Abilități importante pentru locuri de muncă de birou

Munca de birou asigură funcționarea normală și eficientă a unui birou. Implică sarcinile administrative de zi cu zi ale unui birou, cum ar fi răspunsul la telefon, programarea întâlnirilor, trimiterea de faxuri și depunerea documentelor.

Abilitățile administrative și administrative sunt utile pentru aproape oricine lucrează într-un birou. Majoritatea angajaților trebuie să facă cel puțin o muncă de birou. Prin urmare, aceste abilități sunt importante indiferent de titlul oficial al postului. Funcționarii și secretarele trebuie să aibă abilități de birou deosebit de puternice. Angajații din aceste posturi îndeplinesc majoritatea sarcinilor zilnice ale unui birou.

Tipuri de locuri de muncă de birou

În timp ce unii oameni folosesc aceste titluri de post în mod interschimbabil, funcționarii de birou și secretarele diferă de asistenții administrativi. Asistenții administrativi au adesea nevoie de o diplomă de facultate și li se acordă mai multe responsabilități, inclusiv să conducă proiecte și uneori să gestioneze echipe.

În schimb, funcționarii și secretarele nu au nevoie de obicei de o educație extinsă dincolo de o diplomă de liceu (deși există programe de învățământ superior care se concentrează pe munca de birou și de secretariat). Funcționarii și secretarii gestionează operațiunile zilnice ale unui birou, dar în general nu au responsabilități manageriale.

Funcționarii și secretarii lucrează într-o varietate de industrii, inclusiv finanțe, afaceri, medicină, guvern și drept.Unele dintre aceste poziții necesită abilități specifice. Cu toate acestea, există abilități de bază care sunt necesare pentru aproape fiecare post de asistent administrativ și administrativ.

Cele mai bune abilități de birou

Lista de mai jos descrie abilitățile de birou pe care angajatorii le caută la candidații pentru angajare. Este inclusă o listă detaliată a celor mai importante cinci abilități administrative, precum și liste suplimentare de abilități administrative aferente.

Atenție la detalii

Munca de birou presupune să acordați atenție detaliilor de zi cu zi ale unui birou - lucruri ale altor persoane ar putea trece cu vederea — cum ar fi răspunsul și urmărirea e-mailurilor, urmărirea întâlnirilor și revizuirea documente. Ca funcționar sau secretar, este important să vă concentrați asupra acestor detalii și să nu lăsați nimic să scape prin fisuri. De exemplu, se așteaptă ca funcționarii să examineze documentele pentru orice greșeli de scriere sau erori înainte de a le prezenta părților interesate.

• Ascultare activa
• Analitic
• Diligență
• Identificarea riscului
• Efectuarea aranjamentelor de călătorie
• Observare
• Organizare
• Planificare
• Prioritizare
• Rezolvarea problemelor
• Raţionament
• Păstrarea înregistrărilor
• Programarea intalnirilor
• De gestionare a timpului
• Tastare

Comunicare

Lucrătorii de serviciu trebuie să aibă abilități puternice de comunicare scrisă și orală cu superiorii, colegii și clienții. De obicei, vor răspunde la telefoane, vor scrie note, vor trimite e-mailuri și vor saluta clienții și clienții.Ei trebuie să fie capabili să vorbească și să scrie clar și eficient și într-un mod ușor de înțeles. Funcționarii și secretarele comunică zilnic cu multe personalități diferite, deci știu cum să facă a comunica eficient cu colegii de muncă va face diferența între o carieră pe termen lung și o carieră pe termen scurt unu.

• Raspunde la telefoane
• Comunicare
• Corespondenţă
• Serviciu clienți
• Delegarea
• E-mail
• Trimiterea de faxuri
• Recepție
• Aptitudini lingvistice
• Ascultare
• Comunicarea orală
• Corectarea
• lucru in echipa
• Comunicare scrisă

Competențe informatice

În zilele noastre, abilitățile de calculator sunt esențiale pentru orice loc de muncă de birou. Funcționarii și secretarele trebuie să fie dactilografe rapide și precise. De asemenea, li se cere de obicei să introducă date, așa că ar trebui să fie familiarizați cu Microsoft Excel și alte programe de introducere a datelor. De asemenea, ar trebui să fie familiarizați cu alte programe Microsoft Office, cum ar fi Word și PowerPoint. Orice abilități suplimentare de calculator, cum ar fi capacitatea de a proiecta sau edita pagini web, ar fi considerată un mare plus.

• Conturi de plătit/de primit
• De introducere a datelor
• Management de date
• Vizualizarea datelor
• Fluența bazei de date
• Publicare desktop
• Calendare digitale (Google, Outlook etc.)
• Comunicare prin e-mail
• Microsoft Office
• Mașini de birou
• Foi de calcul
• Tastare
• Procesarea cuvântului

Numeriție

Munca de birou implică calcul, care necesită abilități matematice de bază pentru înțelegerea informațiilor numerice. Unii funcționari sunt responsabili, într-o anumită măsură, de evidența contabilă și/sau de contabilitatea unei companii, printre alte sarcini numerice. Funcționarii care sunt capabili să îndeplinească aceste funcții rapid și eficient vor prospera în aceste roluri. Dacă nu ești un mare matematician, nu-ți face griji. Doar asigurați-vă că aveți abilități de bază de matematică și gândire analitică.

• Contabilitate
• Precizie
• Aritmetic
• Calcul
• Facturare
• Contabilitate
• Bugetarea
• Analiza datelor
• Estimare
• Cheltuiala
• Gandire logica
• Organizarea informatiilor
• Foi de calcul
• Tehnologie
• Înțelegerea tendințelor
• Cântăriți diferite opțiuni

Organizare

Funcționarii și secretarele trebuie să fie organizați pentru că sunt însărcinați să se asigure că biroul funcționează fără probleme. Sarcinile lor vor implica urmărirea programului angajatorului, răspunsul la e-mailuri și apeluri telefonice și menținerea fișierelor.

Având abilități organizatorice puternice, vă va permite să îndepliniți aceste sarcini în mod eficient. Va fi util să faceți un bilanț al domeniilor în care sunteți organizat și la ce ar trebui să lucrați. De exemplu, notarea sarcinilor și lucrurilor de reținut pe note lipicioase este o modalitate de a vă asigura că nimic nu este trecut cu vederea.

• Evaluare
• Colaborare
• Luarea deciziilor
• Delegație
• Livrarea corespondenței
• Documentarea
• Eficient
• Depunerea
• management
• Multifunctional
• Management de birou
• Supraveghere
• Fotocopiere și colaţionare
• Organizarea fizică
• Planificare
• Prioritizarea
• Păstrarea înregistrărilor
• Triere
• De gestionare a timpului

Rezolvarea problemelor

A fi un puternic care rezolvă problemele este cheia pentru îndeplinirea eficientă a funcțiilor și problemelor de birou pe măsură ce apar. În funcție de sfera rolului tău, va trebui să rezolvi probleme cu clienții, între colegi sau probleme tehnice. Făcând acest lucru în timp util, păstrând calmul sub presiune, va asigura cel mai bun rezultat de fiecare dată.

• Ascultare activa
• Adaptabilitate
• Analizand
• Comunicare
• Gândire creativă
• Gândire critică
• Reclamațiile clienților
• Luarea deciziilor
• Delegarea
• Abilități emoționale
• Interpersonale
• Nivelul de cap
• Reziliență
• Managementul riscului
• Depanare tehnică

Inventivitate

Ca funcționar, capacitatea de a te adapta te va ajuta să prosperi într-un mediu cu ritm rapid. Veți fi de așteptat să faceți treaba în perioadele de schimbare și să fiți o resursă de încredere pentru colegii dvs. A face acest lucru în mod eficient va necesita o gamă largă de abilități, de la multitasking și gândire critică până la deschidere. Pot exista unele cazuri în care șeful sau un superior nu vă poate ajuta la depanarea. Dacă aveți capacitatea de a lucra independent sub presiune, veți fi un angajat remarcabil.

• Perspectivă administrativă
• Gândire creativă
• Flexibilitate
• Gestionarea întrebărilor
• Independenţă
• Monitorizarea inventarului biroului
• Multifunctional
• Minte deschisă
• Persistenţă
• Fotocopiere/scanare
• Proactivă
• Rezolvarea problemelor 
• Cercetare
• Auto-disciplina

Abilități soft importante

Pe lângă aceste cinci abilități de birou, cei mai buni angajați de birou posedă și abilități soft care sunt adesea trăsături de personalitate înnăscute, mai degrabă decât competențe învățate.

Acestea includ abilități interpersonale puternice, lucru în echipă, flexibilitate, fiabilitate, adaptabilitate și creativitate. Acestea sunt caracteristici esențiale pentru managerii de birou, recepționerii, asistenții personali, asistenții de birou și asistenții executivi.