizitatori

Descrieți politicile dvs. privind vizitatorii și utilizarea rețelelor sociale și efectuarea de apeluri telefonice personale la ora companiei.

Perioadă de probă

Este o idee bună să includeți o perioadă de timp, de obicei nu mai mare de 90 de zile, în care un nou angajat este evaluat și angajarea este „temporară” sau „la dorință”. Puteți ajusta plata după această perioadă de probă pentru a oferi un stimulent unui nou angajat.

Demisii

Puteți rsolicită ca un angajat care dorește să demisioneze să vă dea un preaviz cu cel puțin două săptămâni.

Zilele vremii

Descrieți cum și când veți notifica angajații dacă afacerea este închisă pentru vreme rea. Includeți o declarație despre modul în care veți trata timpul liber angajaților pentru vreme când afacerea rămâne deschisă.

Beneficiile angajatului

Timp liber plătit (vacanțe, timp personal, zile de boală)

Nu există nicio lege federală care să oblige să plătiți unui angajat pentru concediu, inclusiv vacanțe, timp personal sau timp de boală, dar unele state au cerințe pentru a acorda angajaților timp liber. Există mai multe moduri de a decide cum să gestionați aceste probleme de concediu. Discutați cu un specialist în resurse umane sau cu avocatul dvs.

Sărbători

Nicio lege federală nu cere plata pentru concediu; dacă afacerea dvs. este închisă pentru o vacanță, nu trebuie să plătiți pentru această perioadă. Ce concedii plătite oferiți? Listați anumite sărbători pentru fiecare an. Puteți decide să schimbați sărbătorile de la an la an, dar de obicei, va trebui să mențineți același număr. Ar trebui să solicitați angajaților să lucreze cu o zi înainte și a doua zi după vacanță pentru a primi plata de concediu? Nu trebuie să plătiți angajații cu normă parțială pentru concedii, chiar dacă angajații cu normă întreagă le primesc.

Obligatia juriului

The Legea privind standardele echitabile de muncă nu necesită plată pentru timpul liber, inclusiv sarcina de juriu. Unele state impun angajatorilor să plătească angajații cărora li se cere să facă parte din jurii.

Frunze de absență

Deși nu trebuie să oferiți concediu plătit conform prevederilor din Legea concediului medical de familie. dar unele frunze sunt protejate FMLA dacă sunt pentru scopuri specifice.

Concediu militar

Cum te vei comporta cu angajații chemați la serviciu activ? Vezi acest articol despre Legea privind drepturile de angajare și reangajare a serviciilor uniforme (USERRA) și discutați cu avocatul dvs. despre cerințele angajatorului.

Perioade de așteptare

Angajații trebuie să aștepte un anumit timp pentru a primi beneficii? Pot angajații stagiari să înceapă să acumuleze (acumuleze) beneficii?

Proceduri ale angajaților

În această secțiune, enumerați toate procedurile comune la care participă angajatul, inclusiv:

• Financiar si contabil
• Procesarea salariilor
• Administrativ
• Vânzări
• Marketing și publicitate
• Inventariere, expediere și achiziție

Doi pași finali

Verificați din nou cu echipa dvs. juridică pentru a vă asigura că totul este corect și că respectă toate legile statale și federale.

Apoi, tipăriți copii ale manualului dvs. și distribuiți-le tuturor angajaților. Asigurați-vă că primiți o semnătură de la toți care declară că au citit și au înțeles totul. Păstrați acele semnături la dosar.