Unul dintre faptele importante despre Resurse Umane este că aveți tone de documente. Tone și tone și tone. Desigur, multe sunt electronice în zilele noastre, dar principiul rămâne. HR face evidența. Și trebuie să păstrați acele înregistrări. Dar întrebarea de bază care trebuie pusă este cât timp trebuie HR să păstreze dosarele angajaților?
Iată liniile directoare de bază pentru păstrarea înregistrărilor de resurse umane. Amintiți-vă, totuși, că legile de stat pot diferi de aceste linii directoare. Dacă legile de stat și legile federale sunt în conflict, păstrați întotdeauna evidențele pe baza oricărei cerințe este mai lungă. Este mai bine să păstrați ceva prea mult timp decât nu suficient.
Următoarele standarde de păstrare a înregistrărilor se bazează pe informații de la Society of Human Resource Management (SHRM).
Cât timp trebuie să păstrați evidența angajărilor
Trebuie să salvați toate CV-urile, notele de interviu, cererile și postările de locuri de muncă și chiar și o înregistrare a acestora căutările dvs. prin sistemul dvs. de urmărire a solicitanților timp de un an după decizia de a face o ofertă de muncă a fost făcut. Deci, dacă intervieviți un solicitant și întregul proces se prelungește timp de trei luni, nu este până la
De ce trebuie să faci asta? Dacă cineva pune la îndoială vreodată decizia de angajare, va trebui să arăți că ai fost nediscriminatoriu ilegal în orice mod, formă sau formă. Legi precum cel Legea americanilor cu dizabilități, Titlul VII și multe altele vă cer să demonstrați că sunteți în conformitate. Menținerea acestor înregistrări vă ajută să faceți acest lucru.
Cât timp trebuie să păstrați evidența testelor antidrog
Dacă ai nevoie testarea drogurilor pentru preangajare, rezultatele testelor fac parte din dosarul de angajare și ar trebui să păstrați o copie a acestora timp de un an. Dacă faceți teste suplimentare de droguri, fie din cauza unui incident care are loc la locul de muncă, fie ca parte a unei verificări aleatorii, trebuie să păstrați aceste înregistrări timp de un an.
Cu toate acestea, dacă sunteți supus reglementărilor Departamentului de Transport, atunci perioada minimă de timp pentru a păstra înregistrările testelor de droguri este de cinci ani.
Cât timp trebuie să păstrați salariile/cardurile de pontaj etc.?
Legea vă cere să păstrați aceste înregistrări timp de trei ani, dar procesele recente înseamnă că ar fi mai inteligent să le păstrați mai mult timp. Doriți să păstrați o evidență a cât a fost plătit fiecare angajat și a câte ore a lucrat pe întreaga durată a mandatului său la compania dvs. Păstrați evidențele timp de cel puțin cinci ani după plecarea angajatului, indiferent de motiv.
Pentru angajații scutiți, desigur, nu trebuie să țineți evidența timpului, deoarece salariul lor este același, indiferent de numărul de ore lucrate.
Cu toate acestea, dacă ați clasificat greșit un angajat ca scutit atunci când ar fi trebuit să nu fie scutit, aceste înregistrări ale orelor lucrate vă pot ghida pentru plata orelor suplimentare datorate. Asigurați-vă că includeți modul în care compania a calculat plata. De exemplu, trebuie să urmăriți dacă a fost salariu drept, salariu plus comision, ore suplimentare, lucru la bucată sau salariu orar.
Trebuie să faceți acest lucru nu numai pentru întrebările legate de salariu și taxe, dar multe alte decizii se bazează pe numărul de ore lucrate. De exemplu, eligibilitatea pentru FMLA depinde de numărul de ore lucrate într-un an. Dacă aveți un angajat cu jumătate de normă scutit, este posibil să doriți să luați în considerare solicitarea înregistrării timpului pentru a determina eligibilitatea FMLA. De asemenea, trebuie să puteți demonstra că v-ați plătit lucrătorilor pentru toate orele pe care le-au lucrat.
Cât timp trebuie să păstrați formularul I-9
Păstrați formularul I-9 al angajatului, stocat separat de evidențele dvs. de personal, timp de trei ani de la angajarea angajatului și timp de un an după încetarea raportului de muncă, oricare dintre acestea este mai târziu.
Păstrați aceste formulare separate de dosarele de personal, astfel încât dacă guvernul solicită să le verifice, lucrătorii nu vor avea acces la restul informațiilor din evidențele de personal ale angajatului.
Cât timp trebuie să păstrați informațiile privind beneficiile de sănătate/pensie
Trebuie să păstrați evidențele planurilor dumneavoastră pentru toate beneficiile pentru cel puțin șase ani. Instanțele au stabilit că, dacă un angajat vă dă în judecată, spunând că merită o pensie mai mare, de exemplu, este responsabilitatea angajatorului de a dovedi că nu datorează mai mult, nu responsabilitatea angajatului de a dovedi că do. Păstrați toate aceste descrieri rezumate ale planurilor.
Dacă aveți foști angajați care sunt eligibil pentru COBRA, extinzând beneficiile lor pentru sănătate, ar trebui să păstrați acele înregistrări timp de șase ani doar pentru a fi în siguranță. Legea nu specifică păstrarea, dar, deoarece acest lucru s-ar putea aplica în conformitate cu Legea privind securitatea veniturilor din pensionare a angajaților (ERISA), această lege impune păstrarea timp de șase ani. Pentru a fi în siguranță, nu aruncați acele înregistrări.
Consultați Institutul de informații juridice de la Cornell Law School pentru Legea privind securitatea veniturilor din pensionare a angajaților (ERISA) pentru clarificări.
Cât timp trebuie să păstrați înregistrările FMLA
Când un angajat solicită FMLA, trebuie să păstrați acea urmă de hârtie, chiar dacă refuzați concediul timp de trei ani. Asigurați-vă că țineți evidența concediului fiecărui angajat - când a început și cât timp este folosit. Dacă angajatul are FMLA intermitent, asigurați-vă că urmăriți fiecare concediu și documentează numărul de ore folosit. Datele și numărul de ore ar trebui să fie documentate. Amintiți-vă, concediul intermitent poate fi folosit pentru câteva ore într-o zi sau câteva zile pe săptămână. Documentați totul și păstrați acele înregistrări.
Rețineți că aceasta nu este o listă cuprinzătoare și se aplică numai legilor federale. Este posibil să fiți supus unor legi suplimentare privind păstrarea înregistrărilor dacă, de exemplu, sunteți un contractant federal sau statul dumneavoastră are standarde diferite. Când aveți îndoieli, nu-l aruncați.
Puteți accesa resurse suplimentare despre păstrarea înregistrărilor și raportarea obligatorie la Society of Human Resource Management (SHRM).
Vă rugăm să rețineți că informațiile furnizate, deși sunt autorizate, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de un public mondial șilegile muncii iar reglementările variază de la stat la stat și de la țară la țară. Vă rog solicita asistență juridică, sau asistență din partea resurselor guvernamentale de stat, federale sau internaționale, pentru a vă asigura că interpretarea dvs. juridică și deciziile sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt pentru îndrumări, idei și asistență.
