The fisa personalului angajatului este dosarul principal de angajat care conține istoricul raportului de muncă de la cererea de angajare printr-un interviu de ieșire și angajare documentația de reziliere.
Acces la Dosarul personalului angajat
Doar personalul de Resurse Umane și supervizorul sau managerul imediat al angajatului pot avea acces la informațiile din dosarul personalului angajatului și nu părăsește niciodată biroul de Resurse Umane.
În unele companii, accesul la dosar este limitat la personalul HR. În aceste organizații, supraveghetorii sau managerii își păstrează propriul dosar de management, care include documente pe care ar putea avea nevoie să le acceseze, cum ar fi copii ale evaluărilor anterioare ale performanței.
Cerințele variază de la stat la stat, ca să nu mai vorbim, la nivel internațional, despre cine are acces la dosarul de personal al angajatului. În unele state, angajații au dreptul de a accesa și chiar de a obține copii ale informațiilor din dosarul de personal. În altele, accesul este mai îngust. Cerințele variază și în ceea ce privește ceea ce poate accesa angajatul. Cunoașteți regulile din jurisdicția în care angajați oameni pentru a rămâne în conformitate cu cerințele dumneavoastră legale.
În general, nu veți dori să păstrați în dosarul personalului angajaților documente la care angajatul nu are în mod rezonabil dreptul de acces. Puteți lua în considerare păstrarea tuturor documentelor legate de verificarea antecedentelor, referințe, liste de verificare pentru interviuri și evaluări într-un fișier separat care este creat pentru a găzdui toate documentele legate de o anumită recrutare și angajare eveniment.
The fisa personalului angajatului este în general depozitat într-un dulap de fișiere încuiat, rezistent la foc, într-o locație încuiată, care este accesibilă personalului de Resurse Umane. Confidențialitatea informațiilor angajaților din dosarul de personal este de o importanță capitală.
Dintre toate dosarele angajaților păstrate de companie, dosarul personalului angajaților este cel mai frecvent accesat de zi cu zi pentru informații de către angajator, supervizor sau personalul de Resurse Umane.
Considerații despre conținutul fișierului de personal al angajaților
Fișierele de personal conțin de obicei documente pe care angajatul le-a examinat deja și, prin urmare, este familiarizat cu conținutul acestora. Acestea includ documente precum cererile de angajare, evaluările performanței, scrisorile de recunoaștere, înregistrările de formare și formularele care se referă la transferuri și promovare.
Principiile și întrebările fundamentale de luat în considerare la depunerea oricărui document într-un dosar al personalului angajatului sunt acestea.
- Angajatorul va avea nevoie de un anumit document pentru a justifica deciziile în cazul în care angajatorul a fost dat în judecată? Angajatorul ar avea nevoie de documentul într-o instanță de judecată?
- Angajatul știe și înțelege că documentul va fi depus în dosarul personalului său? În cele mai multe cazuri, angajatorii ar trebui să pună angajatul să semneze documentul, nu pentru a semnifica acordul cu conținutul documentului, ci pentru a recunoaște că sunt conștienți de și am citit documentul.
- Nicio surpriză, opinii sau note personale despre angajat nu ar trebui să fie introduse vreodată într-un dosar al personalului angajatului. Doar faptele, fără gânduri speculative, aparțin unui dosar al personalului angajaților.
Conținutul unui dosar al personalului angajat
Următoarele sunt recomandări cu privire la documentația pe care un angajator ar trebui să o păstreze într-un dosar de personal al angajatului.
Istoria Angajărilor
- Cerere de angajare
- Relua
- Reluați scrisoarea de intenție
- Verificarea educației
- Verificarea angajării
- Scrisoare de respingere
- Descrierea postului
- Înregistrările analizei postului
- Scrisoare de ofertă de muncă sau contract de muncă
- Contract de agenție de angajare sau de agenție temporară, dacă este utilizat
- Urgență Informații de contact
- Formular de confirmare semnat al manualului angajatului care arată primirea manualului angajatului
- Lista de verificare din orientarea noilor angajați care arată subiectele abordate și de către cine
- Orice acorduri de relocare și documentație
- Orice contract, acord scris, primire sau confirmare între angajat și angajator (cum ar fi un acord de neconcurență, o angajare contracta, sau un acord referitor la o mașină furnizată de companie)
- Formulare oficiale de viață de angajare, inclusiv cereri de transfer, promovare, cererile de muncă interne și așa mai departe
- Orice alte documente legate de angajare
Dezvoltarea performanței angajaților, planuri de dezvoltare și îmbunătățire
- Copii ale oricărei evaluări a performanței utilizate sau ale planurilor de dezvoltare a angajaților
- Autoevaluările angajaților
- Înregistrările oricăror sesiuni oficiale de consiliere
- Note despre prezență sau întârziere
- Documentația planului de îmbunătățire a performanței
- Rapoarte de acțiuni disciplinare
- Recunoașterea angajaților prezentată, cum ar fi certificate, scrisori de recunoaștere și așa mai departe
- Sugestiile și recomandările formale ale angajaților, răspunsurile organizației
- Înregistrări de antrenament
- Cereri de formare
- Evaluarea competențelor
- Notificări sau programe pentru cursuri de antrenament sau sesiuni
- Evaluări de nevoi semnate
- Rapoarte de cheltuieli de formare
- Reclamații ale clienților sau colegilor care au fost discutate cu angajatul
Registrele de încetare a forței de muncă
- Scrisoare de demisie a angajatului
- Documentația interviului de ieșire
- Cobra notificare
- Lista de verificare pentru încheierea angajării
- Contabilitatea finală pentru toate aspectele angajării angajatului, cum ar fi salariul final, plata de concediu, returnarea proprietății companiei și așa mai departe
Concluzia
Veți dori să plasați în dosarul de personal al angajatului doar documente cu care angajatul este familiarizat. Dacă vizualizarea conținutului fișierului lor provoacă o surpriză angajatului, nu ați gestionat eficient conținutul fișierului.
