Managerii de proiect petrec mult timp producând planuri și stabilind obiectivele echipei. Sponsorii, părțile interesate și echipele petrec apoi mult timp făcând modificări domeniului muncii și procesului de lansare. Având un clar, ușor procesul de management al schimbării pe loc și un ochi neclintit asupra imaginii de ansamblu, chiar dacă unele detalii se schimbă, contribuie în mare măsură la menținerea proiectului în continuare și vă permite să vă păstrați calmul.
Acceptați că schimbarea se întâmplă
Schimbările au loc practic în fiecare punct al ciclul de viață al managementului de proiect. Recunoașterea faptului că schimbările sunt inevitabile – într-adevăr, adesea benefice – părți ale procesului le permite celor mai buni manageri de proiect să adopte abordări mai agile pentru planificare și execuție. A avea strategii în vigoare pentru a face față în mod eficient schimbărilor pe măsură ce acestea apar este cea mai rapidă modalitate de a păstra ochii tuturor asupra premiului, chiar și în fața a ceea ce uneori poate părea schimbări constante direcţie.
Un proces de management al schimbărilor definit și structurat este manualul de execuție; „Biblia” strategiei tale. Acesta va defini, pentru dvs., cum să răspundeți cel mai bine în calitate de lider la sugestiile - chiar și la cereri - pentru schimbare în cadrul procesului de dezvoltare. Vă va ajuta să navigați, cu grație și cu siguranță, în peisaje de colaborare uneori controversate către atingerea obiectivelor finale ale tuturor părților.
Procesul de management al schimbării
Procesul de management al schimbării arată astfel:
- Primește cererea/cererea de modificare în procesul proiectului
- Evaluează cererea/cererea de modificare cu accent pe bugetul proiectului în ceea ce privește:
- materiale
- orice cerințe de autorizare relevante
- ore de om
- timp pierdut/câștigat
- Pregătiți și prezentați acționarilor/legați de proiect recomandările dumneavoastră cu privire la modul de a proceda în ceea ce privește cererea(e)
- Primiți aprobarea deciziei acționarilor sau refuzul de a continua
Să ne uităm la fiecare dintre acești pași pe rând:
Primiți cererea/cererea de modificare în curs pe proiect
Veți primi o solicitare de a schimba proiectul în sute de moduri diferite: într-o întâlnire, prin e-mail, la telefon, pe coridor în timp ce ieșiți grăbiți de la birou seara. În mod ideal, veți obține informațiile pe un formular de solicitare de modificare, dar ar trebui să știți că în viața reală sunt multe importante părțile interesate cred că completarea acestui tip de documente este treaba managerului de proiect - iar în compania dvs., s-ar putea fi.
Șablonul de cerere de modificare a proiectului (mai multe despre asta într-un minut) ar trebui să surprindă în mod precis și succint toate detaliile cererii, oricât de informal ajung la dvs. Odată ce simțiți că toate detaliile sunt înregistrate cu acuratețe, rulați formularul pe lângă inițiator pentru a verifica dacă toate punctele au fost abordate în totalitate.
Amintiți-vă că schimbările pot fi, de asemenea, legate de antrenament. Nu presupuneți întotdeauna că schimbările vor avea legătură cu munca. Procesul este același, indiferent dacă creșteți sau micșorați domeniul de aplicare al proiectului.
Efectuați evaluarea schimbării
Priviți cererea de modificare în detaliu. Veți evalua impactul asupra:
- Programa
- Documentație
- Lucrări făcute până în prezent și muncă încă de făcut
- Buget
- Măsuri de calitate
- Domeniul de aplicare
- Disponibilitatea resurselor
De exemplu, o schimbare de software poate fi estimată la cinci zile. Acest lucru nu ar adăuga doar cinci zile la program, deoarece ar elimina o altă sarcină și ar muta aceasta într-un interval de timp în care resursa cheie este într-o vacanță. Această sarcină ar trebui, de asemenea, mutată, astfel încât, în general, această modificare ar adăuga opt zile la program. Ar costa 5.000 de dolari de făcut, iar cele opt zile suplimentare ne împing într-o altă lună cu contractul cu furnizorul, așa că există costuri de luat în considerare și acolo. Calitatea rămâne aceeași, dar domeniul de aplicare se modifică pentru a incorpora noua schimbare. Toată documentația relevantă ar trebui actualizată, inclusiv planul proiectului și manuale de instruire, care au fost deja începute.
Deci, în imaginea de ansamblu, o simplă schimbare de cinci zile are efecte răsunătoare. Este important să luați în considerare toți factorii relevanți înainte de a lua o decizie de implementare, deoarece a avea o imagine completă poate schimba rezultatul.
Pregătiți și prezentați recomandări
Înarmați cu o înțelegere a impactului total al schimbării sau modificărilor solicitate, prezentați recomandările dumneavoastră cu privire la viabilitatea schimbului.
În unele cazuri, modificările nu vor fi implementate deoarece beneficiul perceput va fi mai mic decât costul. În alte cazuri, se pot găsi suficiente beneficii pentru a compensa costul efectuării lucrărilor suplimentare. Alte cazuri, totuși, se vor dovedi că schimbările sunt inevitabile și dincolo de controlul tău, indiferent de negativ efect, care rezultă din probleme de reglementare sau de conformitate sau probleme interne, cum ar fi cele organizaționale restructurare.
Decizia
Pentru modificările mici care se încadrează în limita dvs. de autorizare, decizia de a accepta sau de a respinge modificări revine dvs. (cu contribuția corectă din partea echipei). Orice lucru mai mare ar trebui să fie aprobat de sponsorul proiectului sau de consiliul de proiect. Termenii pentru ceea ce se încadrează în care categorie sunt, în general, precizați clar la începutul oricărui proiect.
Indiferent de rezultat, este important să ții la curent pe toți cei implicați în proces. Înstrăinarea membrilor echipei în orice moment al dezvoltării poate costa integritatea întregului proiect, precum și orice colaborări viitoare.
Instrumente de management al schimbărilor
Au fost dezvoltate o serie de instrumente de management al schimbărilor pentru a face acest proces mai ușor și mai eficient. Elementul central pentru fiecare instrument de gestionare a schimbărilor ar trebui să fie:
- O listă de verificare sau o hartă a procesului care ghidează părțile interesate prin pașii corespunzători pentru a aduce o modificare a domeniului de aplicare al proiectului
- Un formular de cerere de modificare a șablonului (Notă: Dacă proiectele dvs. funcționează online dintr-un flux de lucru automat, este o idee grozavă să includeți acest formular în lista dvs. de documente)
Elaborarea unui formular de cerere de modificare a proiectului
Formularul de cerere de modificare a proiectului trebuie să includă:
- Numele persoanei care solicită modificarea („solicitantul”).
- Un identificator unic, cum ar fi un număr de modificare (puteți adăuga acest lucru mai târziu, deoarece este puțin probabil ca oricare dintre persoanele care ridică cererea și care folosesc formularul să știe ce să introducă aici).
- O descriere a modificării propuse, cu cât mai multe detalii posibil.
- Categoria schimbării. În mod ideal, solicitanții ar trebui să poată alege dintr-o categorie prepopulată pentru această secțiune, așa că trebuie doar să bifeze caseta. Acesta este un loc bun pentru a observa dacă o solicitare de modificare este legată de reglementare sau de conformitate internă - dacă este (cu adevărat), puteți ocoli mulți dintre pașii de planificare și evaluare și pur și simplu puteți continua aceasta.
- „De ce” schimbării. Care este justificarea implementării acestuia? De ce îl dorește solicitantul?
- Impactul potențial al modificării propuse asupra diferitelor elemente ale proiectului, inclusiv timp, cost, calitate și domeniul de aplicare. Este posibil ca solicitantul să nu aibă toate detaliile, așa că poate solicita asistența dvs. pentru a completa aceste spații libere prin etapa de evaluare a modificării. Minimul pe care îl căutați în acest moment este clarificarea dacă poate crește, micșora sau modifica parametrii actuali ai proiectului.
Formularele de solicitare de modificare ar trebui să fie rotunjite cu spațiu pentru detalii pe care să le completați pe măsură ce modificarea este discutată în continuare. Un șablon ar trebui să includă și spațiu pentru:
- Decizia de modificare: Accept, Respinge sau Amână
- Numele persoanei care ia decizia (sau grupului) plus data la care a fost luată decizia și orice comentarii suplimentare.
Schimbări și managementul domeniului proiectului
Managementul domeniului proiectului este procesul care filtrează și rafinează distincțiile dintre ceea ce este necesar pentru a executa cu succes un proiect și ceea ce nu este. Când se primesc cereri de modificare a proiectului, este necesar să se ia în considerare modul în care aceste modificări pot afecta proiectul în general. Procesul dumneavoastră de management al schimbărilor vă ajută să perfecționați și să definiți în context de ce o schimbare este sau nu practică sau necesară.
A Guide to the Project Management Body of Kwledge (Ghid PMBOK) – Ediția a șaseaManagementul modificărilor proiectului de acoperire al lui este demn de menționat, deoarece nu este atât de intuitiv pe cât ați putea crede. „Ghidul PMBOK” include linii directoare excelente de pornire sub forma unui proces numit „Control Scope” în secțiunea Project Scope Management. Cu toate acestea, procesul de management al schimbării pe proiecte trebuie să fie gestionat într-un mod mai integrat, iar acest lucru se reflectă în text. Utilizatorii „PMBOK Guide” ar trebui să se refere, de asemenea, la Efectuați controlul integrat al schimbărilor proces, deoarece stabilește în mod clar modul în care totul se leagă împreună în peisajul mai larg.
In scopul devenind un PMP, este important să înțelegeți modul în care „Ghidul PMBOK” acoperă gestionarea schimbărilor, deoarece va face parte din examinarea dumneavoastră. Dar rețineți că procesul de management al schimbărilor pe care îl veți utiliza de fapt în proiecte trebuie să fie integrat, ușor de urmărit și practic.
Conduceți-vă echipa prin procesul de schimbare
Echipa de proiect este esențială pentru succesul oricărui proiect, așa că ajută la implicarea lor activă atunci când gestionează modificările aduse procesului.
Iată cinci moduri prin care vă puteți ajuta echipa să se împace rapid cu procesul de management al schimbărilor de proiect:
1. Fii deschis cu privire la schimbări. Anunțați-vă echipa că sunt așteptate schimbări în proiecte.
2. Fiți deschis cu privire la proces. Procesul de management al schimbării discutat aici nu vine în mod natural pentru toată lumea. Majoritatea membrilor echipei nu vor ști ce se așteaptă de la ei până când nu vor fi sfătuiți. Stabiliți un briefing pentru a parcurge procesul cu ei și spuneți fiecăruia care este rolul său în execuția acestuia.
3. Fa-o usor. Schimbarea proiectului este adesea, în cel mai bun caz, haos controlat. Pașii pe care îi parcurgeți pentru a o naviga cu succes definiți-vă curajul ca manager de proiect. Echipa dvs. poate găsi schimbări neliniștitoare – în special cele mari sau cele care inversează deciziile considerate de mult a fi rezolvate și obstacolele considerate de mult eliminate. Orarul este greșit, bugetul poate fi diferit, cerințele sunt cu siguranță diferite.
Echipa ta așteaptă la tine pentru îndrumare și stabilizare. Faceți procesul cât mai ușor posibil pentru ei.
4. Fii acolo pentru a ajuta. Un nou mod de lucru necesită timp pentru a se integra cu succes. Dacă ați gestionat anterior schimbarea proiectului într-un mod informal (sau deloc), atunci trecerea la un proces formal poate dura ceva timp pentru a deveni „modul în care facem lucrurile pe aici”. Spune-i echipei că ești acolo pentru a-i ajuta dacă trebuie să treacă ceva pe lângă tine.
5. Nu vă fie teamă să spuneți nu. Nu toate modificările sunt propuneri sensibile. Spuneți echipei dvs. că, dacă consideră că o schimbare nu este corectă pentru proiect în acest moment, îi veți sprijini în conversația cu solicitantul schimbării.
Eșecul în a gestiona eficient schimbarea este principalul mod în care un proiect poate fi complet deraiat, așa că ai grijă. Înarmat cu informațiile și procesele potrivite, schimbările de proiect pot fi tratate într-un mod controlat, inteligent și benefic pentru toți cei implicați.
