Într-o zi, un client foarte important a vizitat sediul unei companii cu care lucrase. Nu mai fuseseră niciodată la birou și doreau să vadă unde se duc milioanele lor de achiziții. Așa că și-au programat o vizită. Până atunci, clientul se întâlnea de obicei cu un reprezentant al afacerii la biroul clientului, ceea ce avea tendința de a fi mai ușor pentru el.
Afacerea ocupă două etaje într-o clădire de birouri. Personalul ocupă etajul doi, iar recepția este situată la etajul trei. Când a sosit clientul, s-au dus direct la etajul doi. Când au ajuns, nu era nimeni să-i întâmpine, întrucât recepționerii ocupă un alt etaj. Clientul cutreiera holurile și cabinele și nimeni nu s-a ridicat de la birou să întrebe: „Pot să te ajut?” Nu era treaba lor.
Inutil să spun că acest client de un milion de dolari nu a fost foarte mulțumit când și-a găsit în sfârșit reprezentantul. Avuseseră deja o primă experiență proastă în biroul lor. După cum le place să spună unor politicieni, nu lăsați niciodată un dezastru să se irosească. Acest lucru poate suna puțin extrem, dar la fel este și înstrăinarea unui client important. Iată câteva sfaturi pentru a vă asigura că întâmpinați (și uimesc) clientul dvs. atunci când vă vizitează biroul.
- Instruire: Instruiți toți angajații că toți vizitatorii sunt clienții lor personali, chiar dacă nu au un rol funcțional cu acel vizitator. Aceasta înseamnă să faceți contact vizual, să zâmbiți, să salutați și să întrebați orice vizitator nesupravegheat dacă vă poate ajuta. Numai acest lucru poate face o diferență uriașă între a avea o experiență îngrozitoare și un potențial client care se simte suficient de binevenit pentru a lua în considerare să facă afaceri cu compania ta.
- Amintiți-i personalului de la recepție să fie atent: Cei mai importanți angajați din birou sunt personalul de la recepție. Ce comunică ei când cineva intră? Chiar dacă sunt ocupați să răspundă la telefoane, pot totuși să facă contact vizual prietenos, să folosească gesturi cu mâinile pentru a indicați că vor fi corect cu vizitatorul și vor oferi asistență imediat după ce coboară telefon. Asigurați-vă că instruiți personalul de la recepție să nu se uite în mod constant în jos la telefoanele lor, deoarece acest lucru poate fi o oprire uriașă atunci când un oaspete așteaptă cu răbdare, încercând să nu fie nepoliticos.
- Crearea unui salut personalizat: Aveți un panou de hol pe care scrie „Bine ați venit, Joe Smith de la XYZ Company”. Acest gest incredibil de simplu nu te duce mai mult de a câteva minute pentru a pune cap la cap și plătește dividende arătându-le vizitatorilor că v-ați gândit în mod conștient la ei înaintea lor sosire. Și dacă este un potențial client în care te afli, acest mic gest de bun venit care arată cât de mult îți pasă de experiența lui, care poate face diferența între alegerea lor de a face Afaceri cu tine sau cu un concurent care face oferiți-le o experiență memorabilă.
- Importanța menținerii unui mediu curat și primitor: Mențineți un loc de muncă curat în fiecare zonă pe care o poate vedea vizitatorul, în special lângă intrare. Rugați pe altcineva decât dvs. să se uite la intrarea în muncă și să o critice din punctul de vedere al unui client potențial valoros care vine în vizită. Vopseaua este ciobită? Este covorul uzat? Sunt reviste zdrențuite vechi de doi ani împrăștiate în holul vizitatorilor? Faceți parte din munca cuiva să vă asigurați că estetica vizuală a locului dvs. de muncă strălucește și reflectă profesionalismul pe care doriți să-l transmiteți pentru primirea clienților și potențialilor.
- Oferă băuturi răcoritoare cu autoservire: Investește într-un sistem frumos de cafea și apă, care nu este îngropat în zona bucătăriei. Pune-l acolo unde clienții îl pot găsi și se pot servi singuri în timp ce așteaptă sau se pregătesc pentru întâlnirea lor. Aveți la dispoziție niște fructe proaspete sau gustări sănătoase, împachetate (nu bomboane ieftine, învechite).
Pentru puncte bonus după plecarea clientului dvs., luați în considerare trimiterea unui mulțumire tuturor celor mai importanți vizitatori ai dvs felicitare sau mic cadou pentru a le arăta că i-ai apreciat să-și facă timp să vină în biroul tău și vizita. Deși acesta este încă un alt gest mic, poate ajuta un drum lung spre a impresiona un client și a-i oferi un motiv să te aleagă pe tine față de concurență. Amintiți-vă, indiferent dacă compania dvs. este mare sau mică, fiecare dintre angajații dvs. vinde, tot timpul.
