Modul în care este structurată organizația dumneavoastră influențează modul în care gestionați și derulați proiecte. De asemenea, poate influența cât de multă autoritate și întindere aveți pentru a vă face treaba ca manager de proiect.
Există trei structuri organizaționale comune, iar managerii de proiect lucrează în toate: funcționale, de proiect și matrice. Să aruncăm o privire asupra avantajelor și dezavantajelor fiecăruia, astfel încât să știți cu ce vă confruntați atunci când vă alăturați unei noi structuri.
Structura organizațională funcțională
Într-o structură organizatorică funcțională, managerul de proiect și toate resursele lucrează în aceeași divizie a companiei, cum ar fi departamentul de vânzări și marketing. În general, managerul funcțional are mai multă autoritate decât managerul de proiect.
Avantaje
Structura funcțională vă oferă cea mai mică putere ca manager de proiect, dar oferă o mulțime de alte avantaje:
- Funcționează bine pentru echipe mici și proiecte mici, deoarece funcția are control deplin asupra membrilor echipei și asupra altor resurse necesare.
- Puteți accesa cu ușurință experții de care aveți nevoie, deoarece aceștia se află în aceeași zonă funcțională.
- Este rapid să-i reuniți pe toți pentru a rezolva problemele legate de proiect.
- Puteți limita instrumentele de comunicare pe care trebuie să le utilizați pentru că echipa este relativ mică și simplă.
- Obțineți adesea membri ai echipei entuziaști care sunt dornici să lucreze la proiect, deoarece le oferă oportunități de carieră. Munca pe proiecte poate fi o modalitate excelentă de a vă motiva echipa.
- Dacă predați proiectul unei echipe funcționale, aceasta va fi echipa funcțională în care lucrați, care poate facilita închiderea unui proiect.
Dezavantaje
Deși această structură are o mulțime de avantaje, luați în considerare și câteva dezavantaje:
- Munca are loc într-un siloz, ceea ce ar putea însemna că nu aveți acces la persoane din afara diviziei dvs. funcționale.
- Oamenii din echipa de proiect ar putea fi mai loiali departamentului sau managerului de echipă decât muncii lor la proiect, ceea ce poate crea conflicte.
- Un proiect mare poate ajunge cu un manager de proiect funcțional pentru fiecare funcție. Poate duce la pierderea muncii dacă toți managerii de proiect nu lucrează armonios împreună.
- Munca funcțională poate fi izolatoare, deoarece nu aveți ocazia de a crea o rețea pe scară largă cu compania. Menținerea unui focus strategic poate fi mai dificilă.
Structura organizatorica a proiectului
Echipele dedicate sunt alcătuite pentru a lucra la proiecte într-o structură organizatorică a proiectului. Managerul de proiect are probabil responsabilitatea de management de linie pentru membrii echipei de proiect. Exemple în acest sens ar include construcții mari, dar și inițiative corporative care necesită o echipă dedicată. Managerul de proiect are autoritatea supremă, raportând sponsorului proiectului și consiliului de proiect. Persoanele din echipă lucrează direct pentru managerul de proiect.
Avantaje
Avantajul evident al unei structuri de proiect este că aveți mai mult control asupra echipei, dar există și alte avantaje:
- Echipele pot avea un puternic sentiment de identitate. Este cea mai simplă structură în care să creați o cultură de echipă puternică.
- Întreaga echipă este concentrată pe obiectivele echipei, așa că există un conflict de loialitate cu munca de zi pentru oamenii care lucrează la proiect. Meseria lor de zi este proiectul.
- Resursele sunt dedicate proiectului, așa că este mult mai ușor să programați lucrul. Veți ști când membrii echipei sunt disponibili și nu există niciun risc ca ei să fie reluați cu scurt timp pentru a lucra ca de obicei pentru un alt manager.
- Proiectele derulate în această structură sunt medii grozave pentru a vă îmbunătăți abilitățile de management de proiect, precum și abilitățile de conducere mai tehnică.
Dezavantaje
Structura proiectului este cel mai ușor de lucrat, dar are totuși câteva dezavantaje:
- A avea o echipă dedicată unui singur proiect este un angajament costisitor. Tinde să fie o opțiune doar pentru proiectele mari.
- Dacă eliminați oameni din locurile lor de muncă funcționale, le poate fi dificil să se întoarcă, mai ales dacă proiectul este lung. Munca pe proiecte te întinde, așa că revenirea la rolul tău anterior după ce ai lucrat într-un mediu multidisciplinar la un proiect nou, provocator, nu este o perspectivă atrăgătoare pentru mulți oameni. Astfel, gestionarea tranziției echipei atunci când închideți un proiect devine și mai importantă.
- Uneori, închiderea unui proiect poate însemna pierderea locului de muncă dacă afacerea a trecut mai departe și un alt rol nu este disponibil pentru tine.
- Prin natura lor, echipele dedicate absorb resurse pentru a lucra la un singur lucru. Ele pot limita numărul de proiecte pe care compania le poate face la un moment dat, mai ales atunci când proiecte diferite necesită aceleași abilități.
- Managerii de proiect din acest tip de structură fac management de linie și pentru echipele lor, ceea ce înseamnă să cheltuiți timp și efort pe sarcini de resurse umane pe care nu le-ar trebui să le faceți în alte structuri. Dacă vă place acest element de lucru cu oamenii, acest factor ar putea fi un avantaj.
Structura organizațională a matricei
A treia opțiune este o structură matriceală. Resursele sunt împărtășite atât în activitatea normală, cât și în activitatea de proiect. Ar putea însemna a avea doi manageri sau responsabilitatea „linii punctate” față de un manager de proiect, precum și față de managerul de echipă. Structura liniei de management funcțional este în mod normal pe primul loc, iar managerul de proiect ia linia punctată.
Această structură împarte puterea și autoritatea între managerul de echipă funcțional sau de divizie și managerul de proiect. Va trebui să-ți folosești abilitățile de negociere la maxim.
Avantaje
Structurile matriceale sunt foarte comune, deoarece permit managerilor să facă alegeri flexibile cu privire la modul în care oamenii își petrec timpul. Probabil că vei lucra într-un mediu matrice la un moment dat în cariera ta. Avantajele acestei structuri sunt:
- Resursele sunt utilizate eficient și se pot deplasa între proiecte după cum este necesar.
- Puteți lucra la o mulțime de lucruri diferite, uneori în paralel, deși acest punct poate fi argumentat și ca un dezavantaj.
- Echipele și indivizii pot fi foarte receptivi. Dacă apare un nou proiect care trebuie să aibă prioritate, este destul de ușor să pivotezi și să te concentrezi brusc pe altceva. Nu poți face asta cu ușurință într-o structură de proiect, care durează mai mult pentru a se dizolva și regrupa.
- Structura necesită ca toată lumea să folosească același ciclu de viață și metodologie de management al proiectelor, astfel încât mutarea între proiecte este ușoară. Oamenii se pot alătura unei echipe de proiect cu o integrare relativ mică, atunci când terminologia și procesele sunt comune.
Dezavantaje
Ca și în cazul tuturor configurațiilor, și aceasta are capcanele sale. În ciuda faptului că este o structură comună, nu multe locuri de muncă moderne au rezolvat problemele supraîncărcării. A oferi indivizilor prea multe de făcut poate fi ușor dacă nu aveți sisteme pentru a gestiona și monitoriza întreaga sarcină de lucru. Alte dezavantaje sunt:
- Conflictul dintre proiecte este obișnuit, deoarece este posibil să lupți pentru aceleași resurse ca un alt proiect.
- Celălalt proiect s-ar putea să fi îngrădit cele mai bune resurse – cei mai potriviți oameni cu abilitățile potrivite – sau managerul lor s-ar putea să nu le pună la dispoziție pentru lucrul la proiect.
- Pot exista unele conflicte între sarcinile de afaceri ca de obicei și munca de proiect pentru indivizi, mai ales când ambii manageri le acordă priorități diferite.
- Resursele ar putea avea un conflict cu privire la calea de dezvoltare pe care o urmează pentru viitoarele lor cariere. Deși s-ar putea să știți că doriți să rămâneți în managementul de proiect, este posibil să aveți opțiunea de a progresa într-un rol funcțional mai senior sau un rol mai orientat spre proiect. Dar a avea o mulțime de opțiuni de carieră este un lucru bun, chiar dacă face pentru decizii dificile.
O structură organizatorică care funcționează perfect pentru toate activitățile de afaceri ca de obicei nu funcționează întotdeauna pentru proiecte și trebuie să te descurci în mediul în care lucrezi. A obține ceva experiență în fiecare dintre aceste structuri este o idee bună, astfel încât să le puteți experimenta direct. Vă va ajuta să decideți care mediu vi se potrivește cel mai bine și se potrivește abilităților și preferințelor dvs. Apoi, puteți face o alegere în cunoștință de cauză, dacă aveți șansa de a vă decide viitorul mediu de lucru.
Înțelegerea avantajelor și dezavantajelor fiecărei structuri organizaționale de proiect vă oferă șansa de a afla unde cel mai bine să-ți petreci timpul și influența pentru a profita la maximum de echipa ta și pentru a-ți ajuta proiectul să se încheie cu succes.
