Când începeți o nouă inițiativă, documentul privind domeniul de aplicare al proiectului este o informație critică pentru întreaga dvs. echipă. Acesta definește produsul final care urmează să fie livrat clientului, când trebuie să fie livrat și cu ce cost.
În esență, acest document definește limitele lucrării, astfel încât fiecare membru al echipei și clientul să înțeleagă cu toții ce presupune proiectul. La fel de important, ei înțeleg ce face nu implică.
Beneficiile
O declarație privind domeniul de aplicare a proiectului, odată partajată fiecărui membru al echipei și clienților proiectului, este o parte integrantă a managementului de proiect. Printre beneficiile sale:
- O înțelegere comună între toți cei implicați a caracteristicilor așteptate, a calității și a calendarului proiectului
- Un mijloc de comunicare cu alte părți interesate din proiect pentru a obține sprijinul și implicarea acestora
- Un instrument de concentrare a eforturilor echipei asupra muncii necesare pentru a satisface nevoile clientului
În plus, dacă sunt sugerate modificări care depășesc limitele domeniului de aplicare inițial, declarația devine baza pentru estimarea și propunerea de modificări. Dacă modificările sunt acceptate de toate părțile interesate, declarația de aplicare poate fi revizuită.
Noțiuni de bază
Managerul de proiect trebuie să caute informații de la membrii echipei, clienți, sponsorul executiv și alte părți interesate cheie pentru a înțelege și descrie rezultatul necesar din inițiativa proiectului. Acesta este adesea numit livrabil.
Descrierea livrabilului trebuie să includă un cost sau un interval de cost acceptabil pentru proiect. De asemenea, definește caracteristicile cheie care trebuie incluse și intervalul de timp pentru livrare.
Odată convenit de către client, managerul de proiect, echipa de proiect și sponsorul executiv, oricare modificările la declarația de proiect trebuie făcute folosind o modificare atent controlată și documentată proces.
Un impact în cascadă
Odată ce declarația de aplicare sau documentul a fost convenit, fiecare parte a echipei îl folosește ca bază pentru propriile estimări ale muncii, calendarului și costurilor implicate. Cu cât este mai precisă și precisă declarația scopului, cu atât este mai probabil ca echipele de lucru să producă estimări precise și cerințe de resurse.
Excluderile pot fi importante
Nu este neobișnuit ca un document privind domeniul de aplicare al unui proiect să enumere anumite elemente care urmează să fie excluse din livrabil. De exemplu, documentul de aplicare al unui antreprenor pentru a construi o casă ar putea prevedea acest mediu permisele trebuie să fie obținute de către proprietar și nu sunt responsabilitatea antreprenorului care construiește casa.
Ce poate merge rau?
Lipsa clarității este o sursă comună de stres și eșec al proiectului. Un document vag sau ambiguu lasă multe probleme deschise dezbaterii și solicitărilor de judecată neinformate. Acestea pot afecta caracteristicile, calitatea, timpul și costul proiectului.
O altă capcană de evitat este cunoscută sub denumirea de „streptură a domeniului de aplicare”. Dacă declarația de aplicare este vagă, clientul este tentat să facă cereri care depășesc intenția sau limitele planurilor originale.
Reglarea domeniului de aplicare
Deși modificările frecvente ale domeniului de aplicare vor întârzia finalizarea proiectului și pot adăuga costuri semnificative, acestea sunt uneori necesare și rezonabile. Managerii de proiect se bazează pe un proces de „management al schimbării” care identifică schimbarea solicitată, revizuiește totul estimări corespunzătoare de timp, cost și volum de muncă și reevaluează proiectul pentru noi riscuri, având în vedere Schimbare.
Managerul de proiect și sponsorul executiv iau de obicei decizia finală privind schimbarea domeniului de aplicare numai atunci când situația a fost analizată pe deplin. Modificările sunt documentate într-un jurnal de decizie și apoi comunicate echipei de proiect mai mare.
