Guvernanța ar putea fi unul dintre subiectele mai seci în managementul proiectelor, dar este și unul dintre cele mai importante. Este modul în care managementul superior știe că echipele lor fac o treabă bună și îi asigură că proiectul se desfășoară așa cum ar trebui. De asemenea, oferă controalele și soldurile necesare pentru ca managerii să știe că banii sunt cheltuiți în moduri adecvate și aliniate cazului de afaceri.
În cele din urmă, este responsabilitatea sponsorului de proiect să se asigure că există o guvernare adecvată, dar și managerii de proiect pot juca un rol activ în acest sens. Indiferent de rolul dvs., vă ajută să înțelegeți guvernarea proiectului și modul în care ajută echipele să-și atingă obiectivele.
Definirea guvernanței proiectului
„Guvernare”, în termeni de management de proiect, se referă la politicile, procesele, standardele, procedurile și liniile directoare care determină modul în care proiectele sunt conduse, derulate și controlate de organizația dvs. Este cadrul în care un proiect progresează. Include aspectele financiare ale proiectului, precum și logistica, personalul și materialele legate de proiect.
Guvernarea poate fi extinsă și „grea”, cu multă birocrație, sau „ușoară”, cu o supraveghere minimă. Managerii ar trebui să urmărească nivelul corect de guvernanță pentru mediul și cultura lor. Asigurarea că politicile dvs. de guvernanță se potrivesc scopului proiectului este un factor cheie pentru a vă asigura că acestea sunt eficiente.
Guvernarea începe de la vârf. În companiile mari, acest lucru ar trebui să includă un angajament față de liniile directoare de guvernanță a proiectului din partea consiliului companiei. Atitudinea și standardele la care se așteaptă membrii consiliului se vor filtra până la consiliile de proiect, liderii de proiect și echipe.
De ce este importantă guvernarea proiectului
Sponsorul dvs. de proiect și alte părți interesate cheie vor să știe că cheltuiți bugetul proiectului în mod corect. Ei vor să vadă că urmăriți progresul proiectului în mod eficient și interveniți pentru a gestiona riscul proiectului, dacă este necesar, dar rațiunea unei bune guvernări a proiectului merge mai departe de atât.
Guvernarea nu este doar o problemă internă. Guvernanța este cerută de clienți, în special de cei din sectorul public. Guvernele și autoritățile de reglementare solicită (și, în unele cazuri, aplică) anumite standarde pentru anumite proiecte. Multe companii trebuie să respecte îndrumările din legislația externă, cum ar fi legea Sarbanes-Oxley, care a fost adoptată în 2002 să ceară companiilor să ia anumite măsuri pentru a asigura audituri precise, responsabilitate și transparenţă. O guvernanță puternică a proiectului este doar o mică modalitate de a demonstra că compania dumneavoastră funcționează eficient și în conformitate cu orientările și reglementările specificate pentru industria dvs.
Guvernarea proiectului vă ajută, de asemenea:
- Îmbunătățiți-vă rentabilitatea investiției și urmăriți eficient aceste investiții
- Obțineți acceptare pentru proiecte
- Evitați cauzele comune ale eșecului proiectului, creând mai multe oportunități de a le recunoaște la începutul procesului
- Comunicați mai eficient
- Introduceți standardizarea în cadrul proiectelor, facilitând compararea performanței
- Minimizați riscul
- Dezvoltați și motivați personalul într-un mediu structurat
Cum arată guvernarea proiectului
Deci, cum arată o bună guvernare a unui proiect pe un proiect? Veți recunoaște anumite activități și calități atunci când un proiect are o guvernare adecvată.
Există un ciclu de viață disciplinat de management al proiectelor care include puncte definite pentru aprobare. Acestea sunt punctele în care se discută viabilitatea proiectului și se ia o decizie cu privire la continuarea lucrării sau nu.
Proiectele au un caz de afaceri clar, iar cazurile de afaceri au suficiente informații pentru a permite echipelor de management să ia deciziile corecte. Aceste decizii sunt documentate și comunicate în mod adecvat.
Oamenii care lucrează la proiecte au roluri şi responsabilităţi definite. Persoanele care alcătuiesc echipa de proiect sunt experimentate și calificate în rolurile lor relevante. Procesele și procedurile ar trebui să permită echipelor de proiect să își revizuiască proiectul și să solicite sprijin independent dacă este necesar.
Este un cultura invatarii continue care permite echipelor de proiect să se îmbunătățească continuu și să discute lecțiile învățate într-un mediu fără vina.
Părțile interesate sunt implicate și au încredere în proces. Guvernarea unui proiect este legată de structurile de guvernanță ale organizației în ansamblu. Scopul principal al guvernării proiectelor este de a se asigura că proiectele sunt realizate în mod corect, adică legat intrinsec de guvernanța financiară la nivel corporativ, managementul riscului corporativ și multe altele.
Guvernarea proiectului ar trebui se potrivesc perfect în procesele dumneavoastră organizaționale curente. Cu alte cuvinte, nu creați un nou proces de management financiar atunci când aveți deja unul care funcționează în alte domenii! Utilizați ceea ce există în prezent și modificați procesele corporative pentru a le face potrivite pentru utilizare într-un mediu de proiect.
5 domenii de interes pentru guvernarea proiectului
Când începeți să vă uitați la el, veți realiza că guvernarea proiectului este omniprezentă prin toate elementele managementului de proiect. Cu toate acestea, există câteva domenii cheie de interes în care guvernanța este deosebit de relevantă.
- Metodologii și procese: Acestea vă ajută să furnizați munca în mod fiabil și durabil.
- Managementul cunoștințelor: Acest lucru este crucial pentru a ne asigura că organizația învață din experiența proiectului. Managementul cunoștințelor este esențial dacă doriți să nu mai faceți aceleași greșeli de mai multe ori.
- Maturitatea managementului de proiect: pe măsură ce managementul proiectelor dumneavoastră organizaționale se maturizează prin experiență, la fel se va dezvolta și capacitatea dumneavoastră de a livra cu succes.
- Cumpărare la nivel superior: angajamentul față de guvernarea proiectului începe de la vârf. Dacă aveți asistență managerială, aceasta se va răspândi la toate nivelurile afacerii și abordarea guvernanței va fi mai durabilă.
- Cultura de susținere: O cultură a sprijinului, nu a vina, va asigura managerilor de proiect mediul potrivit în care să prospere. O cultură de susținere, condusă de biroul de management al proiectului sau de directorul de proiect, îi va ajuta pe managerii de proiect să-și atingă obiectivele și pe cele ale proiectului.
Ce să faci dacă nu există un standard corporativ
Mulți manageri de proiect din organizații mai mici se găsesc să conducă proiecte într-un mediu care oferă suport și unde există acceptare pentru conceptul de management de proiect, dar există o lipsă de structuri organizaționale formale din care să se hrănească oprit.
În această situație, care nu este exclusivă pentru organizațiile mici, veți proiecta modelul de guvernare a proiectului de la zero. Dacă nu există o abordare de guvernare a proiectului pe care să o puteți scoate de pe raft și să vă potriviți proiectul, va trebui să vă construiți propria.
Nu este atât de dificil pe cât ar părea. Începeți cu configurarea elementelor de bază:
- Creați un document „roluri și responsabilități”.
- Asigurați-vă că aveți un sponsor de proiect.
- Asigurați-vă că aveți un consiliu de proiect sau un grup de conducere și organizați întâlniri regulate pentru care luați și distribuiți procese-verbale.
- Stabiliți un proces de management al riscului.
- Configurați un proces de management al schimbărilor.
- Construiți puncte în programul dvs. de proiect în care verificați viabilitatea proiectului față de obiectivele originale ale cazului de afaceri (sfârșitul fiecărei etape a fazei este punctul firesc pentru a le pune verificări).
