Ce nu ar trebui să păstreze angajatorii în dosarele de personal

Angajatorii nu ar trebui să introducă niciodată anumite articole în evidențele generale ale personalului. Conținutul fișierelor și înregistrărilor personalului angajaților dvs. sunt în general accesibile personalului de Resurse Umane, angajatului și managerului sau supervizorului angajatului, în unele companii.

În altele, accesul este limitat la personalul HR, iar angajații pot solicita acces la înregistrările lor. Avocații pot cita, de asemenea, conținutul dosarelor de personal pentru procese și plângeri ale Comisiei pentru șanse egale (EEOC). Un fost angajat poate solicita, de asemenea, o copie a dosarelor sale de personal.

Cu toate aceste utilizări potențiale și potențialii vizualizatori ai înregistrărilor angajaților dvs., un angajator trebuie să ia aveți grijă să păstrați documentație imparțială și reală a istoricului de angajare al unui angajat în personalul angajatului dumneavoastră înregistrări.

În consecință, veți dori să aplicați aceste îndrumări generale la documentația pe care o păstrați în evidențele de personal ale organizației dumneavoastră.

Ghid pentru Conținutul Dosarului Personalului Angajat

Informațiile din evidențele personalului trebuie să fie faptice.

Opiniile managerului sau ale personalului de Resurse Umane; note aleatorii; bârfă; zvonuri nefondate; întrebări, rapoarte sau acuzații de la alți angajați care sunt neexplorate; acuzații nedumerite, investigate și încheiate; și orice alte informații, comentarii sau note nefactuale ar trebui excluse din dosarul personalului unui angajat.

Unul dintre cele mai proaste exemple de comentarii ofensatoare pe care un manager de resurse umane le-a găsit înregistrate într-o fișă a personalului angajatului, a implicat notele de interviu ale unui manager de angajare. Unul a spus: „Posibil prea gras pentru a urca și a coborî scările la nevoie.” Imaginați-vă că angajatul, un avocat și chiar viitorii angajați și supraveghetori citesc astfel de comentarii.

Într-o altă companie, managerul a găsit note nefondate pe care managerii și alții le-au introdus în dosarele angajatului, cum ar fi: „Mary este supărată pentru că nu a primit o mărire de salariu. Și-a încetinit munca în mod intenționat pentru a ajunge la mâna managerului ei.” Vedeți problema?

Înregistrările personalului trebuie alocate cu atenție în locațiile corespunzătoare ale fișierelor.

Stabiliți un protocol pentru evidențele personalului companiei dvs. pe baza legilor de stat și federale, a legilor muncii cum ar fi Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996 (HIPAA) și cel mai bun angajator practici.

De asemenea, nu doriți înregistrările unei decizii de angajare care implică verificări ale antecedentelor sau note din discuțiile cu foștii angajatori în dosarul de personal.

Supraveghetorii, managerii și alți angajați care plasează documentația în evidențele de personal au nevoie de instruire.

Orice persoană care are acces și poate plasa documente într-un dosar al personalului angajatului are nevoie de instruire pentru a scrie documentația în mod corespunzător.

Afirmarea într-o mustrare a angajatului că angajatul a fost un deadbeat complet nu va câștiga personalul dvs. înregistrează niciun premiu. Dar, se știe că supervizorii nepregătiți scriu declarații similare și le plasează în dosarele personalului angajaților.

Mai bine, limitați accesul la fișiere personalului dvs. de resurse umane care este responsabil pentru înregistrări și știe ce ar trebui și ce nu ar trebui să fie plasat într-un dosar de personal. Personalul dvs. de resurse umane poate verifica toată documentația înainte de a o depune pentru a se asigura că este reală și scrisă corect. Procesul de revizuire și feedback îi va ajuta pe manageri să învețe cum să scrie documentația adecvată.

Echilibrați informațiile pe care le plasați în evidențele de personal.

Includeți atât aspectele pozitive, cât și cele negative ale istoricului de angajare al unui angajat. De prea multe ori, înregistrările personalului subliniază fiecare eveniment negativ și scapă componentele pozitive pe care le experimentează fiecare angajat. Gândiți-vă la salvarea dovezilor de măriri, promovări, recompense pentru performanțe excelente și copii de laude și note de mulțumire.

Recunoașteți diferența dintre notele personale ale unui supervizor despre personalul lor de raportare și înregistrările oficiale ale personalului companiei.

Notele supervizorului care sunt utilizate pentru îmbunătățirea performanței, pentru a urmări proiectele și îndeplinirea obiectivelor și pentru a determina în mod corect creșterile și planurile de dezvoltare a performanței, de exemplu, aparțin dosarului privat al unui supervizor, nu personalului oficial al companiei înregistrări.

Recunoașteți, de asemenea, necesitatea de a instrui supraveghetorii în modul de a lua notițe și de a menține documentația în dosarul lor de management. Aceleași criterii pentru fapte, nu opinii și exemple specifice, nu auzite, se aplică notelor private.

Documentația de angajare și notele de interviu prezintă un pic de dilemă.

Cea mai bună practică este să păstrați un fișier separat pentru fiecare post pe care îl ocupați, care să includă toată documentația legată de ocuparea acelui post, de la anunțarea postului până la verificările de referință. CV-urile, scrisorile de intenție și cererile solicitanților aparțin acestui fișier, cu excepția faptului că trebuie să mutați cererea angajatului angajat în dosarul personalului angajatului.

Potrivit Societății pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM). „Un dosar de angajare cuprinde documentele și acțiunile întreprinse pentru angajarea fiecărui post. Sunt incluse anunțurile de angajare, CV-urile, cererile de angajare, comenzile de muncă transmise oricărei agenții, evaluările interviurilor, verificările referințelor, rezultatele analizelor fizice. examene, rezultate ale testelor de angajare, rapoarte de credit, documentație de valabilitate a testelor utilizate în procesul de selecție, datele solicitanților pentru candidații neangajați și conexe informație."

Acest fișier conține, de asemenea, listele de verificare și formularele oficiale pe care le utilizați pentru a depune eforturi pentru o reprezentare imparțială a calificărilor unui potențial angajat și susține-ți decizia de a-i angaja pe cel mai calificat candidat. Opiniile și notele managerului de angajare care au fost luate în timpul procesului de angajare nu fac parte din acest dosar.

Documentare faptică despre deciziile de angajare.

Această documentație include decizii precum promovarea, trecerea într-o oportunitate laterală și creșterile de salariu și aparțin în evidența personalului. Opiniile supervizorului sau ale resurselor umane despre angajat nu sunt. Documentația oficială privind acțiunile disciplinare, cum ar fi un avertisment scris, aparține, de asemenea, în dosarul de personal al angajatului.

Exemple specifice de documentație care nu ar trebui să fie în evidența personalului

Următoarele informații nu trebuie introduse în evidențele personalului. Documentația poate necesita un dosar separat, poate fi clasificată ca note de supraveghere sau de management sau nu ar trebui să fie păstrată deloc de către un angajator.

• Orice informație medicală aparține dosarului medical.
• Informațiile privind salariile aparțin fișierului de salarizare.
• Documente care includ numerele de securitate socială ale angajaților sau informații despre clasificările protejate ale unui angajat, cum ar fi vârsta, rasa, sexul, originea națională, handicapul, starea civilă, convingerile religioase, structura genetică, greutatea și așa mai departe nu ar trebui să fie păstrate niciodată în personal fișiere.
• Documentația de supraveghere în scopul gestionării muncii unui angajat, stabilirii obiectivelor, feedback-ului oferit și așa mai departe ar trebui să fie depusă într-un dosar privat, de supervizor sau deținut de manager.
• Material de investigație, inclusiv plângerea angajatului, interviuri cu martori, interviu cu angajat, constatări, recomandări avocaților, iar rezoluția, plus monitorizarea pentru a se asigura că nu există represalii, ar trebui să se afle într-un dosar de investigație separat de personal înregistrări.
• Depozitați formularele I-9 ale angajaților într-un fișier sau locație I-9, departe de înregistrările personalului angajaților. (În cazul unei revizuiri federale a I-9-urilor dumneavoastră, nu doriți să expuneți nicio altă informație referitoare la angajații dumneavoastră.)
• Faceți verificări ale antecedentelor, inclusiv antecedente penale, rapoarte de credit și așa mai departe, precum și rezultatele testarea drogurilor într-un dosar confidențial separat pe care supraveghetorii, managerii și angajatul nu nu pot acces. SHRM recomandă fie acest dosar confidențial separat, fie, alternativ, ca aceste informații să poată fi depuse și în dosarul medical confidențial al angajatului.
• Înregistrările privind egalitatea de șanse ale angajaților, cum ar fi formularele de autoidentificare și rapoartele guvernamentale, nu trebuie păstrate în dosarul personalului și nici în niciun loc în care supervizorul are acces.

Vă rugăm să rețineți că informațiile furnizate, deși sunt autorizate, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de un public din întreaga lume, iar legile și reglementările privind angajarea variază de la stat la stat și de la țară la țară. Vă rugăm să solicitați asistență juridică sau asistență din partea resurselor guvernamentale de stat, federale sau internaționale, pentru a vă asigura că interpretarea și deciziile dvs. juridice sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt pentru îndrumări, idei și asistență.