Răspunsul la o solicitare de verificare a referințelor este o afacere dificilă. Frica de represalii și procese îi împiedică pe mulți angajatori să răspundă deloc. Aceste recomandări vă vor ajuta să răspundeți în mod rezonabil la solicitările de verificare a referințelor, protejând în același timp interesele legitime ale companiei și ale angajaților actuali. Vezi ce să faci.
Urmați politica de verificare a referințelor stabilită a companiei dvs
În primul rând, multe companii solicită managerilor să trimită cereri scrise de referință către Resurse Umane. Dacă al managerului referința este pozitivă, cu toate acestea, puteți fi de acord ca managerul să furnizeze o referință verbală direct unui angajator.
Orice lucru care este trimis într-un format scris ar trebui să provină de la Resurse Umane, sau personalul de HR ar trebui să revizuiască răspunsul pentru consecvență și pentru a proteja interesele cele mai bune ale companiei. Un format comun de verificare a referințelor vă solicită să furnizați aceste informații despre fostul angajat.
- Titlul postului și, ocazional, responsabilitățile postului,
- Salariul final,
- Datele de angajare,
- Oferă o listă de verificare care îi cere fostului angajator să clasifice caracteristici precum „lucrarea în echipă” și „fiabilitatea” și
- Întreabă dacă fostul angajat este eligibil pentru reangajare de către organizația dvs.
Acest document este cel mai bine lăsat la Resurse Umane - cel puțin, cereți personalului de HR să examineze orice răspuns scris pe care vă gândiți să îl trimiteți. Nu răspundeți la întrebările care vă cer să evaluați numeric un fost angajat în orice aspect al muncii sau al caracteristicilor sale de muncă.
Evaluările numerice nu sunt comparabile bazată pe orice semnificație comună a definiției termenului și nici sensul numerelor pe o scară numerică nu este definit pe aceste forme. Prin urmare, în cel mai bun caz, este o comunicare defectuoasă. În cel mai rău caz, poate afecta perspectivele de angajare ale fostului tău angajat.
Asigurați-vă că angajatul are o autorizație semnată la dosar
În al doilea rând, verificați dacă semnătura fostului angajat, care autorizează verificarea referințelor, se află pe documentele trimise de firma solicitantă. Fără permisiunea de acordare a semnăturii fostului angajat, nu ar trebui să furnizați nicio informație despre angajat.
Ocazional, un angajat care pleacă va lăsa un formular semnat de permisiune pentru verificarea referințelor în dosarul de angajare. Acest lucru se va întâmpla numai dacă angajatul nu și-a găsit un nou loc de muncă - neobișnuit pentru majoritatea angajaților care își părăsesc locul de muncă actual.
Răspundeți la o solicitare de verificare a referințelor cu o referință pozitivă
Dacă managerul poate, cu puține rezerve, să îl recomande pe fostul angajat, în consultare cu personalul HR, managerul poate returna apelul angajatorului solicitant. Când răspunde la un apel telefonic, managerul trebuie să se asigure că semnătura angajatului care autorizează verificarea referințelor este în dosarul Resurselor Umane înainte de a returna apelul telefonic.
Când un fost angajat a fost un angajat bun și a părăsit compania în condiții bune (poate că un soț s-a mutat și distanța nu era comutabilă), doresc să acorde asistență fostului angajat pentru a găsi o nouă poziție.
Sau, poate că ați fost folosit ca referință de către un angajat care v-a raportat la un moment dat, deși nu cel mai recent. Dacă aveți comentarii pozitive de făcut despre angajat, puteți răspunde potențialului angajator cu comentariile pozitive pe care le puteți contribui.
Întrebări de verificare de referință pe care nu doriți să le atingeți
Răspundeți numai la întrebările la care vă simțiți confortabil să răspundeți dacă primiți un apel telefonic sau un document de solicitare de referință. Un manager ar trebui să vorbească numai cu domeniile de abilități și experiență ale angajatului despre care el sau ea are cunoștințe directe. Există câteva întrebări la care un manager nu ar trebui să răspundă:
Exemplu de întrebare:
Preziceți dacă fostul dvs. angajat va avea succes în poziția pentru care este luat în considerare. (Ai cineva o minge de cristal?) Nu poți răspunde la această întrebare. Chiar dacă poziția sună similară, nu poți prezice colegii, cultura angajatorului, relația lor cu clienții sau multitudinea de factori care ajută un angajat să reușească sau nu.
Răspuns bun:
Atunci când angajatul a lucrat pentru mine, în poziția lor în compania mea, el sau ea a fost un contribuabil puternic a cărui muncă era apreciată.
Exemplu de întrebare:
Care au fost punctele slabe ale angajatului?
Răspuns bun:
El sau ea nu a avut puncte slabe demne de menționat care le-au afectat capacitatea de a îndeplini munca cu capacitate atunci când a lucrat pentru mine.
Exemplu de întrebare:
De ce a părăsit angajatul poziția în care ți-a raportat?
Răspunsuri bune:
- El sau ea a căutat o responsabilitate sporită și să-și completeze cunoștințele despre compania și produsele noastre, sau
- El sau ea a părăsit organizația noastră din motive personale care erau importante pentru ei.
Acestea sunt tipurile de întrebări de verificare a referințelor un potențial angajator vă va întreba dacă returnați un apel telefonic de verificare a referințelor.
Răspundeți la o solicitare de verificare a referințelor: nu este pozitiv
Dacă angajatul a părăsit compania dvs. sub un nor, dacă angajatul era prost potrivit pentru munca lor, un angajat necotizator din alte motive sau imposibil de gestionat, trimiteți apelul sau formularul personalului de Resurse Umane pentru un răspuns standard.
Uneori, există circumstanțe neobișnuite cu privire la părăsirea companiei de către un angajat. Poate că un angajat urmărea pornografie pe computerul său – da, i-a cerut directorului său de resurse umane să servească drept una dintre referințele sale. Este posibil ca un alt fost angajat să fi amenințat cu violență sau să fi comis un act violent în timp ce era angajat la firma dumneavoastră.
În timp ce acești foști angajați rareori vor enumera compania dvs. ca referință, fiți pregătiți. Aceste apeluri ar trebui trimise personalului HR pentru răspunsul standard.
Există totuși o avertizare aici. Discutați cu avocatul dumneavoastră înainte de a răspunde la orice verificare de referință despre un angajat potențial violent. Dacă nu reușiți să dezvăluiți comportamentul violent unui potențial angajator, iar fostul angajat comite un comportament violent acționați în timp ce sunteți angajatul noului angajator, compania dumneavoastră poate fi răspunzătoare pentru faptul că nu a dezvăluit acest lucru informație. Așadar, consultați-vă avocatul în orice circumstanțe neobișnuite în care v-ați despărțit de un angajat.
Când un fost angajat solicită o scrisoare de referință generică
Oferirea foștilor angajați a unei scrisori de referință generică nu este recomandată ca o politică bună. Odată ce un document există, el trăiește pentru totdeauna. Potențialii angajați au oferit birouri de resurse umane copii ale scrisorilor care erau învechite de 10 și 20 de ani, uneori abia lizibile de la mai multe sesiuni de fotocopiere.
După ce trece o anumită perioadă de timp – nu ai idee ce fel de angajat a devenit fostul tău angajat – cu excepția cazului în care el sau ea este excepția rară care rămâne în contact cu tine. Și nu știi niciodată cum va folosi angajatul scrisoarea ta sau cum vor fi interpretate cuvintele tale de potențialii angajatori. Adoptă o politică care prevede că managerii nu trebuie să dea niciodată scrisori de referință generice.
Informați fostul angajat că compania dumneavoastră va fi bucuroasă să ofere confirmarea angajării din partea Resurse Umane anumitor angajatori care solicită în mod direct.
Gânduri finale despre răspunsul la o solicitare de verificare a referințelor
Puțini angajați își stabilesc obiectivul de a eșua la locul de muncă. Cu toate acestea, angajații eșuează, iar companiile și angajații se despart. Rețineți când vi se cere o referință că fiecare fost angajat merită oportunitatea de a o lua de la capăt, indiferent de condițiile în care s-a despărțit de organizația dvs.
Poate că fostul angajat nu era potrivit pentru funcția pe care o ocupa la compania dumneavoastră. Cultura companiei tale poate fi o nepotrivire completă cu nevoile angajatului. Este posibil ca angajatul să fi avut o viziune diferită pentru cerințele jobului său din cea a șefului său. Poate că viața lui personală și căsnicia s-au destrămat în timpul mandatului său la firma ta.
Nu știi niciodată toate detaliile și motivele de ce un angajat eșuează sau trece mai departe. Este ușor cu angajatul cu performanțe înalte pe care regreti că l-ai pierdut pentru un loc de muncă mai bun, o mutare a familiei în toată țara sau o oportunitate de vis. E mai greu cu interpretul marginal.
Fiți sinceri sau furnizați informații minime. Nu faceți predicții de succes cu bile de cristal și nu furnizați evaluări numerice și clasamente pentru termeni nedefiniti. Dacă este necesar, furnizați informații minime care descriu performanța fostului angajat. Ori de câte ori este posibil, acordați o pauză angajatului și discutați cu potențialul angajator.
Concluzia
Cifrele recente referitoare la verificarea referințelor au indicat că angajatorii iau foarte în serios verificarea referințelor. La fel de menționată pe site-ul web al Societății pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM)., accesat 6-26-19, „Într-un raport HR.com din 2018 sponsorizat de Asociația Națională a Analizatorilor de Context (NABS), 95% dintre angajatorii chestionați au indicat că folosesc unul sau mai multe tipuri de analize de angajare.” Ori de câte ori este posibil, acordați o pauză foștilor dvs. angajați — când puteți face acest lucru cu o bună conştiinţă.
